Este no es un escenario futurista, sino una realidad al alcance de cualquier organización que adopte la �徱�����ٲ�������������ó�� certificada. Pero, ¿cómo funciona exactamente? ¿Por qué es tan importante para las empresas? Y, sobre todo, ¿cómo se implementa de manera eficaz?

¿Qué es la �徱�����ٲ�������������ó�� certificada?

La �徱�����ٲ�������������ó�� certificada es el proceso mediante el cual se convierten documentos físicos en formatos digitales que mantienen su validez legal y probatoria. Para que una empresa pueda sustituir el papel por un formato digital con validez legal ante cualquier requerimiento de la Agencia Tributaria u otros organismos, debe utilizar un software homologado que cumpla con una serie de requisitos técnicos y funcionales de obligado cumplimiento.

¿Cuáles son sus principales beneficios?

Una encuesta realizada por OpinionWay reveló que los empleados dedican, en promedio, 27 minutos a la elaboración de cada informe de gastos, y el 95% de ellos conserva todos los documentos de respaldo, como facturas o recibos. La �徱�����ٲ�������������ó�� certificada de estos documentos ofrece múltiples ventajas.

Ahorro de tiempo y aumento de productividad

Los empleados pueden escanear y guardar recibos en formato digital en el momento de su emisión, reduciendo significativamente el tiempo dedicado a la gestión de gastos.

Centralización y seguridad de datos

Los en una plataforma centralizada, facilitando su acceso y reduciendo el riesgo de pérdida.

Cumplimiento normativo

La �徱�����ٲ�������������ó�� certificada garantiza que los documentos digitales tengan la misma validez legal que sus versiones en papel, cumpliendo con las normativas de la Agencia Tributaria.

Reducción de costes y espacio de almacenamiento

Al eliminar la necesidad de almacenar físicamente los documentos, las empresas ahorran espacio y recursos asociados al manejo de archivos en papel.

¿Cómo implementar la �徱�����ٲ�������������ó�� certificada?

En el ámbito empresarial, la �徱�����ٲ�������������ó�� certificada de facturas es especialmente relevante. Este proceso permite a las empresas gestionar sus procesos contables de manera más eficiente, reduciendo el uso de papel y facilitando el almacenamiento y recuperación de documentos. Al de forma certificada, se asegura su validez legal y se simplifican procesos como la auditoría y la gestión de gastos.

1. Análisis de necesidades: Evaluar los tipos de documentos que se manejarán y las normativas legales aplicables en el sector o país correspondiente.​
2. Selección de tecnología adecuada: Optar por equipos de �徱�����ٲ�������������ó�� que garanticen una alta calidad de imagen y software homologado que permita la incorporación de metadatos y la gestión eficiente de los documentos digitalizados.​
3. Establecimiento de procedimientos internos: Definir protocolos claros para la �徱�����ٲ�������������ó��, almacenamiento y acceso a los documentos, asegurando la integridad y confidencialidad de la información.
4. Formación del personal: Capacitar a los empleados en el manejo de las herramientas y en las buenas prácticas de gestión documental digital.​
5. Colaboración con proveedores especializados: Contar con el apoyo de expertos en soluciones de �徱�����ٲ�������������ó�� certificada puede facilitar la implementación y garantizar el cumplimiento de los estándares legales y técnicos.

La �徱�����ٲ�������������ó�� como pilar estratégico

La �徱�����ٲ�������������ó�� certificada no solo optimiza la gestión documental, sino que forma parte de una estrategia más amplia de transformación digital. Adoptar soluciones digitales permite a las empresas mejorar la eficiencia operativa, reducir errores y garantizar el cumplimiento normativo en todas las áreas.

Beneficios de la �徱�����ٲ�������������ó�� empresarial

• Mayor eficiencia operativa: La automatización de procesos reduce tiempos y minimiza errores, permitiendo a los empleados centrarse en tareas de mayor valor añadido.
• Toma de decisiones informadas: El acceso a datos en tiempo real facilita decisiones más acertadas y alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa.​
• Mejora de la experiencia del cliente: Las herramientas digitales permiten personalizar la comunicación y anticiparse a las necesidades de los clientes, fortaleciendo su fidelidad.​
• Reducción de costes: La optimización de procesos y la eliminación de ineficiencias se traducen en una disminución de gastos operativos.​
• Mayor alcance y competitividad: Las empresas digitalizadas pueden expandirse a nuevos mercados y competir en igualdad de condiciones con organizaciones de mayor tamaño.

