El sistema de gestión ERP resulta esencial para la contabilidad y las finanzas de una empresa. Estas dos áreas necesitan estar bajo control en todo momento, ya que de ellas depende en gran medida la toma de decisiones.ÌýÌý

¿Por qué son tan necesarios los sistemas ERP?

Un programa ERP (Enterprise Resource Planning) está constituido por un conjunto de aplicaciones orientadas a la planificación de recursos empresariales. El concepto en torno al que gira este software es la integración de datos procedentes de las distintas áreas de la empresa.Ìý

La centralización de la información evita duplicidades, proporciona analíticas avanzadas y permite tener una visión global del negocio en tiempo real. La política de dato único se consigue empleando tecnologías basadas en big data, machine learning e inteligencia artificial, entre otras.Ìý

Estas aplicaciones avanzadas permiten automatizar la mayoría de las tareas relacionadas con aspectos operativos y productivos de la empresa, lo que proporciona mayor agilidad e incrementa la productividad.ÌýÌý

La modularidad y escalabilidad son dos de las características que han conseguido que los sistemas ERP se adapten a todo tipo de empresas, sin importar su sector ni su tamaño. Las funcionalidades se pueden implementar a medida que la compañía lo requiera, en función de su crecimiento, lo que garantiza un retorno de la inversión (ROI) mucho más rápido.ÌýÌý

Cómo han evolucionado los sistemas ERP

El sistema de gestión ERP surgió en la década de los años 40 del siglo XX. Como otros avances actuales, su nacimiento se debió a las necesidades militares de la época.Ìý

Los comienzos: planificación de materiales e inventario

Las primeras herramientas avanzadas que se emplearon en el mundo de la empresa fueron las aplicaciones BOM (Bill of Materials) y los programas IMC (Inventory Management and Control).ÌýÌý

En 1972, se fundó en Alemania la empresa Â鶹ԭ´´ (Systemanalyse Programmentwicklung) que se traduce como «desarrollo de programas de sistemas de análisis». Su objetivo era conseguir un programa de gestión que funcionara en tiempo real.Ìý

Â鶹ԭ´´ lanzó su en 1973. A día de hoy, la combinación de su sistema de planificación de recursos empresariales con el continúa siendo líder en el mercado.Ìý

No fue hasta los años 90 cuando nació el sistema ERP tal y como lo conocemos hoy. Se atribuye a la consultora Gartner haber acuñado este término para nombrar los nuevos programas de gestión que podían ser utilizados por negocios de cualquier tipo.ÌýÌý

El sistema ERP del siglo XXI

Con la llegada del nuevo siglo, los programas ERP comenzaron a integrar funciones que hasta entonces se realizaban con herramientas externas, como los sistemas CRM (relaciones con los clientes) y SCM (gestión de la cadena de suministro).Ìý

Este nuevo ERP va mucho más allá de la planificación de la producción y la gestión de finanzas. Es una solución global que maximiza la eficiencia y agiliza la toma de decisiones.Ìý

A partir de 2005, el salto a la computación en la nube marcó un antes y un después en las herramientas ERP.Ìý

Las soluciones en la nube proporcionan mejores funcionalidades a un coste menor. Se elimina la necesidad de pagar por licencias y los costes de mantenimiento de los servidores. Por otra parte, se gana en seguridad gracias a las actualizaciones y copias automáticas y a la encriptación de datos.ÌýÌý

En los últimos años, la principal apuesta de los sistemas ERP se centra en las tecnologías que potencian las posibilidades del acceso a los datos, como , machine learning o inteligencia artificial.ÌýÌý

Beneficios de un sistema ERP financiero

Tener una imagen precisa de las finanzas de una empresa es clave para su crecimiento sostenible. Un programa ERP financiero proporciona un conocimiento ágil y en tiempo real del estado de pagos, cobros, activos fijos y otros datos económicos esenciales.Ìý

