贰濒听control de听viajes y听gastos听(罢&补尘辫;贰听por sus siglas en ingl茅s)听es un problema com煤n al que se enfrentan muchas听empresas y听organizaciones.听Por ello, simplificar estos procesos es fundamental para听organizar de forma efectiva la gesti贸n听de听viajes听corporativos, dietas, desplazamientos y estancias.听听
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La transformaci贸n digital en tiempos de cambio
La tecnolog铆a desempe帽a un papel fundamental a la hora de听gestionar los gastos de los empleados de forma inteligente, reduciendo el fraude interno y cumpliendo con las obligaciones tributarias.听
La tendencia actual en gastos de viaje
Tras unos meses de incertidumbre en los que la movilidad se redujo a m铆nimos nunca antes vistos, las empresas recuperan poco a poco la normalidad. La pandemia, no obstante, ha听funcionado como听punto de inflexi贸n en los viajes de negocios y la gesti贸n de听los听gastos por desplazamiento.听听
Las empresas han tenido que听adaptar sus pol铆ticas internas para mejorar la seguridad en los viajes, pero, a su vez,听esta nueva realidad tambi茅n听las听ha听conducido听a听replantearse la necesidad de optimizar听los听procesos听de gesti贸n. La innovaci贸n se ha revelado como la base indiscutible para听llevar听un听control de gastos m谩s eficaz听en el futuro.听听
Seg煤n un听听realizado por听Forrester听Consulting,听la mayor铆a de听las听empresas encuestadas reconoci贸 que utiliza听herramientas desactualizadas para la gesti贸n de听los听gastos听de viaje. La escasa 诲颈驳颈迟补濒颈锄补肠颈贸苍 de este apartado implica una gran carga de听tareas manuales poco productivas听para los departamentos de contabilidad y听direcci贸n.听
Del informe se deduce la听necesidad de acelerar el paso hacia la听transformaci贸n digital听de las empresas听en听pos听de听optimizar estos procesos. Las听soluciones 罢&补尘辫;贰听no solo ayudan a aumentar la eficiencia en la gesti贸n, sino que听los听datos y听los听an谩lisis de KPI听pueden contribuir a听planificar mejor los viajes听y a lograr una听贸ptima experiencia del听empleado.听
Los gastos de empleados en las empresas y la 诲颈驳颈迟补濒颈锄补肠颈贸苍听
Cada empresa utiliza un听modelo de control de gastos听acorde听con sus necesidades, as铆 como听al tipo de viajes y desplazamientos de sus empleados. En l铆neas generales, los听modelos b谩sicos de gesti贸n T&E听son tres:听
Gasto fijo para dietas y viajes
Este modelo se basa en una听cantidad m谩xima que es fijada por la empresa. El trabajador tiene la libertad de distribuir la asignaci贸n como mejor considere y no necesita justificar sus gastos.听听
La ventaja para la empresa es que听reduce las tareas de control de gastos听de听los听empleados, tales como听la听revisi贸n y听la听validaci贸n. Como contrapartida, se听renuncia a un control exacto de los recursos, lo que puede ir en contra de los propios intereses de la compa帽铆a.听
Gastos justificados mediante comprobante
En las empresas que utilizan este modelo, el empleado debe justificar cada gasto realizado mediante la听presentaci贸n de la correspondiente factura听o comprobante.听听
Los gastos de听los听empleados quedan debidamente anotados y se听reembolsan con exactitud,听por lo que no hay riesgo de fraude ni de desv铆o. La desventaja de este modelo es que resulta听poco pr谩ctico tanto para los empleados como para el departamento de contabilidad, que debe gestionar manualmente cada comprobante a听menos听que se utilicen soluciones digitales que eliminen la necesidad de usar tickets en papel.听
Modelos mixtos para el control de gastos
Los dos modelos anteriores se pueden utilizar de manera combinada en algunos casos. Puede haber una听cantidad m谩xima de gastos en dietas听y controlar otros gastos, por ejemplo, kilometraje, mediante comprobantes.听听
La听诲颈驳颈迟补濒颈锄补肠颈贸苍听ayuda a las empresas a听gestionar de manera integrada y con mayor control los viajes,听los听proveedores preferidos,听las听tarifas,听las听dietas y听el听kilometraje en una sola plataforma.听听
Utilizar una听herramienta digital 煤nica para la gesti贸n de los viajes corporativos听presenta importantes ventajas para la empresa y para los empleados que realizan estos desplazamientos:听
- Los empleados听controlan mejor听sus gastos.听
- El sistema de听reembolso de kilometraje y dietas听se simplifica.听
- La听reserva de billetes, alojamientos y veh铆culos es m谩s eficiente.听
- La necesidad de听acumular y contabilizar听facturas en papel desaparece.听
- Los听c谩lculos se automatizan,听evitando errores humanos y fraudes.听
Resulta evidente que el uso de听una听herramienta integrada para gestionar viajes y dietas simplifica听los procesos y proporciona听un听mayor control de gastos. Ahora bien,听驴c贸mo deber铆a ser esa soluci贸n digital para la gesti贸n T&E?听
La automatizaci贸n inteligente del control de gastos
Una soluci贸n adecuada para el control de gastos debe ser capaz de听automatizar听los听procesos a partir de una base de datos unificada听que garantice la precisi贸n y evite errores humanos.听听
De esta forma, se optimizan los procesos hasta tal punto que los empleados pueden tener aprobados sus gastos de viaje incluso antes de su regreso. Las听听 como听Concur听c听permiten听establecer flujos de aprobaci贸n de gastos, reglas de validaci贸n de facturas, notificaciones y recordatorios听de forma r谩pida y sencilla.听听
