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Künstliche Intelligenz (KI) ist fester Bestandteil unseres Alltags. Für Spend Management, Beschaffung und Einkauf birgt insbesondere GenAI enorm viel Potenzial. Die Frage ist nicht, ob Unternehmen auf KI setzen werden, sondern wann sie es tun.

Geopolitische Konflikte, Energie- oder Klimakrise – die heutige Zeit ist gekennzeichnet von dem, was Experten inzwischen als Polykrise bezeichnen. Damit einhergehen fragile Lieferketten und volatile Märkte, die oft nicht schnell genug auf eine veränderte Nachfrage reagieren können. Damit Unternehmen auch in diesen stürmischen Zeiten handlungsfähig bleiben können, müssen sie ihre Geschäftsmodelle auf den Prüfstand stellen und gegebenenfalls nachjustieren. Das Ausgabenmanagement, die strategische Kontrolle und Optimierung aller Ausgaben eines Unternehmens, rückt hierbei in den Fokus.

Denn seien Sie ehrlich – wissen Sie, was Ihr Unternehmen täglich ausgibt? Etwa für die Büroorganisation, Produktion oder Logistik? Hier bringt das Ausgabenmanagement Licht ins Dunkle und ermöglicht es, Unternehmensausgaben zu analysieren, zu dokumentieren und zu verwalten.

Digitale Lösungen für das Spend Management ermöglichen Transparenz und Visibilität über alle Ausgaben hinweg, sodass Unternehmen potenzielle Risiken schneller erkennen und aus dem Weg räumen können. Außerdem machen sie CO₂-Emissionen entlang der Wertschöpfungskette transparent. Auf Basis der ermittelten Daten können Unternehmen Maßnahmen zur Dekarbonisierung aufsetzen und ihren CO₂-Fußabdruck verkleinern.

KI als Booster für Beschaffungs- und Einkaufsprozesse

Künstliche Intelligenz (KI) ist inzwischen – auch wenn wir es oft nicht mitbekommen –, fester Bestandteil unseres Alltags geworden. Sie optimiert Suchmaschinenergebnisse, personalisiert Werbung, verbessert die Bilderkennung in Kameras und unterstützt bei der automatischen Ãœbersetzung von Texten. In Smartphones, Streaming-Diensten, Online-Shopping-Plattformen und sogar in Haushaltsgeräten wie Staubsaugern und Waschmaschinen ist KI subtil integriert, um unseren Alltag effizienter und angenehmer zu gestalten. Und während die breite Öffentlichkeit gerade erst auf die Möglichkeiten von generativer KI (GenAI) aufmerksam geworden ist, arbeiten Unternehmen wie Â鶹ԭ´´ und ganze Branchen bereits seit einiger Zeit mit Hochdruck daran, sie in ihre Lösungen zu integrieren, um für verbesserte Prozesse und mehr Effizienz zu sorgen.

Einer dieser Bereiche ist die Beschaffung, denn gerade hier wirkt sich die eingangs beschriebene Polykrise besonders aus und macht deutlich, dass Veränderungen angestoßen werden müssen. Resilienz, Transparenz und Nachhaltigkeit sind dabei die Schlagworte – und KI kann hier den entscheidenden Unterschied machen.

Lassen Sie uns also einen Blick darauf werfen, wie KI die Beschaffung digitalisiert und damit effizienter macht. Die Verantwortlichen erwarten dabei zu Recht, dass durch einen KI-Einsatz die Entscheidungsfindung verbessert wird, Prozesse automatisiert und Erkenntnisse schneller gewonnen werden. Ebenso kann KI zur Senkung von Kosten und Fehlerraten beitragen. Kein Wunder also, dass in einer aktuellen Umfrage 40 Prozent der befragten Unternehmen angaben, im kommenden Jahr ihr Investment in KI-Technologien erhöhen zu wollen. Und das Beratungsunternehmen McKinsey hat herausgefunden, dass heute ein Drittel aller Unternehmen bereits regelmäßig KI in einem ihrer Geschäftsfelder nutzt – Tendenz steigend. Die Frage ist also nicht mehr, ob Unternehmen auf KI setzen werden, sondern wann sie es tun. Und meine Antwort darauf ist: Jetzt!

KI-Strategien ganzheitlich denken

Doch um entsprechende Projekte erfolgreich durchzuführen, müssen sie ganzheitlich gedacht werden. KI sollte zum integralen Bestandteil des gesamten Beschaffungsprozesses werden, damit alle Bereiche profitieren. Das beginnt mit einer konsistenten Transformationsstrategie, die zu den Zielen und Werten des Unternehmens passt. Wichtig dabei ist es, lösungsorientiert und strategisch vorzugehen, das heißt, Antworten auf real existierende Fragen und Probleme zu finden. Echten Mehrwert können Unternehmen erst dann generieren, wenn sie die KI in ihre Datenanalyse und Vorhersagemodelle einbinden. Die Qualität der Ergebnisse steht und fällt mit der Qualität und Verfügbarkeit der Unternehmensdaten – und genau hier sehen wir Verbesserungspotenzial. Unternehmen sollten ihren Datenpool daher so bereinigen, dass darin nur valide und aussagekräftige Daten enthalten sind.