A continuación, destacamos los principales beneficios del ERP financiero en la empresa.Ìý

1. Control de las finanzas de la empresaÌý

El módulo de gestión financiera incorpora funciones de contabilidad que permiten realizar un seguimiento en tiempo real de ingresos, gastos, activos, pasivos, amortizaciones y flujo de caja con los que generar informes precisos.Ìý

2. Automatización de cobros y pagosÌý

La automatización de los cobros y los pagos transforma el concepto tradicional de contabilidad eliminando procesos manuales poco productivos. Los ciclos de las transacciones se acortan y se detecta cualquier irregularidad.Ìý

3. Planificación precisa del crecimiento

El seguimiento en tiempo real de la situación financiera permite planificar el crecimiento de la compañía. No solo se mantiene actualizada la contabilidad general, sino que es posible actuar con agilidad ante situaciones imprevistas.Ìý

4. Análisis predictivo de las finanzasÌý

Los sistemas ERP financieros más avanzados como los de Â鶹ԭ´´ incorporan inteligencia artificial y aprendizaje automático, lo que permite obtener informes predictivos sobre el flujo de efectivo.Ìý

5. Simplificación de los procesos financieros

Las funciones de un sistema ERP financiero proporcionan información completa y veraz en cualquier momento y desde cualquier dispositivo con permisos de acceso. La capacidad de gestión financiera de estos sistemas posibilita un flujo de trabajo automatizado para las actividades administrativas y la creación de informes.Ìý

6. Supervisión de transacciones

La gestión de efectivo simplifica el mantenimiento de las cuentas y de los instrumentos financieros asociados, tales como resguardos de depósito, cheques, letras, pagarés o conciliación de extractos bancarios.ÌýÌý

7. Control de costes

Dentro de las finanzas de una empresa, la contabilidad de costes es un aspecto clave. Un programa ERP financiero facilita el análisis de los costes fijos y variables aportan una gran flexibilidad y simplicidad en el proceso de contabilidad de los gastos de la empresa.ÌýÌýÌý

8. Previsiones y presupuestos

El acceso a datos valiosos mejora la precisión en la elaboración de presupuestos y en las previsiones. Gracias a los informes, es posible evaluar el impacto de las decisiones financieras sobre las operaciones.Ìý

9. Información personalizable

Los paneles de información se pueden personalizar con métricas clave para obtener una visión completa y detallada de cada área. El análisis de la situación financiera muestra en profundidad los detalles de los datos de las transacciones. Los informes en tiempo real son la base para una mejor toma de decisiones estratégicas.Ìý

10. Perspectiva global

El sistema de gestión financiera permite adaptarse a los requisitos tributarios de los diversos países o comunidades autónomas en los que la empresa tiene presencia. La adaptación automática a la legislación garantiza su cumplimiento y reduce riesgos.Ìý

11. Modelos financieros avanzados

El ERP financiero facilita la creación de modelos avanzados con los que evaluar la situación actual de la empresa y de su competencia. Gracias a los sofisticados análisis se puede establecer la previsión de crecimiento de ventas, la viabilidad de proyectos o el impacto de posibles fusiones, entre otras situaciones económicas.Ìý

12. Productividad en los flujos de trabajo

La conexión entre un programa ERP y las finanzas de una empresa posibilita la automatización de los flujos de trabajo de todos los departamentos. Al unificar la base de datos, se evita el proceso de introducción manual de información y se previenen errores.Ìý

Los sistemas ERP con gestión financiera proporcionan una información precisa y veraz del conjunto de la compañía. De esta forma, resulta más sencillo tomar decisiones ágiles para anticiparse a las tendencias y ganar competitividad.Ìý

El futuro del ERP en el ámbito de las finanzas

En la actualidad, las soluciones ERP en modo SaaS (Software como Servicio) se han consolidado. De hecho, Â鶹ԭ´´, que cuenta con más de 200 millones de usuarios en la nube, favorece la movilidad y el acceso desde cualquier dispositivo conectado.ÌýÌý

