Este no es un escenario futurista, sino una realidad al alcance de cualquier organización que adopte la �徱�����ٲ�������������ó�� certificada. Pero, ¿cómo funciona exactamente? ¿Por qué es tan importante para las empresas? Y, sobre todo, ¿cómo se implementa de manera eficaz?

¿Qué es la �徱�����ٲ�������������ó�� certificada?

La �徱�����ٲ�������������ó�� certificada es el proceso mediante el cual se convierten documentos físicos en formatos digitales que mantienen su validez legal y probatoria. Para que una empresa pueda sustituir el papel por un formato digital con validez legal ante cualquier requerimiento de la Agencia Tributaria u otros organismos, debe utilizar un software homologado que cumpla con una serie de requisitos técnicos y funcionales de obligado cumplimiento.

¿Cuáles son sus principales beneficios?

Una encuesta realizada por OpinionWay reveló que los empleados dedican, en promedio, 27 minutos a la elaboración de cada informe de gastos, y el 95% de ellos conserva todos los documentos de respaldo, como facturas o recibos. La �徱�����ٲ�������������ó�� certificada de estos documentos ofrece múltiples ventajas.

Ahorro de tiempo y aumento de productividad

Los empleados pueden escanear y guardar recibos en formato digital en el momento de su emisión, reduciendo significativamente el tiempo dedicado a la gestión de gastos.

Centralización y seguridad de datos

Los en una plataforma centralizada, facilitando su acceso y reduciendo el riesgo de pérdida.

Cumplimiento normativo

La �徱�����ٲ�������������ó�� certificada garantiza que los documentos digitales tengan la misma validez legal que sus versiones en papel, cumpliendo con las normativas de la Agencia Tributaria.

Reducción de costes y espacio de almacenamiento

Al eliminar la necesidad de almacenar físicamente los documentos, las empresas ahorran espacio y recursos asociados al manejo de archivos en papel.

¿Cómo implementar la �徱�����ٲ�������������ó�� certificada?

En el ámbito empresarial, la �徱�����ٲ�������������ó�� certificada de facturas es especialmente relevante. Este proceso permite a las empresas gestionar sus procesos contables de manera más eficiente, reduciendo el uso de papel y facilitando el almacenamiento y recuperación de documentos. Al de forma certificada, se asegura su validez legal y se simplifican procesos como la auditoría y la gestión de gastos.

1. Análisis de necesidades: Evaluar los tipos de documentos que se manejarán y las normativas legales aplicables en el sector o país correspondiente.​
2. Selección de tecnología adecuada: Optar por equipos de �徱�����ٲ�������������ó�� que garanticen una alta calidad de imagen y software homologado que permita la incorporación de metadatos y la gestión eficiente de los documentos digitalizados.​
3. Establecimiento de procedimientos internos: Definir protocolos claros para la �徱�����ٲ�������������ó��, almacenamiento y acceso a los documentos, asegurando la integridad y confidencialidad de la información.
4. Formación del personal: Capacitar a los empleados en el manejo de las herramientas y en las buenas prácticas de gestión documental digital.​
5. Colaboración con proveedores especializados: Contar con el apoyo de expertos en soluciones de �徱�����ٲ�������������ó�� certificada puede facilitar la implementación y garantizar el cumplimiento de los estándares legales y técnicos.

La �徱�����ٲ�������������ó�� como pilar estratégico

La �徱�����ٲ�������������ó�� certificada no solo optimiza la gestión documental, sino que forma parte de una estrategia más amplia de transformación digital. Adoptar soluciones digitales permite a las empresas mejorar la eficiencia operativa, reducir errores y garantizar el cumplimiento normativo en todas las áreas.

Beneficios de la �徱�����ٲ�������������ó�� empresarial

• Mayor eficiencia operativa: La automatización de procesos reduce tiempos y minimiza errores, permitiendo a los empleados centrarse en tareas de mayor valor añadido.
• Toma de decisiones informadas: El acceso a datos en tiempo real facilita decisiones más acertadas y alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa.​
• Mejora de la experiencia del cliente: Las herramientas digitales permiten personalizar la comunicación y anticiparse a las necesidades de los clientes, fortaleciendo su fidelidad.​
• Reducción de costes: La optimización de procesos y la eliminación de ineficiencias se traducen en una disminución de gastos operativos.​
• Mayor alcance y competitividad: Las empresas digitalizadas pueden expandirse a nuevos mercados y competir en igualdad de condiciones con organizaciones de mayor tamaño.

Optimiza la gestión documental con �鶹ԭ�� Concur

La �徱�����ٲ�������������ó�� certificada no solo mejora la eficiencia y seguridad de tu empresa, sino que también garantiza el cumplimiento normativo en la gestión de documentos y gastos. Con , puedes automatizar estos procesos de manera sencilla, asegurando la validez legal de cada recibo y factura digitalizada. De hecho, nuestra solución te permite integrar la �徱�����ٲ�������������ó�� certificada dentro de tu flujo de trabajo, reduciendo tiempos de gestión y optimizando recursos.

�����á��, está homologada por la AEAT y las diputaciones forales de País Vasco y Navarra, garantizando la validez legal de las copias digitales capturadas con su app. Con esta solución, tu empresa puede eliminar la necesidad de almacenar recibos físicos durante al menos cinco años, optimizando la gestión documental y asegurando el cumplimiento normativo.

¿Cómo funciona la tecnología de �鶹ԭ�� Concur?

�鶹ԭ�� Concur utiliza tecnologías avanzadas basadas en inteligencia artificial y machine learning para capturar y procesar automáticamente recibos, facturas y otros documentos financieros. Gracias a su aplicación móvil, los usuarios pueden digitalizar fácilmente los documentos en tiempo real, desde cualquier ubicación, asegurando una captura inmediata y precisa de la información.