Für Spend Management, Beschaffung und Einkauf birgt insbesondere GenAI enorm viel Potenzial. So werden Mitarbeitende von repetitiven, manuellen und zeitintensiven Aufgaben entlastet und können sich dadurch besser auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Zum Beispiel unterstützt das Procurement in Unternehmen. Als intelligenter Copilot versteht er natürliche Sprache, kann Daten aus Â鶹ԭ´´- und Drittsystemen verarbeiten und daraus neue Erkenntnisse ableiten. Dank großer, einheitlicher Datenmodelle liefert er den Nutzenden passende Antworten auf ihre Fragen. Darüber hinaus gibt er sinnvolle Ratschläge, mit denen sie ihre täglichen Aufgaben smarter lösen können.  Die Einsatzgebiete sind dabei zahllos und reichen vom Personal- oder Finanzwesen über Supply Chain Management bis hin zum Einkauf und Kundenerlebnis. So kann Joule beispielsweise der Personalabteilung helfen, vorurteilsfreie Stellenbeschreibungen zu erstellen und sogar passende Fragen für Vorstellungsgespräche formulieren.

KI-gestützte Algorithmen optimieren die Beschaffung

Zurück zur Beschaffung: Eine wesentliche Rolle spielt hierbei der strategische Einkauf von Warengruppen, das Category Management. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Einkaufsstrategien zu optimieren, Lieferantenbeziehungen zu stärken und Kosten zu senken. Ein digitalisiertes und um KI erweitertes Category Management integriert GenAI, um die Effizienz und Präzision in der Produktkategorisierung und Beschaffung zu steigern. Durch die Anwendung von KI-gestützten Algorithmen werden automatisch relevante Daten analysiert, was zu fundierten Erkenntnissen für eine optimierte Bestandsverwaltung und strategische Einkaufsentscheidungen führt. Folgerichtig bewerten 33 Prozent der Beschaffungsexpertinnen und-experten das Thema als Top-Technologietrend, dem sie sich in den nächsten 12 bis 18 Monaten widmen möchten.

Doch mit der stetig wachsenden Datenmenge, die das tägliche Business generiert, wird es immer schwieriger für Unternehmen, die Ressourcen zu finden, um das Beste aus den eigenen Daten zu holen. Diese Daten müssen zugänglich gemacht, visualisiert und so aufbereitet werden, dass man sie verwerten kann. Deshalb ist es wichtig, auf starke Partner wie Â鶹ԭ´´ zu setzen, die sowohl das technische als auch strategische Know-how mitbringen, zielorientierte Lösungen zu entwickeln. Jetzt ist die Zeit, um durch intelligente Zusammenarbeit, intelligentes Category Management und ein KI-Mindset die Beschaffung den entscheidenden Schritt voranzubringen.

Praxisbeispiel: Category Management bei OMV

OMV, ein globales Chemie- und Energieunternehmen aus Österreich, transformiert seine lineare Wertschöpfungskette in einen Kreislauf und strebt an, führender Lieferant für nachhaltige Kraftstoffe, Chemikalien und Materialien zu werden. Im Rahmen dieser Umwandlung spielt das Procurement eine Schlüsselrolle. OMV automatisiert und beschleunigt sämtliche Einkaufs- und Lieferkettenprozesse, um Mitarbeitende zu entlasten. Nun plant das Unternehmen die Digitalisierung des Category Managements.

Das Herzstück dieser Initiative ist , basierend auf der und unterstützt durch generative KI. Diese Lösung hilft Procurement-Teams, effektivere Kategoriestrategien zu entwickeln, indem sie den Marktanalyseprozess beschleunigt und gezielte Handlungsempfehlungen bietet. Dies führt zu schnelleren und effizienteren Category-Management-Prozessen sowie erhöhten Kosteneinsparungen.

Früher aufwendige manuelle Planungen können heute leichter mit Â鶹ԭ´´ Ariba Category Management durchgeführt werden. Die Software integriert Funktionen und Tools, um Daten für Big-Data-Analysen zu nutzen und eine umfassende Ende-zu-Ende-Visibilität über den Beschaffungsprozess zu bieten. Die Nutzung von Â鶹ԭ´´ Ariba Category Management bietet OMV eine Vielzahl von Vorteilen, darunter verbesserte Effizienz, Kostenersparnisse und die Förderung von Nachhaltigkeit durch die Auswahl umweltfreundlicherer Lieferanten und Produkte. Mit der Implementierung von Â鶹ԭ´´ Ariba Category Management schließt OMV erfolgreich die digitale Lücke im Procurement und setzt einen weiteren wichtigen Schritt auf dem Weg zum Wertschöpfungskreislauf.

Neugierig geworden?

Erfahren Sie mehr über intelligentes Category Management und schauen Sie sich das an!

Weitere Live-Events finden vor Ort statt:

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Elena Parker ist Senior Vice President, Â鶹ԭ´´ Intelligent Spend and Business Network, Middle Eastern Europe