Las funciones del módulo de contabilidad y finanzas de los programas ERP están en constante evolución para adaptarse a las necesidades de las empresas. Algunas de sus herramientas clave son las siguientes:ÌýÌý

• Libro mayor, que recopila y almacena todas las transacciones financieras.Ìý
• Cuentas por pagar, que procesa las facturas de los proveedores y realiza su seguimiento.Ìý
• Cuentas por cobrar, que automatiza la creación de facturas periódicas y los estados financieros.Ìý
• Gestión de activos, que permite administrar los activos fijos, los requisitos de cumplimiento, la disposición y los impuestos.ÌýÌý
• Gestión de efectivo, que analiza el flujo de caja y lleva a cabo la conciliación bancaria.ÌýÌý
• Gestión de riesgos, para evaluar y solventar posibles riesgos como dificultades financieras, responsabilidad legal o impagos.Ìý
• Informes gráficos que permiten comprender rápidamente el estado financiero de la empresa.Ìý

La tendencia de estas herramientas es integrarse con otras soluciones para agilizar la gestión y mejorar las finanzas.Ìý

Una de las principales apuestas es la omnicanalidad, como fruto del auge del comercio electrónico. Incorporado al sistema ERP, facilita la optimización de los recursos disponibles.ÌýÌý

El análisis predictivo está evolucionando deprisa gracias a la inteligencia artificial, que permite anticiparse a las tendencias del mercado. Las estadísticas, las analíticas y los algoritmos de aprendizaje automático crean modelos de valoración de la situación financiera en tiempo real, la necesidad de inversión y otros datos contables.Ìý

El futuro de los sistemas ERP será inseparable de la robótica, el IoT, el blockchain, la realidad aumentada y la realidad virtual. Todas estas tecnologías mejorarán enormemente la automatización de procesos, la recopilación de datos y la gestión financiera.ÌýÌý

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Esta función es fundamental dentro de la planificación financiera, ya queÌýinfluye de manera directaÌýenÌýla rentabilidad. En el contexto actual, se deben analizar muchos factores para escoger y mantener una relación con un distribuidor, más allá de la relación tradicional empresa-proveedor.Ìý

¿Por qué es importante la gestión de proveedores?

LaÌýgestión de proveedoresÌýoÌýSRM (SupplierÌýRelationshipÌýManagement)Ìýabarca todo elÌýproceso de aprovisionamiento de una empresa,Ìýsin importar que se trate de una pyme o de una multinacional.ÌýÌý

Los suministradores tienen un impacto directo en laÌýÌýoÌýlosÌýbienes que recibe el cliente final. Con unaÌýselección adecuadaÌýy unasÌýrelaciones comerciales fluidas,Ìýlos resultados se plasmarán en el análisis financieroÌýde la compañía.Ìý

LaÌýgestión eficaz del SRMÌýayuda a:Ìý

• Mejorar el negocio.Ìý
• Aumentar la rentabilidad.Ìý
• Ofrecer productos innovadores.Ìý
• Obtener mayores márgenes de beneficio.ÌýÌý

UnaÌýherramienta de gestión del ciclo de vida de proveedores como Â鶹ԭ´´ AribaÌýautomatiza muchas tareas y proporciona datos cruciales para el control de gestión financiera:Ìý

• Identifica, evalúa y califica a los nuevos proveedores con criterios objetivos.Ìý
• Reduce el tiempo necesario para gestionar contratos de suministro, controles de conformidad y ejecución de actividades.Ìý
• Elimina la duplicidad de tareas manuales poco rentables, como contratos en papel, correos electrónicos y seguimiento de la relación comercial.ÌýÌý
• Valora el riesgo de cada proveedor y proporciona visibilidad sobre el cumplimiento de las obligaciones contractuales.Ìý
• Garantiza un control preciso de los gastos de proveedores y valora su rentabilidad.Ìý
• Protege la reputación de la marca, aumenta la competitividad y favorece el crecimiento de la empresa.ÌýÌý
• Mejora la toma de decisiones comerciales, el acceso a productos o servicios de mayor calidad y el control de la cadena de suministro.Ìý