Optimiza la gestión documental con �鶹ԭ�� Concur

La �徱�����ٲ�������������ó�� certificada no solo mejora la eficiencia y seguridad de tu empresa, sino que también garantiza el cumplimiento normativo en la gestión de documentos y gastos. Con , puedes automatizar estos procesos de manera sencilla, asegurando la validez legal de cada recibo y factura digitalizada. De hecho, nuestra solución te permite integrar la �徱�����ٲ�������������ó�� certificada dentro de tu flujo de trabajo, reduciendo tiempos de gestión y optimizando recursos.

�����á��, está homologada por la AEAT y las diputaciones forales de País Vasco y Navarra, garantizando la validez legal de las copias digitales capturadas con su app. Con esta solución, tu empresa puede eliminar la necesidad de almacenar recibos físicos durante al menos cinco años, optimizando la gestión documental y asegurando el cumplimiento normativo.

¿Cómo funciona la tecnología de �鶹ԭ�� Concur?

�鶹ԭ�� Concur utiliza tecnologías avanzadas basadas en inteligencia artificial y machine learning para capturar y procesar automáticamente recibos, facturas y otros documentos financieros. Gracias a su aplicación móvil, los usuarios pueden digitalizar fácilmente los documentos en tiempo real, desde cualquier ubicación, asegurando una captura inmediata y precisa de la información.

Integración nativa con sistemas �鶹ԭ��

�鶹ԭ�� Concur está diseñado para integrarse de forma nativa y fluida con otros sistemas �鶹ԭ��, como �鶹ԭ�� ERP y �鶹ԭ�� S/4HANA. Esta integración permite una transferencia automática y en tiempo real de datos financieros y contables entre plataformas, eliminando errores manuales y reduciendo significativamente el tiempo necesario para conciliar gastos. Gracias a esta integración, se obtiene una visión unificada y precisa del gasto empresarial, mejorando la eficiencia operativa y facilitando la toma de decisiones basadas en datos consistentes y actualizada.

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Los viajes de negocios en tiempos de pandemia

Antes de la aparición de la COVID-19, casi un 25 % de los viajeros de todo el mundo se desplazaba por negocios. Entre visitas comerciales, asistencia a congresos y convenciones y viajes de incentivos, se producían en torno a 280 millones de desplazamientos.����

El año 2020 marcó un punto de inflexión que cambió el modo de relacionarse y de trabajar. El turismo de negocios o MICE (acrónimo en inglés de Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions/Events) fue el primer segmento que se vio afectado por las restricciones de movilidad.����

Según un estudio de , el volumen de viajes de negocios cayó más del 50 % respecto a 2019. La aceleración de la �徱�����ٲ�������������ó��, las videollamadas y las reuniones virtuales forzosas sustituyeron los viajes de empresa.��

Los viajes corporativos de las pymes españolas durante la crisis

El análisis de esta consultora identifica los sectores económicos más activos durante la pandemia. En este sentido, constata que en 2019 casi el 90 % de la inversión total en gastos de viaje correspondía a grandes y medianas empresas, aquellas con una facturación mínima de 50 millones de euros.��

Por el contrario, durante 2020 fueron las pymes las que generaron un mayor volumen de viajes corporativos, especialmente en determinados sectores de actividad.��

Estas diferencias se achacan principalmente a la implantación de políticas restrictivas en las grandes compañías en la gestión de las notas de gastos con el objetivo de conseguir una mayor contención del gasto de viajes de negocios. Por el contrario, las pequeñas empresas, más centradas en el comercio de proximidad, fueron más flexibles en lo referente a desplazamientos profesionales.��

Los primeros sectores en recuperar los viajes de negocios fueron los relacionados con las industrias de primera necesidad, como la alimentación o la farmacéutica. A ellas se fueron uniendo progresivamente otras como telecomunicaciones, logística, aseguradoras, distribución y comercio electrónico.����

El turismo de ocio y los grandes eventos fueron los últimos en retomar cierta normalidad, ya que fue en estos ámbitos donde se mantuvieron las máximas restricciones durante más tiempo.����

Recuperación de la actividad con nuevos hábitos

La pandemia generó cambios obligados en los hábitos de las empresas. Muchos de estos llegaron impulsados por la aceleración de tendencias que ya estaban presentes antes de 2020.����

Las organizaciones, con el objetivo de maximizar la competitividad, hacía tiempo que habían comprendido la necesidad de optimizar el retorno de la inversión (ROI) y la importancia de la �徱�����ٲ�������������ó�� en las empresas. Esto, sumado a una mayor concienciación sobre la gestión de la sostenibilidad, se tradujo en una manera alternativa de plantear los viajes de empresa.����

El nuevo escenario dibuja un modelo en el que la tecnología tiene un papel clave. La implantación de soluciones digitales permite integrar todos los procesos, controlar el gasto y proteger el medioambiente.��

Las reuniones virtuales reducen significativamente los viáticos y gastos de viaje, por lo que es probable que los desplazamientos profesionales se reduzcan entre un 20 % y un 30 % de forma permanente. Por otra parte, cada vez son más las organizaciones que incorporan iniciativas de sostenibilidad en todas sus áreas, incluidos los programas de viajes de negocios.����

En un informe sectorial, la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA) destaca que las empresas ahora se cuestionan qué cantidad de viajes son realmente necesarios. La facilidad para mantener reuniones virtuales, el tiempo dedicado a los desplazamientos y los viáticos son los factores que han influido en el nacimiento de un nuevo paradigma.��

Un cambio de tendencia en los viajes de empresa

�鶹ԭ�� Concur, líder mundial en soluciones integradas de , realizó una encuesta entre 4.850 viajeros de negocios de 23 mercados globales para conocer su percepción sobre la nueva normalidad.����

Un 97 % de los encuestados prevé una nueva normalidad con un cambio de hábitos, que incluirían uso de mascarillas y desinfectante de manos o distanciamiento social en los trayectos.��

Esto no impide que el 60 % de los profesionales que viajan por negocios prevea retomar la asistencia a eventos con la misma frecuencia que antes de la pandemia. Llama la atención el hecho de que uno de cada tres encuestados muestra interés en adquirir formación sobre cómo viajar de forma más sostenible.��

Los profesionales demandan soluciones digitales que faciliten la gestión integral de sus viajes. Algunas de las funcionalidades que más se valoran son:��

• Información sobre medidas de seguridad.��
• Posibilidad de gestionar los itinerarios.��
• Notificaciones automáticas para reservas.��
• Agilidad en la tramitación de los tickets de viáticos.��
• Capacidad para conocer y compensar la huella de carbono.��
• Función de reservas de viajes online.��

Los expertos de �鶹ԭ�� Concur auguran un futuro marcado por la transformación digital de las empresas, la sostenibilidad y las iniciativas dirigidas a mejorar la experiencia de los empleados.��

Cómo pueden prepararse las empresas para la era pos-COVID-19 ��

Las predicciones para el año 2022 y siguientes trazan la línea que deberían seguir las organizaciones para aprovechar las nuevas oportunidades.����

Liquidaciones de gastos

Los no van a desaparecer, pero es necesario innovar para agilizar la captura, procesamiento y verificación de los tickets. Gracias a la inteligencia artificial, muchos de estos gastos podrán liquidarse de manera automatizada evitando los procesos manuales.����

Gestión de gastos híbrida

El trabajo a distancia eclosionó abruptamente durante los meses de confinamiento forzoso. Aunque algunas empresas han retomado el trabajo presencial en su totalidad, en la mayoría de casos se apuesta por un modelo de trabajo híbrido a largo plazo.��

La flexibilidad y la agilidad son esenciales en la gestión de los gastos para adaptarse a la empresa híbrida con seguridad y eficiencia.��

Viajes de negocios

El año 2022 marcará el retorno de los viajes de negocios y de ocio, aunque con matices. Un revela que el 70 % de los viajeros de negocios piensa que volverá a viajar tanto como antes. Sin embargo, nueve de cada diez encuestados pretende añadir tiempo de vacaciones personales a los viajes de empresa.��

Apuesta por la sostenibilidad

Uno de los mayores impactos sobre los viajes de negocio será la Agenda 2030 y el cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS).��

La sostenibilidad será un imperativo en los desplazamientos por trabajo. Muchas empresas han incorporado iniciativas de esta naturaleza en sus programas de viajes corporativos para compensar las emisiones de carbono.����

Retención de talento

El área de recursos humanos debe colocar el punto de mira en comprender las necesidades de sus trabajadores. Las políticas para mejorar la experiencia del empleado incluyen las oportunidades de viajar por negocios.����

Para lograrlo se debe fomentar una mayor flexibilidad, como la posibilidad de sumar tiempo personal a los viajes o de trabajar desde un destino de vacaciones. Reducir el estrés de la rutina que implica el viaje de negocios ayudará a retener talento.��

La aplicación móvil de �鶹ԭ�� Concur facilita a los empleados la gestión de sus viajes de negocios. Gracias a la inteligencia artificial, los datos se integran en tiempo real. La empresa mantiene un mayor control sobre las transacciones evitando desvíos sobre el presupuesto.��

La introducción directa de los cargos en los informes de gastos permite automatizar su aprobación, con lo que el proceso se agiliza enormemente. Las soluciones �鶹ԭ�� Concur ayudan a eliminar las tareas administrativas poco productivas y optimizan costes.����

El futuro de los viajes de negocios

La crisis provocada por la COVID-19 parece haber cambiado para siempre los viajes de negocio, que presumiblemente verán reducida su frecuencia. Las estadísticas más recientes muestran un notable descenso de este tipo de desplazamientos.����

La investigación de mercado realizada por IntoTheMinds analiza los factores que influyen en este cambio de tendencia:����

• Los nuevos hábitos digitales han provocado que las videoconferencias y las reuniones virtuales pasen a formar parte de la rutina empresarial.��
• El esfuerzo de las empresas por transmitir una imagen de entidad ecológica se plasma en contrarrestar la huella de carbono reduciendo los desplazamientos.��
• La inflación provocada por el elevado precio de los recursos energéticos influye en los ajustes de presupuestos destinados a viajes de empresa.����

Según sus previsiones, el volumen de los viajes de negocios después de la COVID-19 se reducirá a la mitad en comparación con el año 2019. Y las empresas que los mantengan pondrán en práctica estrategias con las que optimizar el retorno de la inversión de los viajes de sus empleados.������

Una solución unificada e integrada para la gestión de viáticos y gastos de viaje proporciona información completa en un solo lugar. La automatización de procesos facilita el acceso a datos de gastos, con lo que se incrementa el control de costes.����

La tecnología es la gran aliada para simplificar la elaboración de presupuestos, agilizar las reservas, optimizar los desplazamientos y obtener los mejores precios de los proveedores.������

Los viajes de negocios suponen un importante gasto para las organizaciones. Las empresas competitivas son aquellas que toman decisiones inteligentes basadas en datos para maximizar su ROI.��

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Informe IDC | Beneficios de un ERP inteligente

Si se extrapolan estos datos, el tiempo anual��que��destinan��los empleados de una empresa para gestionar sus gastos tiene un��notable��impacto económico��en la organización. Y no se debe restar importancia al hecho de que��uno de cada cinco informes de gastos contiene errores.��

Esta es solo una de las razones por las que cada vez más��empresas��deciden��agilizar la��gestión de gastos��con la ayuda de la tecnología.��

Beneficios del��software��para la gestión de gastos de empresa��

Las��herramientas tecnológicas��de control de gastos��de la empresa son una parte esencial de la��transformación digital��que abre las puertas a la innovación. La���徱�����ٲ�������������ó����y��automatización��de procesos��reduce el tiempo��que se��dedica a tareas repetitivas, minimiza los errores, ahorra costes a la empresa y elimina la necesidad de usar papel.����

Las ventajas del uso de la tecnología para la��gestión de gastos��de empresa��se extienden a��todas las áreas relacionadas con la contabilidad y las finanzas.����

Control de gastos de viaje

Calcular manualmente los��gastos��de viaje, como��el��kilometraje,��las��dietas y��el��alojamiento es una tarea ardua que retrasa los reembolsos.����

Los��programas para el����de��una��empresa��permiten reservar vuelos, hoteles y desplazamientos desde una plataforma central. No solo automatizan��estos procesos, sino que��ayudan��a planificar las rutas y a coordinar los viajes��para optimizar el gasto.��

Gestión de la fiscalidad

La presentación de��los��modelos trimestrales de IVA y la gestión de los impuestos es un proceso complejo,��en el que��los errores y retrasos tienen importantes consecuencias económicas��para las organizaciones.��

Gracias a la tecnología,��los gastos fiscales están al día. La recuperación del IVA ya no implica dedicar horas y horas a recopilar facturas de ingresos y gastos. Los empleados pueden subir sus facturas o tickets a la nube desde sus dispositivos. Otros gastos deducibles se calculan��de manera��automática, con lo que el proceso se agiliza.��

Gestión de gastos administrativos��

El día a día de una empresa implica un gran número de��gastos��administrativos��muy��cotidianos, como��la��adquisición de materiales o tareas de mantenimiento.����

Los programas de gestión de gastos permiten actualizar y justificar cada��desembolso��en cuestión de minutos. �����á��, son de gran utilidad para��adaptar los gastos al flujo de caja��y��controlar los desvíos sobre los presupuestos��asignados a cada departamento. De esta forma, se mantiene siempre el equilibrio.����

Gestión de existencias de almacén��

Las empresas que venden productos necesitan tener un control preciso del��stock��para dar un��servicio ágil y de calidad a sus clientes.����

Los programas de control de gastos de empresa proporcionan��información en tiempo real sobre el nivel de existencias. La verificación de��stock��máximo y mínimo permite automatizar��los��pedidos para abastecer el almacén, programar��los��envíos y gestionar��las��entregas de producto.��

Control de gastos de personal��

Los recursos humanos son el activo más valioso de las empresas, por lo que es esencial mantener el equilibrio entre��gastos��de personal��y productividad.��

Muchas tareas manuales se pueden automatizar con los programas de gestión de gastos para que los empleados puedan dedicar su tiempo a��realizar��actividades que aporten valor a la empresa.����

Gestión de cobros y pagos de clientes��

La automatización de procesos permite disponer de información actualizada con la que��es posible��diseñar estrategias de cobro, recuperar��efectivo o��ganar��descuentos por pronto pago, entre otros aspectos.����

Mantener el control de cobros al día también ayuda a bloquear la venta a clientes morosos y a valorar en qué casos se concede crédito.����

Información contable sobre ventas

Los análisis��de��ingresos y gastos proporcionan una información muy valiosa sobre las��ventas acumuladas por intervalos de tiempo. No solo se pueden registrar��de manera��automática estos datos en la contabilidad, sino que es posible��realizar estudios predictivos��para anticiparse a las necesidades del mercado.����

La tecnología de última generación utiliza herramientas basadas en��big��data��e��inteligencia��artificial��(IA). De esta manera, la información de las organizaciones se mantiene siempre actualizada y centralizada.��

Con todos los datos al día��se controlan las ventas, los gastos corporativos, los viajes��corporativos, los impuestos…��y se obtiene una��visión global de la situación real��que��ayuda a��tomar las mejores decisiones estratégicas��para el crecimiento y rendimiento de la��compañía.��

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La transformación digital en tiempos de cambio

La tecnología desempeña un papel fundamental a la hora de��gestionar los gastos de los empleados de forma inteligente, reduciendo el fraude interno y cumpliendo con las obligaciones tributarias.��

La tendencia actual en gastos de viaje

Tras unos meses de incertidumbre en los que la movilidad se redujo a mínimos nunca antes vistos, las empresas recuperan poco a poco la normalidad. La pandemia, no obstante, ha��funcionado como��punto de inflexión en los viajes de negocios y la gestión de��los��gastos por desplazamiento.����

Las empresas han tenido que��adaptar sus políticas internas para mejorar la seguridad en los viajes, pero, a su vez,��esta nueva realidad también��las��ha��conducido��a��replantearse la necesidad de optimizar��los��procesos��de gestión. La innovación se ha revelado como la base indiscutible para��llevar��un��control de gastos más eficaz��en el futuro.����

Según un����realizado por��Forrester��Consulting,��la mayoría de��las��empresas encuestadas reconoció que utiliza��herramientas desactualizadas para la gestión de��los��gastos��de viaje. La escasa �徱�����ٲ�������������ó�� de este apartado implica una gran carga de��tareas manuales poco productivas��para los departamentos de contabilidad y��dirección.��

Del informe se deduce la��necesidad de acelerar el paso hacia la��transformación digital��de las empresas��en��pos��de��optimizar estos procesos. Las��soluciones T&E��no solo ayudan a aumentar la eficiencia en la gestión, sino que��los��datos y��los��análisis de KPI��pueden contribuir a��planificar mejor los viajes��y a lograr una��óptima experiencia del��empleado.��

Los gastos de empleados en las empresas y la �徱�����ٲ�������������ó����

Cada empresa utiliza un��modelo de control de gastos��acorde��con sus necesidades, así como��al tipo de viajes y desplazamientos de sus empleados. En líneas generales, los��modelos básicos de gestión T&E��son tres:��

Gasto fijo para dietas y viajes

Este modelo se basa en una��cantidad máxima que es fijada por la empresa. El trabajador tiene la libertad de distribuir la asignación como mejor considere y no necesita justificar sus gastos.����

La ventaja para la empresa es que��reduce las tareas de control de gastos��de��los��empleados, tales como��la��revisión y��la��validación. Como contrapartida, se��renuncia a un control exacto de los recursos, lo que puede ir en contra de los propios intereses de la compañía.��

Gastos justificados mediante comprobante

En las empresas que utilizan este modelo, el empleado debe justificar cada gasto realizado mediante la��presentación de la correspondiente factura��o comprobante.����

Los gastos de��los��empleados quedan debidamente anotados y se��reembolsan con exactitud,��por lo que no hay riesgo de fraude ni de desvío. La desventaja de este modelo es que resulta��poco práctico tanto para los empleados como para el departamento de contabilidad, que debe gestionar manualmente cada comprobante a��menos��que se utilicen soluciones digitales que eliminen la necesidad de usar tickets en papel.��

Modelos mixtos para el control de gastos

Los dos modelos anteriores se pueden utilizar de manera combinada en algunos casos. Puede haber una��cantidad máxima de gastos en dietas��y controlar otros gastos, por ejemplo, kilometraje, mediante comprobantes.����

La���徱�����ٲ�������������ó����ayuda a las empresas a��gestionar de manera integrada y con mayor control los viajes,��los��proveedores preferidos,��las��tarifas,��las��dietas y��el��kilometraje en una sola plataforma.����

Utilizar una��herramienta digital única para la gestión de los viajes corporativos��presenta importantes ventajas para la empresa y para los empleados que realizan estos desplazamientos:��

• Los empleados��controlan mejor��sus gastos.��
• El sistema de��reembolso de kilometraje y dietas��se simplifica.��
• La��reserva de billetes, alojamientos y vehículos es más eficiente.��
• La necesidad de��acumular y contabilizar��facturas en papel desaparece.��
• Los��cálculos se automatizan,��evitando errores humanos y fraudes.��

Resulta evidente que el uso de��una��herramienta integrada para gestionar viajes y dietas simplifica��los procesos y proporciona��un��mayor control de gastos. Ahora bien,��¿cómo debería ser esa solución digital para la gestión T&E?��

La automatización inteligente del control de gastos

Una solución adecuada para el control de gastos debe ser capaz de��automatizar��los��procesos a partir de una base de datos unificada��que garantice la precisión y evite errores humanos.����

De esta forma, se optimizan los procesos hasta tal punto que los empleados pueden tener aprobados sus gastos de viaje incluso antes de su regreso. Las���� como��Concur��c��permiten��establecer flujos de aprobación de gastos, reglas de validación de facturas, notificaciones y recordatorios��de forma rápida y sencilla.����

Los empleados que realizan viajes corporativos pueden tener el��control desde su dispositivo móvil o en su PC. Gracias al escaneado, al��almacenamiento seguro en la nube��y a la firma digital, pueden prescindir de los recibos en papel y evitar el riesgo de extravío.��

Principales funciones de una herramienta de gestión de gastos de viaje

La gestión eficaz de los gastos de viaje requiere una herramienta completa, potente, segura y��capaz de dar respuesta a las necesidades de la empresa.��Una��solución T&E��debe��agilizar las tareas del departamento de contabilidad y los trámites para el empleado.����

Así pues, a la hora de elegir la herramienta más adecuada para la gestión de gastos de viaje, conviene asegurarse de que posea funciones��esenciales como las siguientes.��

1.��Compatibilidad entre plataformas

Las soluciones T&E��se��deben poder��integrar con el resto de��las��herramientas de gestión que utilice la empresa, como��ERP o CRM. Un plus muy valorable es que el��software��sea multilingüe y esté��adaptado��a las normativas de los diferentes países,��algo fundamental para recuperar el IVA de los viajes internacionales.����

2.��Automatización de procesos

La����(IA), la automatización de procesos y el aprendizaje automático��son las tecnologías que ya están en marcha para ayudar a las empresas a optimizar los datos.����

La movilidad ya no es un problema si los empleados pueden utilizar su��smartphone��para gestionar tareas como reservas de alojamiento, organización de itinerarios o escaneado y��almacenamiento en la nube de sus facturas.��

3.��Seguridad de los datos

La��ciberseguridad debe ser una prioridad en cualquier empresa,��sin importar cuál sea su sector y su tamaño. Las amenazas informáticas��son una realidad��y��causan��pérdidas millonarias cada día.��

Las soluciones de control de gastos��deben contar��con��protocolos de seguridad avanzados,��detección de fraude��y��copias de seguridad actualizadas��para prevenir ataques externos y amenazas internas.��

4.��Métodos de pago avanzados

Una de las principales ventajas de contar con un����de��los��empleados es que permite��agilizar tareas, reducir tiempos y mejorar la productividad.����

Integrar los pagos con los informes de gastos��evita los tediosos procesos manuales de envío y reembolso. Por otra parte, las empresas que realizan negocios internacionales necesitan��soporte para transacciones globales��con diferentes divisas e impuestos.����

5.��Aplicaciones móviles

Facilitar la movilidad cobra pleno sentido cuando hablamos de gastos de viaje, alojamiento y dietas. Los��dispositivos móviles ofrecen la posibilidad de registrar sus gastos,��reservar viajes y pagar, entre otras opciones.����

Algunas herramientas digitales T&E cuentan con funcionalidades para la gestión de los��gastos de los empleados desde el dispositivo móvil, lo cual��agiliza las gestiones y mejora la experiencia del viaje de negocios.����

6.��Facilidad de uso

La facilidad de uso es fundamental en cualquier herramienta digital. Las soluciones de control de gastos��no deberían ser una excepción.��Contar con una interfaz amigable e intuitiva favorece el aprendizaje��de su uso y contribuye a agilizar aún más las tareas.����

La solución T&E idónea debería disponer de funcionalidades sofisticadas en su��desarrollo,��pero sencillas en su manejo.����

7. Gestión de riesgos de viaje

El departamento de recursos humanos vela por el cumplimiento de las políticas de prevención de riesgos laborales. Los viajes corporativos deberían incluir funcionalidades que ayuden��a��valorar y��a��gestionar los riesgos de viaje.����

Algunos ejemplos de su uso son el acceso a la ubicación en tiempo real, las alertas de seguridad meteorológica y la información sobre itinerarios.��

8.��Análisis e informes de viajes

Los viajes corporativos deben ser rentables para las empresas. Las funciones de��análisis y generación de informes��son grandes aliadas para los departamentos financieros y de contabilidad.����

Con ellas se puede obtener una��visión global de los viajes, los gastos y el ROI. De esta forma, se pueden desarrollar estrategias para optimizar la gestión general de los viajes de empresa.��

Claves a recordar en el control de viajes y gastos

La automatización de procesos es una de las ventajas de las tecnologías inteligentes que tienen a su disposición las empresas. El��impulso hacia la transformación digital integral��tiene como objetivo��optimizar los recursos para lograr mejores resultados de negocio.����

Tradicionalmente, los gastos de viaje se contabilizaban de forma manual, lo que supone una gran inversión de tiempo con muy poca productividad.��Las herramientas de control de gastos simplifican el proceso y evitan errores.��

Los viajes corporativos no pueden quedar al margen de la rentabilidad. Las��soluciones T&E��permiten planificar agendas más completas, organizar rutas eficaces, mejorar el control de gastos, agilizar su reembolso y recuperar el IVA, entre otras funciones.����

La documentación en papel, los cálculos manuales y la falta de transparencia pertenecen al pasado.��La gestión digital ahorra tiempo, minimiza errores y agiliza tareas��poniendo el foco en la��optimización del��gasto.��

Las��soluciones para��el��control de gastos��de �鶹ԭ����se integran con otras plataformas,��sincronizando los datos en tiempo real y automatizando la gestión empresarial de principio a fin.����

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