Der Fotodienstleister WhiteWall aus Frechen bietet Foto-Abz眉ge, -Poster und -Leinw盲nde in Galerie-Qualit盲t an. Nach der 脺bernahme 2019 durch den Marktf眉hrer CEWE musste sich die Firma neu organisieren. WhiteWall hat mit der seine Gesch盲ftsprozesse optimiert.
Jeder, der Fotos liebt, sollte eigentlich bei WhiteWall Kunde sein 鈥� so sieht es zumindest Alexander Nieswandt, der das Unternehmens 2007 gegr眉ndet hat. Mit seinen 眉ber 190 Mitarbeitern druckt das Unternehmen nahe K枚ln vor allem f眉r Fotoprofis und Galerien. Das Angebot reicht von Postern in verschiedensten Formaten bis hin zu Wandbildern in Fine-Art-Qualit盲t. Der Dienstleister setzt dabei auf echtes Fotopapier. 鈥濪as ist im Galeriemarkt gelernte Kunst鈥�, sagt Nieswandt.
WhiteWall ist ein Multi-Channel Unternehmen, das hei脽t alle Produkte gibt es offline und online. Neben Gesch盲ften, die WhiteWall betreibt, 16 davon als Shop im Shop, gibt es acht eigene L盲nderwebseiten. Produziert wird zentral in Frechen bei K枚ln. 鈥濨ei unseren Websites ist es immens wichtig, dass die nachgelagerten Prozesse problemlos im Hintergrund laufen鈥�, sagt Nieswandt.
Seit 2019 ist WhiteWall Teil der CEWE-Gruppe
Im Jahr 2019 wurde WhiteWall von CEWE 眉bernommen, dem europ盲ischen Marktf眉hrer im Fotofinishing. 鈥濬眉r unsere IT-Systemlandschaft hat das bedeutet, dass wir wegen der Losl枚sung von unserem ehemaligen Partner, der Galerie-Kette Lumas, in ein neues ERP- System investieren mussten. Dabei wollten wir uns weiter auf die wesentlichen Dinge konzentrieren k枚nnen, n盲mlich auf die speziellen Anforderungen unserer Kunden鈥�, sagt der Gr眉nder. Es ging darum, die Automatisierung von Gesch盲ftsprozessen weiter voranzutreiben, ohne aber dabei den hohen handwerklichen Anspruch aus dem Blick zu verlieren.
Die Entscheidung f眉r ein neues ERP-System fiel auf die . WhiteWall hatte zuvor bereits zehn Jahre Erfahrung mit einer 麻豆原创-L枚sung gesammelt, die speziell auf die Anforderungen kleinerer und mittlerer Unternehmen zugeschnitten ist . 鈥濻o lag es f眉r uns auf der Hand, dass wir in das modernste, schnellste und flexibelste 麻豆原创-System im ERP-Markt investieren鈥�, sagt Nieswandt.
Im Zuge des Projekts wurden der Webshop und die Produktion 眉ber Standardschnittstellen angebunden. Nieswandt: 鈥濶un laufen der Einkauf, das gesamte Finanzwesen und das Controlling 眉ber 麻豆原创 in der Cloud. Wir sind dadurch absolut revisions- und prozesssicher, das ist f眉r die gesamte Unternehmensgruppe eine wichtige Anforderung.鈥� Nicht zuletzt spielte auch eine wichtige Rolle, dass CEWE selbst bereits 眉ber ein 盲hnliches System von 麻豆原创 verf眉gte. Nieswandt: 鈥濪ie Integration mit dem ERP-System von CEWE ist fantastisch gelaufen.鈥�
Einbindung aller Teams bei ERP-Umstellung
Die Einf眉hrung bei WhiteWall sei dabei nicht nur ein IT-, sondern auch ein Change-Management-Projekt gewesen. Wegen der Corona-Krise konnten die Mitarbeiter die neue ERP-Software zun盲chst nur per Videokonferenz kennenlernen. 鈥濿盲hrend der Einf眉hrung des Projekts 眉ber verschiedene Standorte hinweg haben wir ganz neue Prozesse entwickelt鈥�, sagt Nieswandt. 鈥濪abei haben wir es zeitlich sehr sportlich genommen. Durch die mit strukturierten und l枚sungsspezifischen Verfahren f眉r die Einf眉hrung, bekamen wir komplett neue Perspektiven aufgezeigt, auch die Mitarbeiter in den Teams direkt einzubinden.鈥�
Nun sei das Unternehmen in der Lage, seinen Jahresabschluss viel schneller als je zuvor abzuschlie脽en. So habe der Abschluss f眉r das Jahr 2020 bereits nach drei Wochen testiert werden k枚nnen. Zuvor hatte der gleiche Prozess mehrere Monate gedauert.