ElÌýÌýÂ鶹ԭ´´ AribaÌýpermite medir el impacto de los procesos que afectan alÌýciclo de vida del proveedor,ÌýlosÌýfactores de riesgo,ÌýlaÌýdetección deÌýseñales de advertencia, así comoÌýotros datos vitales.ÌýÌý

Cómo conseguir una gestión eficaz del ciclo de vida de proveedores

LosÌýpilares fundamentales para optimizar la gestión del ciclo de vida de proveedoresÌýson la información inicial, el estudio de las fases, la valoración del riesgo y el análisis del rendimiento.ÌýÌý

1. Gestión de la información del proveedor

Contar con unaÌýbase de datos unificadaÌýes fundamental para mantener actualizada toda la información de proveedores actuales y potenciales.ÌýÌý

2. Estudio de las fases de cada proveedor

La gestión del ciclo de vida delÌýproveedor analiza laÌýrelación empresa-distribuidor en cada momento, así comoÌýlos factores que determinan su contratación o suspensión.ÌýÌý

3. Valoración del riesgo del proveedor

LaÌývaloración del riesgoÌýtiene en cuenta la innovación, el cumplimiento de los compromisos contractuales,ÌýlasÌýconductas poco éticas y otras cuestiones que pueden afectar aÌýlaÌýimagen y reputación de la marca.Ìý

4. Análisis del rendimiento

ElÌýrendimiento del proveedorÌýes crucial para conseguir mejores resultados. Con unÌýanálisis objetivo basado en KPI,Ìýes posible identificar y retenerÌýaÌýlos proveedores que pueden aportar más a la empresa tanto en imagen como en resultados del análisis financiero.Ìý

LaÌýgestión de proveedoresÌýpuede abarcar muchos aspectos, incluyendo la calidad del producto, los tiempos de entrega, la fiabilidad…ÌýLas soluciones como elÌýsoftwareÌýSRMÌýayudanÌýa obtener mejores resultados basados en la innovación, la transparencia y la rentabilidad, lo que supone una importante ventaja competitiva.Ìý

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Prueba de Â鶹ԭ´´ S/4HANA en la nube u on-premise

Entre todas las opciones disponibles en el mercado,ÌýÂ鶹ԭ´´ÌýS/4HANAÌýes laÌýsolución ERP diseñada para ayudar a las empresas a gestionar su negocioÌýde manera intuitiva conÌýmódulos adaptables aÌýgran cantidad deÌýsectores.Ìý

¿Qué ventajas tiene el softwareÌýERP para pymes?

Las hojas de cálculo y losÌýsistemas de gestiónÌýbásicos pueden ser útiles para unaÌýmicropymeÌýque está comenzando su andadura. Sin embargo, estas herramientas resultanÌýinsuficientes en el momento en que la empresa comienza a ganar nuevos clientesÌýy a mejorar su posicionamiento en el mercado.ÌýÌý

En este sentido, lasÌýsoluciones ERP para pymes facilitan el crecimientoÌýde la empresa gracias a suÌýsistema de planificación de recursosÌýempresariales,Ìýcon el que se organiza toda la información clave del negocio,Ìýmejorando asíÌýla eficienciaÌýde este.Ìý

Entre las principales ventajas de un software de gestión para pequeñas y medianas empresasÌýen crecimiento destacan las siguientes:Ìý