Integración nativa con sistemas �鶹ԭ��

�鶹ԭ�� Concur está diseñado para integrarse de forma nativa y fluida con otros sistemas �鶹ԭ��, como �鶹ԭ�� ERP y �鶹ԭ�� S/4HANA. Esta integración permite una transferencia automática y en tiempo real de datos financieros y contables entre plataformas, eliminando errores manuales y reduciendo significativamente el tiempo necesario para conciliar gastos. Gracias a esta integración, se obtiene una visión unificada y precisa del gasto empresarial, mejorando la eficiencia operativa y facilitando la toma de decisiones basadas en datos consistentes y actualizada.

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Y es que si echas un vistazo al dinámico mundo empresarial actual, el control de gastos se ha convertido en una piedra angular para la y el crecimiento de cualquier organización.

¿Cuáles son los principales métodos de control de gastos que existen en empresas?

Existen diversas formas de llevar a cabo el en una empresa. Cada método tiene sus propias características y puede ser más adecuado dependiendo del tamaño de la empresa, la naturaleza de sus operaciones y sus objetivos específicos. Entre los métodos más comunes se encuentran:

• Control de gastos tradicional: Involucra el seguimiento manual de los gastos a través de hojas de cálculo o sistemas básicos de contabilidad. Aunque es un método accesible, puede ser propenso a errores y poco eficiente para empresas de mayor tamaño.
• Software de gestión de gastos: Herramientas digitales que automatizan el proceso de seguimiento y análisis de gastos. Estos sistemas pueden integrarse con otros programas de contabilidad y proporcionan una visión clara y actualizada de la situación financiera de la empresa. En este punto puede ser de gran ayuda para las empresas
• Método del presupuesto base cero (PBC): En este enfoque, cada departamento justifica todos sus gastos para cada nuevo periodo. Esto asegura que solo se asignen fondos a gastos esenciales y eficientes.
• Outsourcing de la gestión de gastos: Algunas empresas optan por externalizar la gestión de gastos a firmas especializadas, lo que les permite centrarse en su actividad principal mientras expertos manejan esta faceta de la gestión financiera.

Pasos a dar para llevar el control de gastos de una empresa

Llevar un control de gastos eficaz en una empresa es esencial para su estabilidad financiera. Aquí te presento una versión más concisa del proceso:

1. Implementación de un sistema de registro de gastos: utiliza un software de contabilidad para un registro automatizado y detallado de los gastos.
2. Establecimiento de políticas de gastos claras: define reglas específicas sobre los gastos permitidos y asegura su comprensión y cumplimiento por parte de todos los empleados.
3. Asignación de presupuestos y responsabilidades: establece presupuestos por departamento y asigna responsables para su gestión y control.
4. Monitorización y revisión regular: realiza seguimientos y auditorías internas para evaluar el cumplimiento de los presupuestos y la eficiencia de las políticas de gastos.
5. Formación y sensibilización del personal: capacita a los empleados en la gestión eficiente de los gastos y fomenta una cultura de responsabilidad financiera.
6. Uso de tecnología y automatización: implementa herramientas tecnológicas avanzadas para análisis de gastos y automatiza los procesos relacionados.
7. Evaluación y ajuste continuo: revisa y ajusta regularmente las estrategias de control de gastos para adaptarse a los cambios del mercado y de la empresa.

Cómo optimizar el control de gastos en una compañía

Optimizar el control de gastos implica no solo monitorizar en dónde se gasta el dinero la empresa, sino también analizar cómo se pueden reducir costes sin comprometer la calidad del producto o servicio ofrecido. Algunas estrategias para optimizar el control de gastos incluyen:

Análisis de datos en tiempo real

La adopción de herramientas que proporcionen análisis de datos en tiempo real es crucial. Estos sistemas permiten una rápida identificación y corrección de ineficiencias, facilitando una gestión proactiva de los gastos.

Revisión continua de contratos y proveedores

Una estrategia clave es la negociación constante con proveedores y la revisión regular de contratos para obtener condiciones más favorables. Esto incluye buscar descuentos por volumen, términos de pago mejorados y otras oportunidades de ahorro.

Auditorías regulares

Realizar auditorías internas y externas regularmente ayuda a identificar áreas de ineficiencia y posibles fugas de gastos. Esto no solo mejora el control de gastos sino que también refuerza la transparencia y la responsabilidad financiera.

¿Cuáles son las estrategias de control de gastos en las empresas?

Para consolidar un sistema de control de gastos efectivo, es esencial adoptar estrategias probadas. Algunas de estas estrategias incluyen:

• Establecimiento de políticas de gastos claras: definir políticas específicas sobre qué gastos son permitidos y los procedimientos para su aprobación. Esto ayuda a evitar gastos innecesarios y asegura la consistencia en la toma de decisiones.
• Presupuestos y planificación financiera: elaborar presupuestos detallados y realistas que reflejen las metas y necesidades de la empresa. Monitorizar regularmente el rendimiento financiero en comparación con estos presupuestos para identificar y corregir desviaciones.
• Uso de tecnología y automatización: implementar software de contabilidad y gestión de gastos para una mayor precisión y eficiencia. La automatización reduce el riesgo de errores humanos y mejora la rapidez en el procesamiento de datos.
• Control de costes operativos: identificar y reducir los gastos operativos innecesarios, como el consumo excesivo de energía, suministros no esenciales o servicios redundantes.
• Inversión en capacitación y concienciación del personal: formar a los empleados sobre la importancia de un control de gastos efectivo y cómo pueden contribuir a ello en sus roles respectivos.
• Análisis y reporte de gastos: realizar análisis de gastos regulares y compartir los resultados con los departamentos relevantes. Esto promueve la transparencia y ayuda a identificar áreas de mejora.
• Fomento de una cultura de coste-conciencia: crear una cultura empresarial donde la eficiencia en el gasto sea valorada y recompensada, fomentando así la responsabilidad financiera en todos los niveles de la organización.

