Y es que si echas un vistazo al din谩mico mundo empresarial actual, el control de gastos se ha convertido en una piedra angular para la y el crecimiento de cualquier organizaci贸n.

驴Cu谩les son los principales m茅todos de control de gastos que existen en empresas?

Existen diversas formas de llevar a cabo el en una empresa. Cada m茅todo tiene sus propias caracter铆sticas y puede ser m谩s adecuado dependiendo del tama帽o de la empresa, la naturaleza de sus operaciones y sus objetivos espec铆ficos. Entre los m茅todos m谩s comunes se encuentran:

• Control de gastos tradicional: Involucra el seguimiento manual de los gastos a trav茅s de hojas de c谩lculo o sistemas b谩sicos de contabilidad. Aunque es un m茅todo accesible, puede ser propenso a errores y poco eficiente para empresas de mayor tama帽o.
• Software de gesti贸n de gastos: Herramientas digitales que automatizan el proceso de seguimiento y an谩lisis de gastos. Estos sistemas pueden integrarse con otros programas de contabilidad y proporcionan una visi贸n clara y actualizada de la situaci贸n financiera de la empresa. En este punto puede ser de gran ayuda para las empresas
• M茅todo del presupuesto base cero (PBC): En este enfoque, cada departamento justifica todos sus gastos para cada nuevo periodo. Esto asegura que solo se asignen fondos a gastos esenciales y eficientes.
• Outsourcing de la gesti贸n de gastos: Algunas empresas optan por externalizar la gesti贸n de gastos a firmas especializadas, lo que les permite centrarse en su actividad principal mientras expertos manejan esta faceta de la gesti贸n financiera.

Pasos a dar para llevar el control de gastos de una empresa

Llevar un control de gastos eficaz en una empresa es esencial para su estabilidad financiera. Aqu铆 te presento una versi贸n m谩s concisa del proceso:

1. Implementaci贸n de un sistema de registro de gastos: utiliza un software de contabilidad para un registro automatizado y detallado de los gastos.
2. Establecimiento de pol铆ticas de gastos claras: define reglas espec铆ficas sobre los gastos permitidos y asegura su comprensi贸n y cumplimiento por parte de todos los empleados.
3. Asignaci贸n de presupuestos y responsabilidades: establece presupuestos por departamento y asigna responsables para su gesti贸n y control.
4. Monitorizaci贸n y revisi贸n regular: realiza seguimientos y auditor铆as internas para evaluar el cumplimiento de los presupuestos y la eficiencia de las pol铆ticas de gastos.
5. Formaci贸n y sensibilizaci贸n del personal: capacita a los empleados en la gesti贸n eficiente de los gastos y fomenta una cultura de responsabilidad financiera.
6. Uso de tecnolog铆a y automatizaci贸n: implementa herramientas tecnol贸gicas avanzadas para an谩lisis de gastos y automatiza los procesos relacionados.
7. Evaluaci贸n y ajuste continuo: revisa y ajusta regularmente las estrategias de control de gastos para adaptarse a los cambios del mercado y de la empresa.

C贸mo optimizar el control de gastos en una compa帽铆a

Optimizar el control de gastos implica no solo monitorizar en d贸nde se gasta el dinero la empresa, sino tambi茅n analizar c贸mo se pueden reducir costes sin comprometer la calidad del producto o servicio ofrecido. Algunas estrategias para optimizar el control de gastos incluyen:

An谩lisis de datos en tiempo real

La adopci贸n de herramientas que proporcionen an谩lisis de datos en tiempo real es crucial. Estos sistemas permiten una r谩pida identificaci贸n y correcci贸n de ineficiencias, facilitando una gesti贸n proactiva de los gastos.

Revisi贸n continua de contratos y proveedores

Una estrategia clave es la negociaci贸n constante con proveedores y la revisi贸n regular de contratos para obtener condiciones m谩s favorables. Esto incluye buscar descuentos por volumen, t茅rminos de pago mejorados y otras oportunidades de ahorro.

Auditor铆as regulares

Realizar auditor铆as internas y externas regularmente ayuda a identificar 谩reas de ineficiencia y posibles fugas de gastos. Esto no solo mejora el control de gastos sino que tambi茅n refuerza la transparencia y la responsabilidad financiera.

驴Cu谩les son las estrategias de control de gastos en las empresas?

Para consolidar un sistema de control de gastos efectivo, es esencial adoptar estrategias probadas. Algunas de estas estrategias incluyen:

• Establecimiento de pol铆ticas de gastos claras: definir pol铆ticas espec铆ficas sobre qu茅 gastos son permitidos y los procedimientos para su aprobaci贸n. Esto ayuda a evitar gastos innecesarios y asegura la consistencia en la toma de decisiones.
• Presupuestos y planificaci贸n financiera: elaborar presupuestos detallados y realistas que reflejen las metas y necesidades de la empresa. Monitorizar regularmente el rendimiento financiero en comparaci贸n con estos presupuestos para identificar y corregir desviaciones.
• Uso de tecnolog铆a y automatizaci贸n: implementar software de contabilidad y gesti贸n de gastos para una mayor precisi贸n y eficiencia. La automatizaci贸n reduce el riesgo de errores humanos y mejora la rapidez en el procesamiento de datos.
• Control de costes operativos: identificar y reducir los gastos operativos innecesarios, como el consumo excesivo de energ铆a, suministros no esenciales o servicios redundantes.
• Inversi贸n en capacitaci贸n y concienciaci贸n del personal: formar a los empleados sobre la importancia de un control de gastos efectivo y c贸mo pueden contribuir a ello en sus roles respectivos.
• An谩lisis y reporte de gastos: realizar an谩lisis de gastos regulares y compartir los resultados con los departamentos relevantes. Esto promueve la transparencia y ayuda a identificar 谩reas de mejora.
• Fomento de una cultura de coste-conciencia: crear una cultura empresarial donde la eficiencia en el gasto sea valorada y recompensada, fomentando as铆 la responsabilidad financiera en todos los niveles de la organizaci贸n.