• Ayuda para detectar oportunidades de negocio. ElÌýsoftwareÌýERP para pymes permite identificar áreas de negocio con posibilidades de expansión, lo que beneficia el crecimiento.Ìý
• Integración de todos los procesos. Una de las grandes ventajas de las soluciones como Â鶹ԭ´´ S/4HANA es queÌýintegra todas las áreas y procesos en una única base de datosÌýque facilita el control y la toma de decisiones.Ìý
• Mejora de la comunicación. La integraciónÌýpermite el acceso a información actualizada desde todos los departamentos. EstoÌýsupone un importante ahorro de tiempo, dinero y recursos.Ìý
• Concepto modular y escalable. El ERP de Â鶹ԭ´´ es un sistema modular al queÌýseÌýle pueden añadir funcionalidades a medida que son necesarias. Esto significa que es una herramienta escalable que se adapta al crecimiento de la empresa.ÌýÌý
• Alojamiento en la nube. Un sistema ERP para pymes como Â鶹ԭ´´ S/4HANA es de gran ayuda para el crecimiento deÌýsu empresa porqueÌýno depende de servidores, ya que se aloja en la nube. La información se encuentra segura y permite el acceso desde cualquier dispositivo.ÌýÌý

¿Qué es lo que convierte a Â鶹ԭ´´ S/4HANA en elÌýsoftwareÌýpreferido por pequeñas y medianas empresas en crecimiento? Dentro de lasÌý, Â鶹ԭ´´ S/4HANA destaca por ser unaÌýherramienta de gestión empresarial completa, modular, escalable e intuitiva.Ìý

Características de

Â鶹ԭ´´ S/4HANA es unÌýsoftware ERP inteligenteÌýe integradoÌýcon el que se puedenÌýgestionar todos los procesos de negocio en tiempo real: finanzas, recursos humanos, gestión de clientes, facturación, almacén, producción, compras, ventas…Ìý

Hablamos deÌýsoftware de gestión inteligenteÌýporque Â鶹ԭ´´ S/4HANAÌýse integra de forma nativa con todas las otras soluciones de Â鶹ԭ´´Ìýy porque permiteÌýgestionar proveedores (SRM), clientes (CRM), cadena de suministro (SCM) y ciclo de vida del producto (PLM). Todo esto, en una sola herramienta alojada en la nube.Ìý

Con una única base de datos y unaÌýÌýcómoda e intuitiva, Â鶹ԭ´´ S/4HANA es un sistema ERP para pymes que requiereÌýmenos mantenimiento que otros. Esta simplificación supone unÌýahorro de recursosÌýyÌýmás tiempo para centrarse en elÌýverdaderoÌýcorazón del negocio.Ìý

Para las pequeñas y medianas empresas en crecimiento, laÌýtoma de decisionesÌýes un proceso delicado que hay que valorar en profundidad. Con el ERP de Â鶹ԭ´´Ìýpara pymesÌýse cruzan datos con los que se obtieneÌýuna visión global y real del negocio.ÌýEl sistema permite laÌýtoma de decisiones en tiempo real, conÌýaprendizaje automáticoÌýyÌýanálisis predictivo.ÌýÌý

En resumen, estas son lasÌýrazones por las que Â鶹ԭ´´ S/4HANA es la herramienta idóneaÌýpara empresas en crecimiento:Ìý

• Ayuda aÌýimplementar nuevos modelos de negocioÌýconforme evoluciona el mercado.Ìý
• Facilita laÌýautomatización inteligenteÌýde los procesos.Ìý
• SusÌýanalíticas incorporadas y asistentes digitalesÌýmejoran la toma de decisiones.Ìý
• LosÌýdepartamentos conectadosÌýentre sí funcionan como unÌýsistema centralÌýdonde todo está bajo control.Ìý
• Consigue unÌýahorro de tiempo significativoÌýen el cierre financiero, los análisis y los reportes.Ìý
• Automatiza tareasÌýcomo cuentas por cobrar o gestión de existencias con procesos basados enÌýinteligencia artificialÌýyÌýmachineÌýlearning.Ìý