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Madrid- �鶹ԭ�� ha celebrado, en el Hotel Rosewood Villamagna, la primera reunión que se celebra en España de �鶹ԭ�� CPO Circle, una comunidad de compradores de EMEA Sur que tiene como objetivo aunar las fuerzas de los dirigentes de Compras para conocer los retos y tendencias actuales y definir juntos el futuro de esta área. El encuentro ha contado con la participación de grandes compañías españolas como Iberdrola, MAPFRE, Navantia, Repsol y Santander, así como del exministro Josep Piqué. ��

El área de Compras se enfrenta actualmente a grandes desafíos como la escasez de materias primas, los problemas de transporte, el aumento de la inflación y de los costes de los carburantes, las roturas de la cadena de suministro y los conflictos geopolíticos. Según un estudio de �鶹ԭ�� y Regina Corso Consulting, casi la mitad (49%) de los directivos de esta área afirma que los problemas de abastecimiento y las alteraciones en la cadena de suministro les quitan el sueño. La sostenibilidad es otro de los factores que les preocupan porque la cadena de suministro es responsable del 90% de la huella de carbono de un producto.

Según Carlos Mercuriali, VP Senior y director general de Intelligent Spend Management de �鶹ԭ�� para el Sur de EMEA, “En estos últimos años las empresas españolas han hecho un esfuerzo importante por impulsar la transformación digital del área de Compras y es algo que se percibe cuando se compara con otros países. Estamos ante un contexto geopolítico y económico complicado, que ha convertido el papel de los directivos de compras y de la gestión de la cadena de suministro en un elemento crucial dentro de las organizaciones”.

José Antonio Ledesma, Manager of Corporative Purchasing and Resources Area de MAPFRE��y Ennio Fattiboni, director de Compras y Contrataciones de Repsol, han explicado los procesos de transformación del área de compras en sus organizaciones, por medio de la plataforma de gestión de compras, �鶹ԭ�� Ariba, y las ventajas que les ha reportado.

• ��En el proceso de transformación digital de MAPFRE, como vía para mejorar la productividad, eficiencia y control en la gestión, se enmarcó el despliegue hace más de 10 años de la solución �鶹ԭ�� Supply Relationship Manager (SRM). Los ingresos de MAPFRE superaron en 2021 los 27.000 millones de euros y en esa expansión global y el interés por avanzar y seguir modernizándose llevó a la compañía a evolucionar hacia la plataforma �鶹ԭ�� Ariba. En 2019 se realizó el análisis funcional y en enero de 2020 se inició el despliegue. A pesar de la pandemia, se han cumplido los plazos y está en funcionamiento en España desde enero de 2021. El objetivo es que, en tres años, lo esté en todos los países en los que opera la compañía. La adopción por parte de los proveedores ha sido satisfactoria y actualmente el 80% de ellos en España están utilizando la plataforma.

• ��Repsol buscaba mejorar la gestión de gastos y el ahorro de costes. Tras 15 años trabajando con sistemas de compras con alta personalización, la compañía se planteó que había llegado el momento de modernizar los procesos y cambiar a una plataforma, que también permitiera ganar agilidad a los 330 compradores con que cuenta la compañía y que gestionan un volumen de compras de 5.000 millones de euros. El proyecto se puso en marcha en marzo de 2020 con tres principios esenciales: “fit to estándar”, los procesos tenían que ser estándar y homogéneos para evitar los problemas del pasado; “priorización en función del valor”, la implantación de la funcionalidad se debía priorizar según el retorno que fuera a proporcionar y “enfoque digital” con arranques parciales basado en releases para empezar a entregar valor lo antes posible. En 10 meses (enero 2021) todos los compradores estaban trabajando con �鶹ԭ�� Ariba y a partir del primer año se había empezado a rentabilizar la inversión. Se ha logrado reducir de forma significativa el tiempo total dedicado al proceso de aprovisionamiento.

Redes de negocio y sostenibilidad

José Manuel Saldaña, responsable del Departamento de Sistemas para Cadena de Suministro, Ciberseguridad, Tecnologías de la información y Comunicaciones de Navantia, ha explicado la transformación de la cadena de suministro de la compañía:

• ��Navantia, con más de 300 años de historia, inició la transformación digital del área de compras en 2014 con el despliegue de �鶹ԭ�� Ariba, potenciándose aún más a partir del año 2018 con el plan estratégico transformación digital de la compañía. Tanto durante la pandemia como en la actualidad, los desafíos y problemas a los que están haciendo frente la mayoría de las empresas no están teniendo un impacto tan importante en la cadena de suministro de Navantia porque debido al tipo de producto que fabrican, de elaboración lenta, sus procesos se desarrollan con una antelación de hasta cinco años. Cuenta con un grupo de más de 7.000 proveedores, de los que más de 2.000 están activos anualmente. En el ámbito de la sostenibilidad, Navantia ha creado la división Seaenergies específica para el desarrollo global de las energías verdes: eólica marina e hidrógenos para apostar por el crecimiento sostenible y la transición y autonomía energética.