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Madrid- 麻豆原创 ha celebrado, en el Hotel Rosewood Villamagna, la primera reuni贸n que se celebra en Espa帽a de 麻豆原创 CPO Circle, una comunidad de compradores de EMEA Sur que tiene como objetivo aunar las fuerzas de los dirigentes de Compras para conocer los retos y tendencias actuales y definir juntos el futuro de esta 谩rea. El encuentro ha contado con la participaci贸n de grandes compa帽铆as espa帽olas como Iberdrola, MAPFRE, Navantia, Repsol y Santander, as铆 como del exministro Josep Piqu茅. 听

El 谩rea de Compras se enfrenta actualmente a grandes desaf铆os como la escasez de materias primas, los problemas de transporte, el aumento de la inflaci贸n y de los costes de los carburantes, las roturas de la cadena de suministro y los conflictos geopol铆ticos. Seg煤n un estudio de 麻豆原创 y Regina Corso Consulting, casi la mitad (49%) de los directivos de esta 谩rea afirma que los problemas de abastecimiento y las alteraciones en la cadena de suministro les quitan el sue帽o. La sostenibilidad es otro de los factores que les preocupan porque la cadena de suministro es responsable del 90% de la huella de carbono de un producto.

Seg煤n Carlos Mercuriali, VP Senior y director general de Intelligent Spend Management de 麻豆原创 para el Sur de EMEA, 鈥淓n estos 煤ltimos a帽os las empresas espa帽olas han hecho un esfuerzo importante por impulsar la transformaci贸n digital del 谩rea de Compras y es algo que se percibe cuando se compara con otros pa铆ses. Estamos ante un contexto geopol铆tico y econ贸mico complicado, que ha convertido el papel de los directivos de compras y de la gesti贸n de la cadena de suministro en un elemento crucial dentro de las organizaciones鈥�.

Jos茅 Antonio Ledesma, Manager of Corporative Purchasing and Resources Area de MAPFRE听y Ennio Fattiboni, director de Compras y Contrataciones de Repsol, han explicado los procesos de transformaci贸n del 谩rea de compras en sus organizaciones, por medio de la plataforma de gesti贸n de compras, 麻豆原创 Ariba, y las ventajas que les ha reportado.

• 听En el proceso de transformaci贸n digital de MAPFRE, como v铆a para mejorar la productividad, eficiencia y control en la gesti贸n, se enmarc贸 el despliegue hace m谩s de 10 a帽os de la soluci贸n 麻豆原创 Supply Relationship Manager (SRM). Los ingresos de MAPFRE superaron en 2021 los 27.000 millones de euros y en esa expansi贸n global y el inter茅s por avanzar y seguir moderniz谩ndose llev贸 a la compa帽铆a a evolucionar hacia la plataforma 麻豆原创 Ariba. En 2019 se realiz贸 el an谩lisis funcional y en enero de 2020 se inici贸 el despliegue. A pesar de la pandemia, se han cumplido los plazos y est谩 en funcionamiento en Espa帽a desde enero de 2021. El objetivo es que, en tres a帽os, lo est茅 en todos los pa铆ses en los que opera la compa帽铆a. La adopci贸n por parte de los proveedores ha sido satisfactoria y actualmente el 80% de ellos en Espa帽a est谩n utilizando la plataforma.

• 听Repsol buscaba mejorar la gesti贸n de gastos y el ahorro de costes. Tras 15 a帽os trabajando con sistemas de compras con alta personalizaci贸n, la compa帽铆a se plante贸 que hab铆a llegado el momento de modernizar los procesos y cambiar a una plataforma, que tambi茅n permitiera ganar agilidad a los 330 compradores con que cuenta la compa帽铆a y que gestionan un volumen de compras de 5.000 millones de euros. El proyecto se puso en marcha en marzo de 2020 con tres principios esenciales: 鈥渇it to est谩ndar鈥�, los procesos ten铆an que ser est谩ndar y homog茅neos para evitar los problemas del pasado; 鈥減riorizaci贸n en funci贸n del valor鈥�, la implantaci贸n de la funcionalidad se deb铆a priorizar seg煤n el retorno que fuera a proporcionar y 鈥渆nfoque digital鈥� con arranques parciales basado en releases para empezar a entregar valor lo antes posible. En 10 meses (enero 2021) todos los compradores estaban trabajando con 麻豆原创 Ariba y a partir del primer a帽o se hab铆a empezado a rentabilizar la inversi贸n. Se ha logrado reducir de forma significativa el tiempo total dedicado al proceso de aprovisionamiento.