Los empleados que realizan viajes corporativos pueden tener el听control desde su dispositivo m贸vil o en su PC. Gracias al escaneado, al听almacenamiento seguro en la nube听y a la firma digital, pueden prescindir de los recibos en papel y evitar el riesgo de extrav铆o.听
Principales funciones de una herramienta de gesti贸n de gastos de viaje
La gesti贸n eficaz de los gastos de viaje requiere una herramienta completa, potente, segura y听capaz de dar respuesta a las necesidades de la empresa.听Una听soluci贸n T&E听debe听agilizar las tareas del departamento de contabilidad y los tr谩mites para el empleado.听听
As铆 pues, a la hora de elegir la herramienta m谩s adecuada para la gesti贸n de gastos de viaje, conviene asegurarse de que posea funciones听esenciales como las siguientes.听
1.听Compatibilidad entre plataformas
Las soluciones 罢&补尘辫;贰听se听deben poder听integrar con el resto de听las听herramientas de gesti贸n que utilice la empresa, como听ERP o CRM. Un plus muy valorable es que el听software听sea multiling眉e y est茅听adaptado听a las normativas de los diferentes pa铆ses,听algo fundamental para recuperar el IVA de los viajes internacionales.听听
2.听Automatizaci贸n de procesos
La听听(IA), la automatizaci贸n de procesos y el aprendizaje autom谩tico听son las tecnolog铆as que ya est谩n en marcha para ayudar a las empresas a optimizar los datos.听听
La movilidad ya no es un problema si los empleados pueden utilizar su听smartphone听para gestionar tareas como reservas de alojamiento, organizaci贸n de itinerarios o escaneado y听almacenamiento en la nube de sus facturas.听
3.听Seguridad de los datos
La听ciberseguridad debe ser una prioridad en cualquier empresa,听sin importar cu谩l sea su sector y su tama帽o. Las amenazas inform谩ticas听son una realidad听y听causan听p茅rdidas millonarias cada d铆a.听
Las soluciones de control de gastos听deben contar听con听protocolos de seguridad avanzados,听detecci贸n de fraude听y听copias de seguridad actualizadas听para prevenir ataques externos y amenazas internas.听
4.听M茅todos de pago avanzados
Una de las principales ventajas de contar con un听听de听los听empleados es que permite听agilizar tareas, reducir tiempos y mejorar la productividad.听听
Integrar los pagos con los informes de gastos听evita los tediosos procesos manuales de env铆o y reembolso. Por otra parte, las empresas que realizan negocios internacionales necesitan听soporte para transacciones globales听con diferentes divisas e impuestos.听听
5.听Aplicaciones m贸viles
Facilitar la movilidad cobra pleno sentido cuando hablamos de gastos de viaje, alojamiento y dietas. Los听dispositivos m贸viles ofrecen la posibilidad de registrar sus gastos,听reservar viajes y pagar, entre otras opciones.听听
Algunas herramientas digitales T&E cuentan con funcionalidades para la gesti贸n de los听gastos de los empleados desde el dispositivo m贸vil, lo cual听agiliza las gestiones y mejora la experiencia del viaje de negocios.听听
6.听Facilidad de uso
La facilidad de uso es fundamental en cualquier herramienta digital. Las soluciones de control de gastos听no deber铆an ser una excepci贸n.听Contar con una interfaz amigable e intuitiva favorece el aprendizaje听de su uso y contribuye a agilizar a煤n m谩s las tareas.听听
La soluci贸n T&E id贸nea deber铆a disponer de funcionalidades sofisticadas en su听desarrollo,听pero sencillas en su manejo.听听
7. Gesti贸n de riesgos de viaje
El departamento de recursos humanos vela por el cumplimiento de las pol铆ticas de prevenci贸n de riesgos laborales. Los viajes corporativos deber铆an incluir funcionalidades que ayuden听a听valorar y听a听gestionar los riesgos de viaje.听听
Algunos ejemplos de su uso son el acceso a la ubicaci贸n en tiempo real, las alertas de seguridad meteorol贸gica y la informaci贸n sobre itinerarios.听
8.听An谩lisis e informes de viajes
Los viajes corporativos deben ser rentables para las empresas. Las funciones de听an谩lisis y generaci贸n de informes听son grandes aliadas para los departamentos financieros y de contabilidad.听听
Con ellas se puede obtener una听visi贸n global de los viajes, los gastos y el ROI. De esta forma, se pueden desarrollar estrategias para optimizar la gesti贸n general de los viajes de empresa.听
Claves a recordar en el control de viajes y gastos
La automatizaci贸n de procesos es una de las ventajas de las tecnolog铆as inteligentes que tienen a su disposici贸n las empresas. 贰濒听impulso hacia la transformaci贸n digital integral听tiene como objetivo听optimizar los recursos para lograr mejores resultados de negocio.听听
Tradicionalmente, los gastos de viaje se contabilizaban de forma manual, lo que supone una gran inversi贸n de tiempo con muy poca productividad.听Las herramientas de control de gastos simplifican el proceso y evitan errores.听
Los viajes corporativos no pueden quedar al margen de la rentabilidad. Las听soluciones T&E听permiten planificar agendas m谩s completas, organizar rutas eficaces, mejorar el control de gastos, agilizar su reembolso y recuperar el IVA, entre otras funciones.听听
La documentaci贸n en papel, los c谩lculos manuales y la falta de transparencia pertenecen al pasado.听La gesti贸n digital ahorra tiempo, minimiza errores y agiliza tareas听poniendo el foco en la听optimizaci贸n del听gasto.听
Las听soluciones para听el听control de gastos听de 麻豆原创听se integran con otras plataformas,听sincronizando los datos en tiempo real y automatizando la gesti贸n empresarial de principio a fin.听听
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