Ramón Zumárraga, director de Servicios de Compras de Iberdrola, ha explicado el proyecto iBuy, con el que la compañía busca, además de optimizar y digitalizar su gestión de compras y proveedores, mejorar su sostenibilidad asegurando la de sus proveedores:

• ��Iberdrola concede una gran importancia a la sostenibilidad y, consciente de que no depende solo de sus propias actuaciones, sino de su cadena de suministro, se marcó como objetivo estratégico que, en 2022, el 70% de sus principales proveedores -aquellos con un volumen anual de al menos un millón de euros- desarrollaran prácticas sostenibles. Este objetivo formó parte integral del proyecto iBuy, sustentado por �鶹ԭ�� Ariba y GoSupply desde 2019. Iberdrola ha definido qué es un proveedor sostenible basándose en 47 parámetros y realiza un seguimiento para ver cómo evolucionan, además de definir planes de mejora para ayudarles a lograr ese objetivo. Hoy en día monitoriza más de 1.700 proveedores principales. A futuro, Iberdrola se plantea reforzar la medición y reducción de emisiones para cumplir sus exigentes objetivos y profundizar en su cadena de suministro formada por más de 22.000 proveedores a nivel mundial.

El impacto de la geopolítica en la cadena de suministro y el nuevo orden mundial

El exministro, economista y empresario, ha efectuado un análisis sobre la evolución de la política de bloques en las últimas décadas y la repercusión que la actual situación geopolítica está teniendo en la cadena de suministro.

Destacó que la globalización ha tenido una doble dinámica. Una muy positiva, que ha permitido reducir la pobreza, aumentar la esperanza de vida y el acceso a las clases medias, pero, por otro lado, ha impulsado el desarrollo de una mentalidad por la que la disponibilidad de los productos tiene que ser inmediata y ha promovido una excesiva interdependencia comercial, como se está viendo tras la invasión de Ucrania por parte de Rusia.

Piqué considera que en el futuro pasará por una relocalización, sobre todo de los recursos estratégicos y por la reducción de la dependencia excesiva de algunos mercados. �����á��, ha ensalzado la figura del CPO, que considera clave en los comités de dirección, por la repercusión que tiene para el negocio. Espera que esa importancia siga creciendo.

Soluciones para una nueva cadena de suministro

A lo largo de la jornada se analizaron diversas soluciones de la oferta de �鶹ԭ�� para la cadena de suministro, como la Business Network, la red de negocios que está promoviendo �鶹ԭ�� con el objetivo de crear comunidades de empresas e impulsar la colaboración, y en la que actualmente más de 5,7 millones de empresas hacen negocio por valor de 4 billones (españoles) de dólares. Se expusieron las ventajas de trabajar con Supply Chain Control Tower y con Taulia, en el área financiera, una compañía adquirida recientemente por �鶹ԭ�� y que ayuda a mejorar el ámbito financiero y de capital circulante de la cadena de suministro. También �鶹ԭ�� Experience Management for Suppliers, que permite analizar y mejorar la experiencia que se está proporcionando a los proveedores.

Accenture y apsolut Group, patrocinadores de la jornada, mostraron diferentes herramientas de innovación que han desarrollado sobre la oferta de �鶹ԭ�� para la gestión de compras.

��El chef Jesús Sánchez, del restaurante el Cenador de Amós, reconocido con tres estrellas Michelin, puso el cierre a la jornada con un taller gastronómico.

��Puedes visitar �鶹ԭ�� News Center y seguir a �鶹ԭ�� en Twitter en .

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Acerca de �鶹ԭ��

La estrategia de �鶹ԭ�� es ayudar a cada negocio a funcionar como una empresa inteligente. Como líder del mercado de software de gestión empresarial, ayudamos a empresas de todos los tamaños y sectores a gestionar su negocio de la mejor manera posible. Los clientes de �鶹ԭ�� generan el 87% del comercio mundial total. Nuestras tecnologías de Machine Learning, Internet de las Cosas (IoT) y analítica avanzada ayudan a convertir los negocios de los clientes en empresas inteligentes. �鶹ԭ�� ayuda a proporcionar a las personas y a las organizaciones una visión en profundidad del negocio y fomenta la colaboración que les ayuda a situarse por delante de su competencia. Simplificamos la tecnología para que las empresas puedan consumir nuestro software de la forma que deseen, sin interrupciones. Nuestro conjunto integral de aplicaciones y servicios permite a los clientes empresariales y públicos de 25 sectores de todo el mundo operar de forma rentable, adaptarse continuamente y marcar la diferencia. Con una red global de clientes, partners, empleados y líderes de opinión, �鶹ԭ�� ayuda a que el mundo funcione mejor y a mejorar la vida de las personas. Para más información, visite

Para más información sobre �鶹ԭ�� (solo prensa):

�鶹ԭ�� España,��Belén Martínez Millán (belen.martinez@sap.com)��Tel.: 91 456 72 20

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Cualquier declaración contenida en este documento que no sea un hecho histórico es una declaración de futuro, tal y como se define en la Ley de Reforma de Litigios sobre Valores Privados de Estados Unidos de 1995. Palabras como «anticipar», «creer», «estimar», «esperar», «pronosticar», «pretender», «puede», «planear», «proyectar», «predecir», «debería» y «hará» y expresiones similares en relación con �鶹ԭ�� pretenden identificar dichas declaraciones prospectivas. �鶹ԭ�� no asume ninguna obligación de actualizar o revisar públicamente las declaraciones prospectivas. Todas las declaraciones prospectivas están sujetas a diversos riesgos e incertidumbres que podrían hacer que los resultados reales difieran materialmente de las expectativas. Los factores que podrían afectar a los futuros resultados financieros de �鶹ԭ�� se analizan con más detalle en los documentos presentados por �鶹ԭ�� ante la Comisión de Valores de EE.UU. («SEC»), incluido el más reciente Informe Anual de �鶹ԭ�� en el Formulario 20-F presentado ante la SEC. Se advierte a los lectores que no deben confiar indebidamente en estas declaraciones prospectivas, que sólo se refieren a sus fechas.

