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La transformación digital en tiempos de cambio

La tecnología desempeña un papel fundamental a la hora deÌýgestionar los gastos de los empleados de forma inteligente, reduciendo el fraude interno y cumpliendo con las obligaciones tributarias.Ìý

La tendencia actual en gastos de viaje

Tras unos meses de incertidumbre en los que la movilidad se redujo a mínimos nunca antes vistos, las empresas recuperan poco a poco la normalidad. La pandemia, no obstante, haÌýfuncionado comoÌýpunto de inflexión en los viajes de negocios y la gestión deÌýlosÌýgastos por desplazamiento.ÌýÌý

Las empresas han tenido queÌýadaptar sus políticas internas para mejorar la seguridad en los viajes, pero, a su vez,Ìýesta nueva realidad tambiénÌýlasÌýhaÌýconducidoÌýaÌýreplantearse la necesidad de optimizarÌýlosÌýprocesosÌýde gestión. La innovación se ha revelado como la base indiscutible paraÌýllevarÌýunÌýcontrol de gastos más eficazÌýen el futuro.ÌýÌý

Según unÌýÌýrealizado porÌýForresterÌýConsulting,Ìýla mayoría deÌýlasÌýempresas encuestadas reconoció que utilizaÌýherramientas desactualizadas para la gestión deÌýlosÌýgastosÌýde viaje. La escasa »å¾±²µ¾±³Ù²¹±ô¾±³ú²¹³¦¾±Ã³²Ô de este apartado implica una gran carga deÌýtareas manuales poco productivasÌýpara los departamentos de contabilidad yÌýdirección.Ìý

Del informe se deduce laÌýnecesidad de acelerar el paso hacia laÌýtransformación digitalÌýde las empresasÌýenÌýposÌýdeÌýoptimizar estos procesos. LasÌýsoluciones °Õ&²¹³¾±è;·¡Ìýno solo ayudan a aumentar la eficiencia en la gestión, sino queÌýlosÌýdatos yÌýlosÌýanálisis de KPIÌýpueden contribuir aÌýplanificar mejor los viajesÌýy a lograr unaÌýóptima experiencia delÌýempleado.Ìý

Los gastos de empleados en las empresas y la »å¾±²µ¾±³Ù²¹±ô¾±³ú²¹³¦¾±Ã³²ÔÌý

Cada empresa utiliza unÌýmodelo de control de gastosÌýacordeÌýcon sus necesidades, así comoÌýal tipo de viajes y desplazamientos de sus empleados. En líneas generales, losÌýmodelos básicos de gestión T&EÌýson tres:Ìý

Gasto fijo para dietas y viajes

Este modelo se basa en unaÌýcantidad máxima que es fijada por la empresa. El trabajador tiene la libertad de distribuir la asignación como mejor considere y no necesita justificar sus gastos.ÌýÌý

La ventaja para la empresa es queÌýreduce las tareas de control de gastosÌýdeÌýlosÌýempleados, tales comoÌýlaÌýrevisión yÌýlaÌývalidación. Como contrapartida, seÌýrenuncia a un control exacto de los recursos, lo que puede ir en contra de los propios intereses de la compañía.Ìý

Gastos justificados mediante comprobante

En las empresas que utilizan este modelo, el empleado debe justificar cada gasto realizado mediante laÌýpresentación de la correspondiente facturaÌýo comprobante.ÌýÌý

Los gastos deÌýlosÌýempleados quedan debidamente anotados y seÌýreembolsan con exactitud,Ìýpor lo que no hay riesgo de fraude ni de desvío. La desventaja de este modelo es que resultaÌýpoco práctico tanto para los empleados como para el departamento de contabilidad, que debe gestionar manualmente cada comprobante aÌýmenosÌýque se utilicen soluciones digitales que eliminen la necesidad de usar tickets en papel.Ìý

Modelos mixtos para el control de gastos

Los dos modelos anteriores se pueden utilizar de manera combinada en algunos casos. Puede haber unaÌýcantidad máxima de gastos en dietasÌýy controlar otros gastos, por ejemplo, kilometraje, mediante comprobantes.ÌýÌý