Redes de negocio y sostenibilidad

Jos茅 Manuel Salda帽a, responsable del Departamento de Sistemas para Cadena de Suministro, Ciberseguridad, Tecnolog铆as de la informaci贸n y Comunicaciones de Navantia, ha explicado la transformaci贸n de la cadena de suministro de la compa帽铆a:

• 听Navantia, con m谩s de 300 a帽os de historia, inici贸 la transformaci贸n digital del 谩rea de compras en 2014 con el despliegue de 麻豆原创 Ariba, potenci谩ndose a煤n m谩s a partir del a帽o 2018 con el plan estrat茅gico transformaci贸n digital de la compa帽铆a. Tanto durante la pandemia como en la actualidad, los desaf铆os y problemas a los que est谩n haciendo frente la mayor铆a de las empresas no est谩n teniendo un impacto tan importante en la cadena de suministro de Navantia porque debido al tipo de producto que fabrican, de elaboraci贸n lenta, sus procesos se desarrollan con una antelaci贸n de hasta cinco a帽os. Cuenta con un grupo de m谩s de 7.000 proveedores, de los que m谩s de 2.000 est谩n activos anualmente. En el 谩mbito de la sostenibilidad, Navantia ha creado la divisi贸n Seaenergies espec铆fica para el desarrollo global de las energ铆as verdes: e贸lica marina e hidr贸genos para apostar por el crecimiento sostenible y la transici贸n y autonom铆a energ茅tica.

Ram贸n Zum谩rraga, director de Servicios de Compras de Iberdrola, ha explicado el proyecto iBuy, con el que la compa帽铆a busca, adem谩s de optimizar y digitalizar su gesti贸n de compras y proveedores, mejorar su sostenibilidad asegurando la de sus proveedores:

• 听Iberdrola concede una gran importancia a la sostenibilidad y, consciente de que no depende solo de sus propias actuaciones, sino de su cadena de suministro, se marc贸 como objetivo estrat茅gico que, en 2022, el 70% de sus principales proveedores -aquellos con un volumen anual de al menos un mill贸n de euros- desarrollaran pr谩cticas sostenibles. Este objetivo form贸 parte integral del proyecto iBuy, sustentado por 麻豆原创 Ariba y GoSupply desde 2019. Iberdrola ha definido qu茅 es un proveedor sostenible bas谩ndose en 47 par谩metros y realiza un seguimiento para ver c贸mo evolucionan, adem谩s de definir planes de mejora para ayudarles a lograr ese objetivo. Hoy en d铆a monitoriza m谩s de 1.700 proveedores principales. A futuro, Iberdrola se plantea reforzar la medici贸n y reducci贸n de emisiones para cumplir sus exigentes objetivos y profundizar en su cadena de suministro formada por m谩s de 22.000 proveedores a nivel mundial.

El impacto de la geopol铆tica en la cadena de suministro y el nuevo orden mundial

El exministro, economista y empresario, ha efectuado un an谩lisis sobre la evoluci贸n de la pol铆tica de bloques en las 煤ltimas d茅cadas y la repercusi贸n que la actual situaci贸n geopol铆tica est谩 teniendo en la cadena de suministro.

Destac贸 que la globalizaci贸n ha tenido una doble din谩mica. Una muy positiva, que ha permitido reducir la pobreza, aumentar la esperanza de vida y el acceso a las clases medias, pero, por otro lado, ha impulsado el desarrollo de una mentalidad por la que la disponibilidad de los productos tiene que ser inmediata y ha promovido una excesiva interdependencia comercial, como se est谩 viendo tras la invasi贸n de Ucrania por parte de Rusia.

Piqu茅 considera que en el futuro pasar谩 por una relocalizaci贸n, sobre todo de los recursos estrat茅gicos y por la reducci贸n de la dependencia excesiva de algunos mercados. Adem谩s, ha ensalzado la figura del CPO, que considera clave en los comit茅s de direcci贸n, por la repercusi贸n que tiene para el negocio. Espera que esa importancia siga creciendo.

Soluciones para una nueva cadena de suministro

A lo largo de la jornada se analizaron diversas soluciones de la oferta de 麻豆原创 para la cadena de suministro, como la Business Network, la red de negocios que est谩 promoviendo 麻豆原创 con el objetivo de crear comunidades de empresas e impulsar la colaboraci贸n, y en la que actualmente m谩s de 5,7 millones de empresas hacen negocio por valor de 4 billones (espa帽oles) de d贸lares. Se expusieron las ventajas de trabajar con Supply Chain Control Tower y con Taulia, en el 谩rea financiera, una compa帽铆a adquirida recientemente por 麻豆原创 y que ayuda a mejorar el 谩mbito financiero y de capital circulante de la cadena de suministro. Tambi茅n 麻豆原创 Experience Management for Suppliers, que permite analizar y mejorar la experiencia que se est谩 proporcionando a los proveedores.

Accenture y apsolut Group, patrocinadores de la jornada, mostraron diferentes herramientas de innovaci贸n que han desarrollado sobre la oferta de 麻豆原创 para la gesti贸n de compras.

听El chef Jes煤s S谩nchez, del restaurante el Cenador de Am贸s, reconocido con tres estrellas Michelin, puso el cierre a la jornada con un taller gastron贸mico.