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La transformación digital en tiempos de cambio

La tecnología desempeña un papel fundamental a la hora de��gestionar los gastos de los empleados de forma inteligente, reduciendo el fraude interno y cumpliendo con las obligaciones tributarias.��

La tendencia actual en gastos de viaje

Tras unos meses de incertidumbre en los que la movilidad se redujo a mínimos nunca antes vistos, las empresas recuperan poco a poco la normalidad. La pandemia, no obstante, ha��funcionado como��punto de inflexión en los viajes de negocios y la gestión de��los��gastos por desplazamiento.����

Las empresas han tenido que��adaptar sus políticas internas para mejorar la seguridad en los viajes, pero, a su vez,��esta nueva realidad también��las��ha��conducido��a��replantearse la necesidad de optimizar��los��procesos��de gestión. La innovación se ha revelado como la base indiscutible para��llevar��un��control de gastos más eficaz��en el futuro.����

Según un����realizado por��Forrester��Consulting,��la mayoría de��las��empresas encuestadas reconoció que utiliza��herramientas desactualizadas para la gestión de��los��gastos��de viaje. La escasa �徱�����ٲ�������������ó�� de este apartado implica una gran carga de��tareas manuales poco productivas��para los departamentos de contabilidad y��dirección.��

Del informe se deduce la��necesidad de acelerar el paso hacia la��transformación digital��de las empresas��en��pos��de��optimizar estos procesos. Las��soluciones T&E��no solo ayudan a aumentar la eficiencia en la gestión, sino que��los��datos y��los��análisis de KPI��pueden contribuir a��planificar mejor los viajes��y a lograr una��óptima experiencia del��empleado.��

Los gastos de empleados en las empresas y la �徱�����ٲ�������������ó����

Cada empresa utiliza un��modelo de control de gastos��acorde��con sus necesidades, así como��al tipo de viajes y desplazamientos de sus empleados. En líneas generales, los��modelos básicos de gestión T&E��son tres:��

Gasto fijo para dietas y viajes

Este modelo se basa en una��cantidad máxima que es fijada por la empresa. El trabajador tiene la libertad de distribuir la asignación como mejor considere y no necesita justificar sus gastos.����

La ventaja para la empresa es que��reduce las tareas de control de gastos��de��los��empleados, tales como��la��revisión y��la��validación. Como contrapartida, se��renuncia a un control exacto de los recursos, lo que puede ir en contra de los propios intereses de la compañía.��

Gastos justificados mediante comprobante

En las empresas que utilizan este modelo, el empleado debe justificar cada gasto realizado mediante la��presentación de la correspondiente factura��o comprobante.����

Los gastos de��los��empleados quedan debidamente anotados y se��reembolsan con exactitud,��por lo que no hay riesgo de fraude ni de desvío. La desventaja de este modelo es que resulta��poco práctico tanto para los empleados como para el departamento de contabilidad, que debe gestionar manualmente cada comprobante a��menos��que se utilicen soluciones digitales que eliminen la necesidad de usar tickets en papel.��

Modelos mixtos para el control de gastos

Los dos modelos anteriores se pueden utilizar de manera combinada en algunos casos. Puede haber una��cantidad máxima de gastos en dietas��y controlar otros gastos, por ejemplo, kilometraje, mediante comprobantes.����

La���徱�����ٲ�������������ó����ayuda a las empresas a��gestionar de manera integrada y con mayor control los viajes,��los��proveedores preferidos,��las��tarifas,��las��dietas y��el��kilometraje en una sola plataforma.����

Utilizar una��herramienta digital única para la gestión de los viajes corporativos��presenta importantes ventajas para la empresa y para los empleados que realizan estos desplazamientos:��

• Los empleados��controlan mejor��sus gastos.��
• El sistema de��reembolso de kilometraje y dietas��se simplifica.��
• La��reserva de billetes, alojamientos y vehículos es más eficiente.��
• La necesidad de��acumular y contabilizar��facturas en papel desaparece.��
• Los��cálculos se automatizan,��evitando errores humanos y fraudes.��

Resulta evidente que el uso de��una��herramienta integrada para gestionar viajes y dietas simplifica��los procesos y proporciona��un��mayor control de gastos. Ahora bien,��¿cómo debería ser esa solución digital para la gestión T&E?��

La automatización inteligente del control de gastos

Una solución adecuada para el control de gastos debe ser capaz de��automatizar��los��procesos a partir de una base de datos unificada��que garantice la precisión y evite errores humanos.����

De esta forma, se optimizan los procesos hasta tal punto que los empleados pueden tener aprobados sus gastos de viaje incluso antes de su regreso. Las���� como��Concur��c��permiten��establecer flujos de aprobación de gastos, reglas de validación de facturas, notificaciones y recordatorios��de forma rápida y sencilla.����

Los empleados que realizan viajes corporativos pueden tener el��control desde su dispositivo móvil o en su PC. Gracias al escaneado, al��almacenamiento seguro en la nube��y a la firma digital, pueden prescindir de los recibos en papel y evitar el riesgo de extravío.��

Principales funciones de una herramienta de gestión de gastos de viaje

La gestión eficaz de los gastos de viaje requiere una herramienta completa, potente, segura y��capaz de dar respuesta a las necesidades de la empresa.��Una��solución T&E��debe��agilizar las tareas del departamento de contabilidad y los trámites para el empleado.����

Así pues, a la hora de elegir la herramienta más adecuada para la gestión de gastos de viaje, conviene asegurarse de que posea funciones��esenciales como las siguientes.��

1.��Compatibilidad entre plataformas

Las soluciones T&E��se��deben poder��integrar con el resto de��las��herramientas de gestión que utilice la empresa, como��ERP o CRM. Un plus muy valorable es que el��software��sea multilingüe y esté��adaptado��a las normativas de los diferentes países,��algo fundamental para recuperar el IVA de los viajes internacionales.����

2.��Automatización de procesos

La����(IA), la automatización de procesos y el aprendizaje automático��son las tecnologías que ya están en marcha para ayudar a las empresas a optimizar los datos.����

La movilidad ya no es un problema si los empleados pueden utilizar su��smartphone��para gestionar tareas como reservas de alojamiento, organización de itinerarios o escaneado y��almacenamiento en la nube de sus facturas.��

3.��Seguridad de los datos

La��ciberseguridad debe ser una prioridad en cualquier empresa,��sin importar cuál sea su sector y su tamaño. Las amenazas informáticas��son una realidad��y��causan��pérdidas millonarias cada día.��

Las soluciones de control de gastos��deben contar��con��protocolos de seguridad avanzados,��detección de fraude��y��copias de seguridad actualizadas��para prevenir ataques externos y amenazas internas.��

4.��Métodos de pago avanzados

Una de las principales ventajas de contar con un����de��los��empleados es que permite��agilizar tareas, reducir tiempos y mejorar la productividad.����

Integrar los pagos con los informes de gastos��evita los tediosos procesos manuales de envío y reembolso. Por otra parte, las empresas que realizan negocios internacionales necesitan��soporte para transacciones globales��con diferentes divisas e impuestos.����

5.��Aplicaciones móviles

Facilitar la movilidad cobra pleno sentido cuando hablamos de gastos de viaje, alojamiento y dietas. Los��dispositivos móviles ofrecen la posibilidad de registrar sus gastos,��reservar viajes y pagar, entre otras opciones.����

Algunas herramientas digitales T&E cuentan con funcionalidades para la gestión de los��gastos de los empleados desde el dispositivo móvil, lo cual��agiliza las gestiones y mejora la experiencia del viaje de negocios.����

6.��Facilidad de uso

La facilidad de uso es fundamental en cualquier herramienta digital. Las soluciones de control de gastos��no deberían ser una excepción.��Contar con una interfaz amigable e intuitiva favorece el aprendizaje��de su uso y contribuye a agilizar aún más las tareas.����

La solución T&E idónea debería disponer de funcionalidades sofisticadas en su��desarrollo,��pero sencillas en su manejo.����

7. Gestión de riesgos de viaje

El departamento de recursos humanos vela por el cumplimiento de las políticas de prevención de riesgos laborales. Los viajes corporativos deberían incluir funcionalidades que ayuden��a��valorar y��a��gestionar los riesgos de viaje.����

Algunos ejemplos de su uso son el acceso a la ubicación en tiempo real, las alertas de seguridad meteorológica y la información sobre itinerarios.��

8.��Análisis e informes de viajes

Los viajes corporativos deben ser rentables para las empresas. Las funciones de��análisis y generación de informes��son grandes aliadas para los departamentos financieros y de contabilidad.����

Con ellas se puede obtener una��visión global de los viajes, los gastos y el ROI. De esta forma, se pueden desarrollar estrategias para optimizar la gestión general de los viajes de empresa.��

Claves a recordar en el control de viajes y gastos

La automatización de procesos es una de las ventajas de las tecnologías inteligentes que tienen a su disposición las empresas. El��impulso hacia la transformación digital integral��tiene como objetivo��optimizar los recursos para lograr mejores resultados de negocio.����

Tradicionalmente, los gastos de viaje se contabilizaban de forma manual, lo que supone una gran inversión de tiempo con muy poca productividad.��Las herramientas de control de gastos simplifican el proceso y evitan errores.��

Los viajes corporativos no pueden quedar al margen de la rentabilidad. Las��soluciones T&E��permiten planificar agendas más completas, organizar rutas eficaces, mejorar el control de gastos, agilizar su reembolso y recuperar el IVA, entre otras funciones.����

La documentación en papel, los cálculos manuales y la falta de transparencia pertenecen al pasado.��La gestión digital ahorra tiempo, minimiza errores y agiliza tareas��poniendo el foco en la��optimización del��gasto.��

Las��soluciones para��el��control de gastos��de �鶹ԭ����se integran con otras plataformas,��sincronizando los datos en tiempo real y automatizando la gestión empresarial de principio a fin.����

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Tal y como explicaba al inicio del evento Claudio Muruzabal, presidente Europa del Sur, Oriente Medio y África de �鶹ԭ��, “una vez asentada la “nueva normalidad”, las empresas debemos pensar en el futuro, en cómo nos vamos a dirigir a nuestros clientes y sus empleados, pero también en qué supone para la cadena de suministro en su más amplio sentido. Una de las cosas que tiene que proporcionar la tecnología es la habilidad para que los procesos de negocio sean más dinámicos, más inteligentes y efectivos. Esta es la propuesta de �鶹ԭ�� con su oferta de �鶹ԭ�� Ariba & Fieldglass para lo que llamamos la “próxima normalidad”: conectar e integrar la cadena de suministro del futuro con las demandas de los clientes, a la vez que impulsar una mayor eficiencia de sus empleados”.

Transformación de la función de Compras

En el marco de Procurement Reimagined, ha tenido lugar también una mesa redonda con la participación de los responsables de la función de compras de Applus, SM España, Corporación Alimentaria Peñasanta e Ilunion quienes, acompañados por representantes de �鶹ԭ�� y de AERCE, han compartido su experiencia en la transformación digital de sus departamentos, los retos de liderar en tiempos de crisis y la importancia de la diversidad en los equipos para poder adaptarse a los cambios.