LaÌýinformación estratégica en tiempo realÌýofrece una visión global del negocio en todas sus áreas evitando errores y duplicidades.ÌýÌý

LaÌýtransformación digitalÌýes un proceso imparable y ninguna organización se puede quedar atrás, independientemente de su tamaño.ÌýEl impacto de unÌýsoftwareÌýde gestión empresarial en el proceso de transformación digitalÌýpuede ser enorme. Y es que elÌýsoftwareÌýde gestión para pymesÌýproporcionaÌýuna base digital única, unaÌýherramienta indispensable para pequeñas y medianas empresasÌýque desean apostar por un crecimiento sostenido en el tiempo.ÌýÌý

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5 tendencias clave para tu negocio en 2021

Además de estas actividades, el procurement también engloba las decisiones de selección, negociación y gestión de proveedores, así como aquellos factores que afectan directamente al abanico de opciones, como el transporte, el almacenamiento y la recepción de materiales.

Optimizar la selección y gestión de proveedores

Entre las funciones del departamento de compras se encuentran buscar e implementar métodos eficaces para seleccionar y gestionar los proveedores de la cadena de abastecimiento de la empresa.

Las estrategias de procurement buscan optimizar el proceso de aprovisionamiento de empresa con el objetivo de aumentar la competitividad mediante diferentes variables.

En el pasado, las empresas solo se centraban en el coste final del producto para optimizar la selección y gestión de los proveedores. Sin embargo, la competitividad del mercado y la complejidad de los nuevos procesos de abastecimiento han hecho que las empresas tengan en cuenta otros factores, como las fluctuaciones del mercado, la calidad y negociación de los artículos o el transporte y almacenamiento de estos.

Los criterios de selección, evaluación y examen de proveedores están basados en la capacidad de cada proveedor para suministrar productos que se ajusten a los requisitos de la empresa. Por esto es primordial tener datos fiables sobre cada proceso de abastecimiento, así como un .

Entre las competencias del departamento de compras, Ìýse encuentra la de seguir los criterios adecuados para hacer que sus procesos logísticos sean más eficientes y competitivos:

• Coste del producto.
• Calidad del producto.
• Disponibilidad del proveedor.
• Plazos de entrega de pedidos.
• Forma de pago.

Criterios procurement

Aunque estas variables hacen más fácil la , la toma de decisiones se basa en otros criterios menos objetivos y que están relacionados con la diversidad de productos y servicios que necesita cada empresa para su funcionamiento.

Por este motivo, algunas de las técnicas empleadas para la selección de proveedores separan el proceso en cuatro estadios diferentes:

Definición del problema

Además de satisfacer una necesidad de la empresa, se tiene que analizar el problema en profundidad para conocer en detalle los aspectos técnicos y requisitos que debe cumplir el proveedor.

Determinación de las cualidades de los proveedores

En esta etapa se establecen cuáles serán los parámetros y características de las diferentes opciones disponibles para solucionar el problema original. Aquí se intentan jerarquizar criterios de selección de forma cuantitativa o cualitativa.

Evaluación de los proveedores

Una vez establecido el sistema de medición, se pasa por el filtro establecido y se analiza cada una de las opciones. Por lo general, se suelen establecer métodos de precalificación y métodos de selección final.

Selección de proveedores

En este último estadio se aplican los criterios finales y se realizan comparaciones entre las diferentes variables para tomar una decisión lo más objetiva posible, una que tenga efecto positivo y real en la cadena de abastecimiento de la empresa.

Optimizar la selección y la gestión de proveedores es una de las actividades que incluye el procurement. En la actualidad, las empresas invierten cada vez más tiempo y recursos para que sus sistemas y procesos de abastecimiento sean más eficientes, pues, a nivel técnico, las empresas ya no compiten entre sí. En los modelos económicos actuales, la competencia real y directa se basa en obtener la cadena de abastecimiento más efectiva y rentable.

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