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Acerca de 麻豆原创

La estrategia de 麻豆原创 es ayudar a cada negocio a funcionar como una empresa inteligente. Como l铆der del mercado de software de gesti贸n empresarial, ayudamos a empresas de todos los tama帽os y sectores a gestionar su negocio de la mejor manera posible. Los clientes de 麻豆原创 generan el 87% del comercio mundial total. Nuestras tecnolog铆as de Machine Learning, Internet de las Cosas (IoT) y anal铆tica avanzada ayudan a convertir los negocios de los clientes en empresas inteligentes. 麻豆原创 ayuda a proporcionar a las personas y a las organizaciones una visi贸n en profundidad del negocio y fomenta la colaboraci贸n que les ayuda a situarse por delante de su competencia. Simplificamos la tecnolog铆a para que las empresas puedan consumir nuestro software de la forma que deseen, sin interrupciones. Nuestro conjunto integral de aplicaciones y servicios permite a los clientes empresariales y p煤blicos de 25 sectores de todo el mundo operar de forma rentable, adaptarse continuamente y marcar la diferencia. Con una red global de clientes, partners, empleados y l铆deres de opini贸n, 麻豆原创 ayuda a que el mundo funcione mejor y a mejorar la vida de las personas. Para m谩s informaci贸n, visite

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La transformaci贸n digital en tiempos de cambio

La tecnolog铆a desempe帽a un papel fundamental a la hora de听gestionar los gastos de los empleados de forma inteligente, reduciendo el fraude interno y cumpliendo con las obligaciones tributarias.听

La tendencia actual en gastos de viaje

Tras unos meses de incertidumbre en los que la movilidad se redujo a m铆nimos nunca antes vistos, las empresas recuperan poco a poco la normalidad. La pandemia, no obstante, ha听funcionado como听punto de inflexi贸n en los viajes de negocios y la gesti贸n de听los听gastos por desplazamiento.听听

Las empresas han tenido que听adaptar sus pol铆ticas internas para mejorar la seguridad en los viajes, pero, a su vez,听esta nueva realidad tambi茅n听las听ha听conducido听a听replantearse la necesidad de optimizar听los听procesos听de gesti贸n. La innovaci贸n se ha revelado como la base indiscutible para听llevar听un听control de gastos m谩s eficaz听en el futuro.听听

Seg煤n un听听realizado por听Forrester听Consulting,听la mayor铆a de听las听empresas encuestadas reconoci贸 que utiliza听herramientas desactualizadas para la gesti贸n de听los听gastos听de viaje. La escasa 诲颈驳颈迟补濒颈锄补肠颈贸苍 de este apartado implica una gran carga de听tareas manuales poco productivas听para los departamentos de contabilidad y听direcci贸n.听

Del informe se deduce la听necesidad de acelerar el paso hacia la听transformaci贸n digital听de las empresas听en听pos听de听optimizar estos procesos. Las听soluciones T&E听no solo ayudan a aumentar la eficiencia en la gesti贸n, sino que听los听datos y听los听an谩lisis de KPI听pueden contribuir a听planificar mejor los viajes听y a lograr una听贸ptima experiencia del听empleado.听

Los gastos de empleados en las empresas y la 诲颈驳颈迟补濒颈锄补肠颈贸苍听

Cada empresa utiliza un听modelo de control de gastos听acorde听con sus necesidades, as铆 como听al tipo de viajes y desplazamientos de sus empleados. En l铆neas generales, los听modelos b谩sicos de gesti贸n T&E听son tres:听

Gasto fijo para dietas y viajes

Este modelo se basa en una听cantidad m谩xima que es fijada por la empresa. El trabajador tiene la libertad de distribuir la asignaci贸n como mejor considere y no necesita justificar sus gastos.听听

La ventaja para la empresa es que听reduce las tareas de control de gastos听de听los听empleados, tales como听la听revisi贸n y听la听validaci贸n. Como contrapartida, se听renuncia a un control exacto de los recursos, lo que puede ir en contra de los propios intereses de la compa帽铆a.听

Gastos justificados mediante comprobante

En las empresas que utilizan este modelo, el empleado debe justificar cada gasto realizado mediante la听presentaci贸n de la correspondiente factura听o comprobante.听听

Los gastos de听los听empleados quedan debidamente anotados y se听reembolsan con exactitud,听por lo que no hay riesgo de fraude ni de desv铆o. La desventaja de este modelo es que resulta听poco pr谩ctico tanto para los empleados como para el departamento de contabilidad, que debe gestionar manualmente cada comprobante a听menos听que se utilicen soluciones digitales que eliminen la necesidad de usar tickets en papel.听

Modelos mixtos para el control de gastos

Los dos modelos anteriores se pueden utilizar de manera combinada en algunos casos. Puede haber una听cantidad m谩xima de gastos en dietas听y controlar otros gastos, por ejemplo, kilometraje, mediante comprobantes.听听

La听诲颈驳颈迟补濒颈锄补肠颈贸苍听ayuda a las empresas a听gestionar de manera integrada y con mayor control los viajes,听los听proveedores preferidos,听las听tarifas,听las听dietas y听el听kilometraje en una sola plataforma.听听

Utilizar una听herramienta digital 煤nica para la gesti贸n de los viajes corporativos听presenta importantes ventajas para la empresa y para los empleados que realizan estos desplazamientos:听