Uno de los grandes temas de la mesa redonda han sido las “compras con propósito”, una reflexión acerca de cómo la selección de proveedores puede tener un impacto social, si éstos cuentan con prácticas de sostenibilidad y/o diversidad.

La misma �鶹ԭ�� ha anunciado recientemente su iniciativa corporativa “5 & 5 by ’25”, que promueve destinar el 5% de los gastos elegibles a empresas sociales y negocios diversos en 2025. Con este objetivo, �鶹ԭ�� pretende inspirar a organizaciones de todo el mundo a que compren más bienes y servicios a proveedores con propósito, para lograr un impacto colectivo positivo en las sociedades en las que operan.

Las experiencias de los panelistas en cuanto a la diversidad y sostenibilidad siguen líneas similares: “En Applus tenemos un proceso de homologación de varios factores: código ético, anticorrupción, seguimiento y cumplimiento de las normas de Naciones Unidas, aunque todavía nos queda seguir avanzando en diversidad y sostenibilidad, porque es voluntad firme de la compañía fomentar la inclusión de personas con diversidad funcional y �鶹ԭ�� Ariba Network nos ayuda mucho a pilotar este cambio”, explica Montse Empez, Chief Purchasing Officer, Applus.

El origen cooperativista y la apuesta por el proveedor local son dos de las claves destacadas por Luz Prado, Jefe de Compras de Corporación Alimentaria Peñasanta: “Son muchos los aspectos que diferencian nuestras compras del resto de Compañías: en primer lugar, nuestro origen cooperativista. En las compras de leche, con el objetivo de garantizar el futuro de nuestras ganaderías sostenibles, los socios de CLAS SAT reciben un precio por su materia prima que es el mejor de España y uno de los mejores de Europa. Una clara vocación por trabajar con proveedores locales, en la compra de leche y en el resto de las categorías. Esto se refleja claramente en nuestras cifras, el 94% de nuestras compras las hacemos en España. Por último, nuestra apuesta por el cuidado del medioambiente. El 100% de nuestros briks están certificados FSC lo que implica que el cartón viene de bosques sostenibles. El 98% de nuestros envases plásticos son reciclables, y el 96% del cartón de los embalajes de nuestros productos es de origen reciclado”.

Por su parte, Elisa Montes, Gerente de Compras, SM España apuntó “SM requiere de sus proveedores que cumplan los requisitos del Código de Conducta alineado con los valores de SM que recoge las máximas que queremos cuidar (Conducta empresarial, Responsabilidad medioambiental, Erradicación del Trabajo infantil, Derechos humanos y Seguridad laboral). También en la homologación de los proveedores de papel del que están hechos nuestros productos exigimos que incorporen en sus procesos de producción celulosa certificada según las normas FSC y PEFC”

La directora de Compras de ILUNION, Nerea Bidaurrazaga, destacó “para nuestra compañía es fundamental transmitir a la cadena de suministro los mismos valores de diversidad que tenemos en ILUNION. Así, por ejemplo, valoramos positivamente a aquellas empresas que disponen de políticas de carácter social más allá de lo que marca la Ley, tales como ser un Centro Especial de Empleo (CEE), empleo directo a personas con mayores dificultades de inserción laboral o aquellas empresas que acreditan políticas de accesibilidad universal y diseño para todos”.

En este mismo sentido, el representante de AERCE explica “Desde AERCE hemos creado una certificación que está enfocada al cumplimiento desde la función de Compras de los 17 objetivos de desarrollo sostenible de la ONU, y exigimos a aquellas empresas que quieran recibir la certificación el cumplimiento de materias fundamentales como la sostenibilidad o la diversidad en los equipos”.

Por último, Ignacio Martínez, director de �鶹ԭ�� Ariba y �鶹ԭ�� Fieldgass España, resumió la esencia de la jornada y la estrategia de �鶹ԭ�� al respecto: “Las compras con propósito son una tendencia que emerge con fuerza entre las empresas de todo el mundo, poniendo el foco en el aspecto más humano de la función de compras. �鶹ԭ�� impulsa la incorporación de empresas sociales en su plataforma de compras �鶹ԭ�� Ariba, a la vez que colabora a que las organizaciones de todo tipo puedan construir cadenas de suministro transparentes que segmenten a los proveedores por nivel de riesgo, tomando en consideración aspectos como los derechos humanos o el respeto al medioambiente”.

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Cualquier declaración incluida en este documento que no sean datos históricos son previsiones a futuro tal y como se define en la Ley de Reforma de Litigios sobre Valores Privados de Estados Unidos de 1995. Palabras como «anticipar», «creer», «estimar», «esperar», «pronosticar», «intentar», «poder», «planificar», «proyectar», «predecir», «debería» y «voluntad», así como expresiones similares relacionadas con �鶹ԭ��, tienen por objeto identificar dichas declaraciones de previsiones futuras. �鶹ԭ�� no asume ninguna obligación de actualizar o revisar públicamente ninguna declaración a futuro. Todas las declaraciones a futuro están sujetas a diversos riesgos e incertidumbres que podrían causar que los resultados reales difieran materialmente de las expectativas. Los factores que podrían afectar a los resultados financieros futuros de �鶹ԭ�� se debaten con más detalle en las presentaciones de �鶹ԭ�� ante la Comisión de Valores y Bolsa de Estados Unidos («SEC»), incluyendo el Informe Anual más reciente de �鶹ԭ�� en el Formulario 20-F presentado ante la SEC. Se advierte a los lectores que no deben depositar una confianza excesiva en estas declaraciones a futuro, que solo se refieren a sus fechas.
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Con más de 80 años de experiencia en el negocio, ERG cambió en 2008 el petróleo por la energía verde, para pasar a generar electricidad a partir de energías renovables como la eólica, la solar, la hidroeléctrica y las centrales termoeléctricas de cogeneración de alta eficiencia y bajo impacto medioambiental.