LaÌý»å¾±²µ¾±³Ù²¹±ô¾±³ú²¹³¦¾±Ã³²ÔÌýayuda a las empresas aÌýgestionar de manera integrada y con mayor control los viajes,ÌýlosÌýproveedores preferidos,ÌýlasÌýtarifas,ÌýlasÌýdietas yÌýelÌýkilometraje en una sola plataforma.ÌýÌý

Utilizar unaÌýherramienta digital única para la gestión de los viajes corporativosÌýpresenta importantes ventajas para la empresa y para los empleados que realizan estos desplazamientos:Ìý

• Los empleadosÌýcontrolan mejorÌýsus gastos.Ìý
• El sistema deÌýreembolso de kilometraje y dietasÌýse simplifica.Ìý
• LaÌýreserva de billetes, alojamientos y vehículos es más eficiente.Ìý
• La necesidad deÌýacumular y contabilizarÌýfacturas en papel desaparece.Ìý
• LosÌýcálculos se automatizan,Ìýevitando errores humanos y fraudes.Ìý

Resulta evidente que el uso deÌýunaÌýherramienta integrada para gestionar viajes y dietas simplificaÌýlos procesos y proporcionaÌýunÌýmayor control de gastos. Ahora bien,Ìý¿cómo debería ser esa solución digital para la gestión T&E?Ìý

La automatización inteligente del control de gastos

Una solución adecuada para el control de gastos debe ser capaz deÌýautomatizarÌýlosÌýprocesos a partir de una base de datos unificadaÌýque garantice la precisión y evite errores humanos.ÌýÌý

De esta forma, se optimizan los procesos hasta tal punto que los empleados pueden tener aprobados sus gastos de viaje incluso antes de su regreso. LasÌýÌý comoÌýConcurÌýcÌýpermitenÌýestablecer flujos de aprobación de gastos, reglas de validación de facturas, notificaciones y recordatoriosÌýde forma rápida y sencilla.ÌýÌý

Los empleados que realizan viajes corporativos pueden tener elÌýcontrol desde su dispositivo móvil o en su PC. Gracias al escaneado, alÌýalmacenamiento seguro en la nubeÌýy a la firma digital, pueden prescindir de los recibos en papel y evitar el riesgo de extravío.Ìý

Principales funciones de una herramienta de gestión de gastos de viaje

La gestión eficaz de los gastos de viaje requiere una herramienta completa, potente, segura yÌýcapaz de dar respuesta a las necesidades de la empresa.ÌýUnaÌýsolución T&EÌýdebeÌýagilizar las tareas del departamento de contabilidad y los trámites para el empleado.ÌýÌý

Así pues, a la hora de elegir la herramienta más adecuada para la gestión de gastos de viaje, conviene asegurarse de que posea funcionesÌýesenciales como las siguientes.Ìý

1.ÌýCompatibilidad entre plataformas

Las soluciones °Õ&²¹³¾±è;·¡ÌýseÌýdeben poderÌýintegrar con el resto deÌýlasÌýherramientas de gestión que utilice la empresa, comoÌýERP o CRM. Un plus muy valorable es que elÌýsoftwareÌýsea multilingüe y estéÌýadaptadoÌýa las normativas de los diferentes países,Ìýalgo fundamental para recuperar el IVA de los viajes internacionales.ÌýÌý

2.ÌýAutomatización de procesos

LaÌýÌý(IA), la automatización de procesos y el aprendizaje automáticoÌýson las tecnologías que ya están en marcha para ayudar a las empresas a optimizar los datos.ÌýÌý

La movilidad ya no es un problema si los empleados pueden utilizar suÌýsmartphoneÌýpara gestionar tareas como reservas de alojamiento, organización de itinerarios o escaneado yÌýalmacenamiento en la nube de sus facturas.Ìý

3.ÌýSeguridad de los datos

LaÌýciberseguridad debe ser una prioridad en cualquier empresa,Ìýsin importar cuál sea su sector y su tamaño. Las amenazas informáticasÌýson una realidadÌýyÌýcausanÌýpérdidas millonarias cada día.Ìý