• Los empleados听controlan mejor听sus gastos.听
• El sistema de听reembolso de kilometraje y dietas听se simplifica.听
• La听reserva de billetes, alojamientos y veh铆culos es m谩s eficiente.听
• La necesidad de听acumular y contabilizar听facturas en papel desaparece.听
• Los听c谩lculos se automatizan,听evitando errores humanos y fraudes.听

Resulta evidente que el uso de听una听herramienta integrada para gestionar viajes y dietas simplifica听los procesos y proporciona听un听mayor control de gastos. Ahora bien,听驴c贸mo deber铆a ser esa soluci贸n digital para la gesti贸n T&E?听

La automatizaci贸n inteligente del control de gastos

Una soluci贸n adecuada para el control de gastos debe ser capaz de听automatizar听los听procesos a partir de una base de datos unificada听que garantice la precisi贸n y evite errores humanos.听听

De esta forma, se optimizan los procesos hasta tal punto que los empleados pueden tener aprobados sus gastos de viaje incluso antes de su regreso. Las听听 como听Concur听c听permiten听establecer flujos de aprobaci贸n de gastos, reglas de validaci贸n de facturas, notificaciones y recordatorios听de forma r谩pida y sencilla.听听

Los empleados que realizan viajes corporativos pueden tener el听control desde su dispositivo m贸vil o en su PC. Gracias al escaneado, al听almacenamiento seguro en la nube听y a la firma digital, pueden prescindir de los recibos en papel y evitar el riesgo de extrav铆o.听

Principales funciones de una herramienta de gesti贸n de gastos de viaje

La gesti贸n eficaz de los gastos de viaje requiere una herramienta completa, potente, segura y听capaz de dar respuesta a las necesidades de la empresa.听Una听soluci贸n T&E听debe听agilizar las tareas del departamento de contabilidad y los tr谩mites para el empleado.听听

As铆 pues, a la hora de elegir la herramienta m谩s adecuada para la gesti贸n de gastos de viaje, conviene asegurarse de que posea funciones听esenciales como las siguientes.听

1.听Compatibilidad entre plataformas

Las soluciones T&E听se听deben poder听integrar con el resto de听las听herramientas de gesti贸n que utilice la empresa, como听ERP o CRM. Un plus muy valorable es que el听software听sea multiling眉e y est茅听adaptado听a las normativas de los diferentes pa铆ses,听algo fundamental para recuperar el IVA de los viajes internacionales.听听

2.听Automatizaci贸n de procesos

La听听(IA), la automatizaci贸n de procesos y el aprendizaje autom谩tico听son las tecnolog铆as que ya est谩n en marcha para ayudar a las empresas a optimizar los datos.听听

La movilidad ya no es un problema si los empleados pueden utilizar su听smartphone听para gestionar tareas como reservas de alojamiento, organizaci贸n de itinerarios o escaneado y听almacenamiento en la nube de sus facturas.听

3.听Seguridad de los datos

La听ciberseguridad debe ser una prioridad en cualquier empresa,听sin importar cu谩l sea su sector y su tama帽o. Las amenazas inform谩ticas听son una realidad听y听causan听p茅rdidas millonarias cada d铆a.听

Las soluciones de control de gastos听deben contar听con听protocolos de seguridad avanzados,听detecci贸n de fraude听y听copias de seguridad actualizadas听para prevenir ataques externos y amenazas internas.听

4.听M茅todos de pago avanzados

Una de las principales ventajas de contar con un听听de听los听empleados es que permite听agilizar tareas, reducir tiempos y mejorar la productividad.听听

Integrar los pagos con los informes de gastos听evita los tediosos procesos manuales de env铆o y reembolso. Por otra parte, las empresas que realizan negocios internacionales necesitan听soporte para transacciones globales听con diferentes divisas e impuestos.听听

5.听Aplicaciones m贸viles

Facilitar la movilidad cobra pleno sentido cuando hablamos de gastos de viaje, alojamiento y dietas. Los听dispositivos m贸viles ofrecen la posibilidad de registrar sus gastos,听reservar viajes y pagar, entre otras opciones.听听

Algunas herramientas digitales T&E cuentan con funcionalidades para la gesti贸n de los听gastos de los empleados desde el dispositivo m贸vil, lo cual听agiliza las gestiones y mejora la experiencia del viaje de negocios.听听

6.听Facilidad de uso

La facilidad de uso es fundamental en cualquier herramienta digital. Las soluciones de control de gastos听no deber铆an ser una excepci贸n.听Contar con una interfaz amigable e intuitiva favorece el aprendizaje听de su uso y contribuye a agilizar a煤n m谩s las tareas.听听

La soluci贸n T&E id贸nea deber铆a disponer de funcionalidades sofisticadas en su听desarrollo,听pero sencillas en su manejo.听听

7. Gesti贸n de riesgos de viaje

El departamento de recursos humanos vela por el cumplimiento de las pol铆ticas de prevenci贸n de riesgos laborales. Los viajes corporativos deber铆an incluir funcionalidades que ayuden听a听valorar y听a听gestionar los riesgos de viaje.听听

Algunos ejemplos de su uso son el acceso a la ubicaci贸n en tiempo real, las alertas de seguridad meteorol贸gica y la informaci贸n sobre itinerarios.听