Aprovisionamiento digital para apoyar la transformación cloud de ERG

ERG está incorporando tecnologías basadas en la nube para crear una infraestructura más flexible y con mayor integración, mayor eficiencia de los procesos, una actualización más rápida y menos costes de gestión. Por ello, la compañía eligió las soluciones �鶹ԭ�� Ariba como parte de su estrategia de consolidación de las compras en una única plataforma, agrupando las necesidades de diversas funciones empresariales para compartir información actualizada globalmente.

«Tras una meticulosa evaluación de todas las soluciones disponibles, seleccionamos �鶹ԭ�� Ariba para facilitar la integración con nuestros sistemas �鶹ԭ�� existentes y así ofrecer a nuestros proveedores una sola interfaz con la que conectar y colaborar, tanto con nuestra empresa como con nuestros socios», señala Anna Campi, responsable de control de planificación de compras y gestión de proveedores de ERG. «Desde que hemos adoptado las soluciones de �鶹ԭ�� Ariba hemos notado importantes ahorros respecto a la solución anterior. Asimismo, hemos mejorado nuestra estructura de calificación de proveedores por sectores de productos, ya que �鶹ԭ�� Ariba proporciona una lista de proveedores mucho más precisa y fiable».

Las soluciones �鶹ԭ�� Ariba Sourcing y �鶹ԭ�� Ariba Supplier Lifecycle and Performance permitirán a ERG colaborar con sus proveedores para ayudarles a garantizar la armonización de sus principios organizativos y su código de conducta. En concreto, ayudarán a ERG con sus evaluaciones periódicas de cumplimiento de proveedores estratégicos, que representan aproximadamente el 80% de las adquisiciones de la empresa. Al colaborar en tiempo real, ERG puede trabajar para mejorar los márgenes operativos y premiar a los proveedores estratégicos por su cumplimiento.

«La colaboración con los proveedores no puede ser más importante de lo que es ahora, puesto que las empresas se centran en la continuidad del negocio», afirma Chad Crook, vicepresidente senior y responsable global de Compromiso con el Cliente y Adopción de �鶹ԭ�� Procurement Solutions. «Con las soluciones �鶹ԭ�� Ariba, ERG dispone de un proceso digitalizado y simplificado para la gestión del gasto de extremo a extremo en una sola plataforma, así como con la capacidad de conectar y colaborar de manera más eficaz con los proveedores para lograr el cumplimiento y mantener un flujo de operaciones fluido entre sus socios comerciales».

Compromiso de ERG con las energías renovables y la sostenibilidad

ERG ha estado involucrado en un proceso continuo de mejora de la sostenibilidad. Por segundo año consecutivo, se posicionó entre las 50 empresas más sostenibles del mundo, según el índice Corporate Knights Global 100, y cotiza en la Bolsa de Milán. Esta iniciativa, junto con el objetivo de ERG de desarrollar proyectos de producción y compras mejorando al mismo tiempo los procesos de inicio a fin, ha influido en su aprovisionamiento. De acuerdo con los nuevos principios ecológicos de la empresa, la junta directiva de ERG ha aprobado recientemente un código de conducta para proveedores.

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Las nuevas operaciones de cadena de suministro estandarizadas y optimizadas respaldarán a la compañía en el diseño, la fabricación, el ensamblaje y el servicio de motores de aeronaves civiles y de defensa.

«�鶹ԭ�� Ariba Supply Chain Collaboration for Buyers nos ha ayudado a racionalizar y simplificar la forma de trabajar con nuestros proveedores, facilitándonos a todos la forma de hacer negocios», comenta Carlos Pérez Barriocanal, jefe de sistemas de información de gestión de ITP Aero.

Con sede en la localidad vizcaína de Zamudio, desde donde presta servicio a clientes de todo el mundo, ITP Aero se beneficia de las soluciones basadas en la nube de �鶹ԭ�� Ariba y de la red , integradas con �鶹ԭ�� S/4HANA®, gracias a lo que ha podido:

• Consolidar las operaciones de gasto directo en una sola plataforma para gestionar la visibilidad, las órdenes de compra, la confirmación, la notificación de entrega, la recepción en origen, la recepción en destino, la facturación y el pago.
• Incrementar la eficiencia con una plataforma para gestionar el gasto directo e indirecto.
• Obtener una visibilidad total de la cadena de suministro a través de más de 140 proveedores.
• Mejorar la comunicación y la colaboración con los proveedores.
• Reducir los errores en las comunicaciones con los proveedores.
• Mejorar la planificación y coordinación logística para optimizar los plazos de entrega y reducir los niveles de excedentes de stock.

En sus 30 años de historia, ITP Aero se ha consolidado como la novena compañía de motores y componentes aeronáuticos más importante del mundo. Actualmente, más de la mitad de los aviones de doble pasillo en funcionamiento están equipados con productos de ITP Aero. �����á��, la empresa es responsable del mantenimiento de los motores de las Fuerzas Armadas Españolas y es una filial propiedad al 100% del Grupo Rolls-Royce.

Las soluciones y ayudan a maximizar la eficiencia de las compras de empresas de todo el mundo. Más de 4,8 millones de compañías en 190 países están conectadas a Ariba Network, lo que la convierte en una de las redes empresariales más grandes del mundo.

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Más información solo prensa: Belén Martínez Millán (belen.martinez@sap.com)��Tel.: 91 456 72 20

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