Las soluciones de control de gastosÌýdeben contarÌýconÌýprotocolos de seguridad avanzados,Ìýdetección de fraudeÌýyÌýcopias de seguridad actualizadasÌýpara prevenir ataques externos y amenazas internas.Ìý

4.ÌýMétodos de pago avanzados

Una de las principales ventajas de contar con unÌýÌýdeÌýlosÌýempleados es que permiteÌýagilizar tareas, reducir tiempos y mejorar la productividad.ÌýÌý

Integrar los pagos con los informes de gastosÌýevita los tediosos procesos manuales de envío y reembolso. Por otra parte, las empresas que realizan negocios internacionales necesitanÌýsoporte para transacciones globalesÌýcon diferentes divisas e impuestos.ÌýÌý

5.ÌýAplicaciones móviles

Facilitar la movilidad cobra pleno sentido cuando hablamos de gastos de viaje, alojamiento y dietas. LosÌýdispositivos móviles ofrecen la posibilidad de registrar sus gastos,Ìýreservar viajes y pagar, entre otras opciones.ÌýÌý

Algunas herramientas digitales T&E cuentan con funcionalidades para la gestión de losÌýgastos de los empleados desde el dispositivo móvil, lo cualÌýagiliza las gestiones y mejora la experiencia del viaje de negocios.ÌýÌý

6.ÌýFacilidad de uso

La facilidad de uso es fundamental en cualquier herramienta digital. Las soluciones de control de gastosÌýno deberían ser una excepción.ÌýContar con una interfaz amigable e intuitiva favorece el aprendizajeÌýde su uso y contribuye a agilizar aún más las tareas.ÌýÌý

La solución T&E idónea debería disponer de funcionalidades sofisticadas en suÌýdesarrollo,Ìýpero sencillas en su manejo.ÌýÌý

7. Gestión de riesgos de viaje

El departamento de recursos humanos vela por el cumplimiento de las políticas de prevención de riesgos laborales. Los viajes corporativos deberían incluir funcionalidades que ayudenÌýaÌývalorar yÌýaÌýgestionar los riesgos de viaje.ÌýÌý

Algunos ejemplos de su uso son el acceso a la ubicación en tiempo real, las alertas de seguridad meteorológica y la información sobre itinerarios.Ìý

8.ÌýAnálisis e informes de viajes

Los viajes corporativos deben ser rentables para las empresas. Las funciones deÌýanálisis y generación de informesÌýson grandes aliadas para los departamentos financieros y de contabilidad.ÌýÌý

Con ellas se puede obtener unaÌývisión global de los viajes, los gastos y el ROI. De esta forma, se pueden desarrollar estrategias para optimizar la gestión general de los viajes de empresa.Ìý

Claves a recordar en el control de viajes y gastos

La automatización de procesos es una de las ventajas de las tecnologías inteligentes que tienen a su disposición las empresas. ·¡±ôÌýimpulso hacia la transformación digital integralÌýtiene como objetivoÌýoptimizar los recursos para lograr mejores resultados de negocio.ÌýÌý

Tradicionalmente, los gastos de viaje se contabilizaban de forma manual, lo que supone una gran inversión de tiempo con muy poca productividad.ÌýLas herramientas de control de gastos simplifican el proceso y evitan errores.Ìý

Los viajes corporativos no pueden quedar al margen de la rentabilidad. LasÌýsoluciones T&EÌýpermiten planificar agendas más completas, organizar rutas eficaces, mejorar el control de gastos, agilizar su reembolso y recuperar el IVA, entre otras funciones.ÌýÌý

La documentación en papel, los cálculos manuales y la falta de transparencia pertenecen al pasado.ÌýLa gestión digital ahorra tiempo, minimiza errores y agiliza tareasÌýponiendo el foco en laÌýoptimización delÌýgasto.Ìý

LasÌýsoluciones paraÌýelÌýcontrol de gastosÌýde Â鶹ԭ´´Ìýse integran con otras plataformas,Ìýsincronizando los datos en tiempo real y automatizando la gestión empresarial de principio a fin.ÌýÌý

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