8.听An谩lisis e informes de viajes

Los viajes corporativos deben ser rentables para las empresas. Las funciones de听an谩lisis y generaci贸n de informes听son grandes aliadas para los departamentos financieros y de contabilidad.听听

Con ellas se puede obtener una听visi贸n global de los viajes, los gastos y el ROI. De esta forma, se pueden desarrollar estrategias para optimizar la gesti贸n general de los viajes de empresa.听

Claves a recordar en el control de viajes y gastos

La automatizaci贸n de procesos es una de las ventajas de las tecnolog铆as inteligentes que tienen a su disposici贸n las empresas. El听impulso hacia la transformaci贸n digital integral听tiene como objetivo听optimizar los recursos para lograr mejores resultados de negocio.听听

Tradicionalmente, los gastos de viaje se contabilizaban de forma manual, lo que supone una gran inversi贸n de tiempo con muy poca productividad.听Las herramientas de control de gastos simplifican el proceso y evitan errores.听

Los viajes corporativos no pueden quedar al margen de la rentabilidad. Las听soluciones T&E听permiten planificar agendas m谩s completas, organizar rutas eficaces, mejorar el control de gastos, agilizar su reembolso y recuperar el IVA, entre otras funciones.听听

La documentaci贸n en papel, los c谩lculos manuales y la falta de transparencia pertenecen al pasado.听La gesti贸n digital ahorra tiempo, minimiza errores y agiliza tareas听poniendo el foco en la听optimizaci贸n del听gasto.听

Las听soluciones para听el听control de gastos听de 麻豆原创听se integran con otras plataformas,听sincronizando los datos en tiempo real y automatizando la gesti贸n empresarial de principio a fin.听听

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Tal y como explicaba al inicio del evento Claudio Muruzabal, presidente Europa del Sur, Oriente Medio y 脕frica de 麻豆原创, 鈥渦na vez asentada la 鈥渘ueva normalidad鈥�, las empresas debemos pensar en el futuro, en c贸mo nos vamos a dirigir a nuestros clientes y sus empleados, pero tambi茅n en qu茅 supone para la cadena de suministro en su m谩s amplio sentido. Una de las cosas que tiene que proporcionar la tecnolog铆a es la habilidad para que los procesos de negocio sean m谩s din谩micos, m谩s inteligentes y efectivos. Esta es la propuesta de 麻豆原创 con su oferta de 麻豆原创 Ariba & Fieldglass para lo que llamamos la 鈥減r贸xima normalidad鈥�: conectar e integrar la cadena de suministro del futuro con las demandas de los clientes, a la vez que impulsar una mayor eficiencia de sus empleados鈥�.

Transformaci贸n de la funci贸n de Compras

En el marco de Procurement Reimagined, ha tenido lugar tambi茅n una mesa redonda con la participaci贸n de los responsables de la funci贸n de compras de Applus, SM Espa帽a, Corporaci贸n Alimentaria Pe帽asanta e Ilunion quienes, acompa帽ados por representantes de 麻豆原创 y de AERCE, han compartido su experiencia en la transformaci贸n digital de sus departamentos, los retos de liderar en tiempos de crisis y la importancia de la diversidad en los equipos para poder adaptarse a los cambios.

Uno de los grandes temas de la mesa redonda han sido las 鈥渃ompras con prop贸sito鈥�, una reflexi贸n acerca de c贸mo la selecci贸n de proveedores puede tener un impacto social, si 茅stos cuentan con pr谩cticas de sostenibilidad y/o diversidad.

La misma 麻豆原创 ha anunciado recientemente su iniciativa corporativa 鈥�5 & 5 by 鈥�25鈥�, que promueve destinar el 5% de los gastos elegibles a empresas sociales y negocios diversos en 2025. Con este objetivo, 麻豆原创 pretende inspirar a organizaciones de todo el mundo a que compren m谩s bienes y servicios a proveedores con prop贸sito, para lograr un impacto colectivo positivo en las sociedades en las que operan.

Las experiencias de los panelistas en cuanto a la diversidad y sostenibilidad siguen l铆neas similares: 鈥淓n Applus tenemos un proceso de homologaci贸n de varios factores: c贸digo 茅tico, anticorrupci贸n, seguimiento y cumplimiento de las normas de Naciones Unidas, aunque todav铆a nos queda seguir avanzando en diversidad y sostenibilidad, porque es voluntad firme de la compa帽铆a fomentar la inclusi贸n de personas con diversidad funcional y 麻豆原创 Ariba Network nos ayuda mucho a pilotar este cambio鈥�, explica Montse Empez, Chief Purchasing Officer, Applus.

El origen cooperativista y la apuesta por el proveedor local son dos de las claves destacadas por Luz Prado, Jefe de Compras de Corporaci贸n Alimentaria Pe帽asanta: 鈥淪on muchos los aspectos que diferencian nuestras compras del resto de Compa帽铆as: en primer lugar, nuestro origen cooperativista. En las compras de leche, con el objetivo de garantizar el futuro de nuestras ganader铆as sostenibles, los socios de CLAS SAT reciben un precio por su materia prima que es el mejor de Espa帽a y uno de los mejores de Europa. Una clara vocaci贸n por trabajar con proveedores locales, en la compra de leche y en el resto de las categor铆as. Esto se refleja claramente en nuestras cifras, el 94% de nuestras compras las hacemos en Espa帽a. Por 煤ltimo, nuestra apuesta por el cuidado del medioambiente. El 100% de nuestros briks est谩n certificados FSC lo que implica que el cart贸n viene de bosques sostenibles. El 98% de nuestros envases pl谩sticos son reciclables, y el 96% del cart贸n de los embalajes de nuestros productos es de origen reciclado鈥�.