Zus盲tzlich konnte WhiteWall dank 麻豆原创 seine Beschaffungsprozesse verbessern. 鈥濿ir haben jetzt ein verl盲ssliches Warenwirtschaftssystem 鈥� von der Bestellung bis zum Wareneingang 鈥� direkt an unsere Finance-Prozesse angebunden. 脺ber standardisierte Schnittstellen haben wir das ERP-System von 麻豆原创 in unsere Webshops und in unsere Produktionssoftware tief verankert. Das betrifft auch unseren US-Webshop und unsere Tochtergesellschaft in den USA, unser zweitwichtigster Markt. Dadurch k枚nnen wir auch die Inter-Company-Prozesse vollautomatisiert abbilden.鈥�
Echtzeitdaten aus der Cloud f眉r schnelle Entscheidungen
Weiterer Vorteil: Durch die Anbindung an die Business-Intelligence-L枚sung von verf眉gt das Management jetzt 眉ber eine viel bessere Datengrundlage, um Entscheidungen zu treffen. 鈥濿ir k枚nnen das zuk眉nftige Wachstum nun 眉ber Echtzeitdaten aktiv steuern und uns auf unsere Kunden besser konzentrieren鈥�, sagt Nieswandt. Die n盲chsten Schritte seien die Einf眉hrung eines Dokumentenmanagementsystems und die vertiefte Nutzung der Business Analytics Cloud von 麻豆原创.
鈥濪urch das weiter entwickelte Serviceangebot von 麻豆原创 und dem mit Einf眉hrungshilfen, Schulungsm枚glichkeiten und erweiterten Supportfunktionen haben wir die Implementierung innerhalb von sechs Monaten geschafft. Wir f眉hlten uns gut betreut und hatten die M枚glichkeit auf regelm盲脽ige Team-Meetings zur眉ckzugreifen. Alles in allem hat es gut funktioniert鈥�, sagt Nieswandt
鈥濻obald ein Kunde in einem der Webshops, national oder international, eine Bestellung t盲tigt, ist sie durch die Schnittstelle direkt an das neue ERP-System angebunden, das hei脽t, auch an die Zahlungsprovider und die Produktionssoftware. Entscheidend ist die Order to Cash Schnittstelle, die es uns erm枚glicht, die Zahlungen in Echtzeit nachzuverfolgen.鈥�
Cloud ERP sorgt f眉r stabile Prozesse im Hintergrund
Dann werde die Produktion gestartet, der Lieferschein und die Rechnung via ERP-System geschrieben 鈥� bis hin zu allen f眉r den internationalen Versand ben枚tigten Unterlagen. Nieswandt: 鈥濽nsere Auftr盲ge sind erst erledigt, wenn der Auftrag beim Kunden ankommt.鈥� Hier geht die Reise 眉ber das Tracking weiter bis zum Abliefernachweis. Nieswandt lobt die neue L枚sung: 鈥濻eitdem wir damit arbeiten, ist die Abwicklung der Auftr盲ge wesentlich ruhiger geworden. Die Prozesse laufen stabil im Hintergrund.鈥�
Durch die Neueinf眉hrung m眉ssen die Produktionsmitarbeiter nicht mehr auf die Begleitpapiere warten. Alle Dokumente f眉r den Versand, wie Rechnung, Frachtschein und Ausfuhrbegleitdokument sind sofort verf眉gbar. Die Effizienzsteigerung sei enorm. 鈥濪ie Mitarbeiter finden es hervorragend, weil sie sich wirklich auf ihre Arbeit konzentrieren k枚nnen und sich nicht mit der Prozessabwicklung besch盲ftigen m眉ssen鈥�, sagt der Gr眉nder. Und weiter: 鈥濿ir glauben fest daran, dass in der Cloud die Zukunft liegt. Wir gehen dabei nicht nur mit unserem neuen ERP-System in die Cloud, wir denken auch dar眉ber nach, viele unser anderen Systeme in die Cloud zu verlagern.鈥�
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