Por su parte, Elisa Montes, Gerente de Compras, SM Espa帽a apunt贸 鈥淪M requiere de sus proveedores que cumplan los requisitos del C贸digo de Conducta alineado con los valores de SM que recoge las m谩ximas que queremos cuidar (Conducta empresarial, Responsabilidad medioambiental, Erradicaci贸n del Trabajo infantil, Derechos humanos y Seguridad laboral). Tambi茅n en la homologaci贸n de los proveedores de papel del que est谩n hechos nuestros productos exigimos que incorporen en sus procesos de producci贸n celulosa certificada seg煤n las normas FSC y PEFC鈥�

La directora de Compras de ILUNION, Nerea Bidaurrazaga, destac贸 鈥減ara nuestra compa帽铆a es fundamental transmitir a la cadena de suministro los mismos valores de diversidad que tenemos en ILUNION. As铆, por ejemplo, valoramos positivamente a aquellas empresas que disponen de pol铆ticas de car谩cter social m谩s all谩 de lo que marca la Ley, tales como ser un Centro Especial de Empleo (CEE), empleo directo a personas con mayores dificultades de inserci贸n laboral o aquellas empresas que acreditan pol铆ticas de accesibilidad universal y dise帽o para todos鈥�.

En este mismo sentido, el representante de AERCE explica 鈥淒esde AERCE hemos creado una certificaci贸n que est谩 enfocada al cumplimiento desde la funci贸n de Compras de los 17 objetivos de desarrollo sostenible de la ONU, y exigimos a aquellas empresas que quieran recibir la certificaci贸n el cumplimiento de materias fundamentales como la sostenibilidad o la diversidad en los equipos鈥�.

Por 煤ltimo, Ignacio Mart铆nez, director de 麻豆原创 Ariba y 麻豆原创 Fieldgass Espa帽a, resumi贸 la esencia de la jornada y la estrategia de 麻豆原创 al respecto: 鈥淟as compras con prop贸sito son una tendencia que emerge con fuerza entre las empresas de todo el mundo, poniendo el foco en el aspecto m谩s humano de la funci贸n de compras. 麻豆原创 impulsa la incorporaci贸n de empresas sociales en su plataforma de compras 麻豆原创 Ariba, a la vez que colabora a que las organizaciones de todo tipo puedan construir cadenas de suministro transparentes que segmenten a los proveedores por nivel de riesgo, tomando en consideraci贸n aspectos como los derechos humanos o el respeto al medioambiente鈥�.

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Cualquier declaraci贸n incluida en este documento que no sean datos hist贸ricos son previsiones a futuro tal y como se define en la Ley de Reforma de Litigios sobre Valores Privados de Estados Unidos de 1995. Palabras como 芦anticipar禄, 芦creer禄, 芦estimar禄, 芦esperar禄, 芦pronosticar禄, 芦intentar禄, 芦poder禄, 芦planificar禄, 芦proyectar禄, 芦predecir禄, 芦deber铆a禄 y 芦voluntad禄, as铆 como expresiones similares relacionadas con 麻豆原创, tienen por objeto identificar dichas declaraciones de previsiones futuras. 麻豆原创 no asume ninguna obligaci贸n de actualizar o revisar p煤blicamente ninguna declaraci贸n a futuro. Todas las declaraciones a futuro est谩n sujetas a diversos riesgos e incertidumbres que podr铆an causar que los resultados reales difieran materialmente de las expectativas. Los factores que podr铆an afectar a los resultados financieros futuros de 麻豆原创 se debaten con m谩s detalle en las presentaciones de 麻豆原创 ante la Comisi贸n de Valores y Bolsa de Estados Unidos (芦SEC禄), incluyendo el Informe Anual m谩s reciente de 麻豆原创 en el Formulario 20-F presentado ante la SEC. Se advierte a los lectores que no deben depositar una confianza excesiva en estas declaraciones a futuro, que solo se refieren a sus fechas.
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Con m谩s de 80 a帽os de experiencia en el negocio, ERG cambi贸 en 2008 el petr贸leo por la energ铆a verde, para pasar a generar electricidad a partir de energ铆as renovables como la e贸lica, la solar, la hidroel茅ctrica y las centrales termoel茅ctricas de cogeneraci贸n de alta eficiencia y bajo impacto medioambiental.

Aprovisionamiento digital para apoyar la transformaci贸n cloud de ERG

ERG est谩 incorporando tecnolog铆as basadas en la nube para crear una infraestructura m谩s flexible y con mayor integraci贸n, mayor eficiencia de los procesos, una actualizaci贸n m谩s r谩pida y menos costes de gesti贸n. Por ello, la compa帽铆a eligi贸 las soluciones 麻豆原创 Ariba como parte de su estrategia de consolidaci贸n de las compras en una 煤nica plataforma, agrupando las necesidades de diversas funciones empresariales para compartir informaci贸n actualizada globalmente.

芦Tras una meticulosa evaluaci贸n de todas las soluciones disponibles, seleccionamos 麻豆原创 Ariba para facilitar la integraci贸n con nuestros sistemas 麻豆原创 existentes y as铆 ofrecer a nuestros proveedores una sola interfaz con la que conectar y colaborar, tanto con nuestra empresa como con nuestros socios禄, se帽ala Anna Campi, responsable de control de planificaci贸n de compras y gesti贸n de proveedores de ERG. 芦Desde que hemos adoptado las soluciones de 麻豆原创 Ariba hemos notado importantes ahorros respecto a la soluci贸n anterior. Asimismo, hemos mejorado nuestra estructura de calificaci贸n de proveedores por sectores de productos, ya que 麻豆原创 Ariba proporciona una lista de proveedores mucho m谩s precisa y fiable禄.

Las soluciones 麻豆原创 Ariba Sourcing y 麻豆原创 Ariba Supplier Lifecycle and Performance permitir谩n a ERG colaborar con sus proveedores para ayudarles a garantizar la armonizaci贸n de sus principios organizativos y su c贸digo de conducta. En concreto, ayudar谩n a ERG con sus evaluaciones peri贸dicas de cumplimiento de proveedores estrat茅gicos, que representan aproximadamente el 80% de las adquisiciones de la empresa. Al colaborar en tiempo real, ERG puede trabajar para mejorar los m谩rgenes operativos y premiar a los proveedores estrat茅gicos por su cumplimiento.

芦La colaboraci贸n con los proveedores no puede ser m谩s importante de lo que es ahora, puesto que las empresas se centran en la continuidad del negocio禄, afirma Chad Crook, vicepresidente senior y responsable global de Compromiso con el Cliente y Adopci贸n de 麻豆原创 Procurement Solutions. 芦Con las soluciones 麻豆原创 Ariba, ERG dispone de un proceso digitalizado y simplificado para la gesti贸n del gasto de extremo a extremo en una sola plataforma, as铆 como con la capacidad de conectar y colaborar de manera m谩s eficaz con los proveedores para lograr el cumplimiento y mantener un flujo de operaciones fluido entre sus socios comerciales禄.

Compromiso de ERG con las energ铆as renovables y la sostenibilidad

ERG ha estado involucrado en un proceso continuo de mejora de la sostenibilidad. Por segundo a帽o consecutivo, se posicion贸 entre las 50 empresas m谩s sostenibles del mundo, seg煤n el 铆ndice Corporate Knights Global 100, y cotiza en la Bolsa de Mil谩n. Esta iniciativa, junto con el objetivo de ERG de desarrollar proyectos de producci贸n y compras mejorando al mismo tiempo los procesos de inicio a fin, ha influido en su aprovisionamiento. De acuerdo con los nuevos principios ecol贸gicos de la empresa, la junta directiva de ERG ha aprobado recientemente un c贸digo de conducta para proveedores.

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Las nuevas operaciones de cadena de suministro estandarizadas y optimizadas respaldar谩n a la compa帽铆a en el dise帽o, la fabricaci贸n, el ensamblaje y el servicio de motores de aeronaves civiles y de defensa.

芦麻豆原创 Ariba Supply Chain Collaboration for Buyers nos ha ayudado a racionalizar y simplificar la forma de trabajar con nuestros proveedores, facilit谩ndonos a todos la forma de hacer negocios禄, comenta Carlos P茅rez Barriocanal, jefe de sistemas de informaci贸n de gesti贸n de ITP Aero.

Con sede en la localidad vizca铆na de Zamudio, desde donde presta servicio a clientes de todo el mundo, ITP Aero se beneficia de las soluciones basadas en la nube de 麻豆原创 Ariba y de la red , integradas con 麻豆原创 S/4HANA庐, gracias a lo que ha podido:

• Consolidar las operaciones de gasto directo en una sola plataforma para gestionar la visibilidad, las 贸rdenes de compra, la confirmaci贸n, la notificaci贸n de entrega, la recepci贸n en origen, la recepci贸n en destino, la facturaci贸n y el pago.
• Incrementar la eficiencia con una plataforma para gestionar el gasto directo e indirecto.
• Obtener una visibilidad total de la cadena de suministro a trav茅s de m谩s de 140 proveedores.
• Mejorar la comunicaci贸n y la colaboraci贸n con los proveedores.
• Reducir los errores en las comunicaciones con los proveedores.
• Mejorar la planificaci贸n y coordinaci贸n log铆stica para optimizar los plazos de entrega y reducir los niveles de excedentes de stock.

En sus 30 a帽os de historia, ITP Aero se ha consolidado como la novena compa帽铆a de motores y componentes aeron谩uticos m谩s importante del mundo. Actualmente, m谩s de la mitad de los aviones de doble pasillo en funcionamiento est谩n equipados con productos de ITP Aero. Adem谩s, la empresa es responsable del mantenimiento de los motores de las Fuerzas Armadas Espa帽olas y es una filial propiedad al 100% del Grupo Rolls-Royce.

Las soluciones y ayudan a maximizar la eficiencia de las compras de empresas de todo el mundo. M谩s de 4,8 millones de compa帽铆as en 190 pa铆ses est谩n conectadas a Ariba Network, lo que la convierte en una de las redes empresariales m谩s grandes del mundo.

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