We leven in een bijzondere tijd. Een tijd waarin bedrijven onder andere uit het niets te maken kregen met een explosieve vraag naar producten. En uiteindelijk met net zo’n plotse tekorten. Dat soort abrupte ontwikkelingen is onprettig, maar legt ook waardevolle inzichten bloot. Door corona zagen we bijvoorbeeld wereldwijd een flinke spurt in digitalisering, ook in procurement. Tegelijkertijd merkten we door corona ook dat de digitale volwassenheid van inkooporganisaties nog altijd sterk verschilt.

Van procurement platform tot handmatig werken

Veel grotere bedrijven gebruiken al een procurement platform. De mate van volwassenheid verschilt behoorlijk. Soms zijn bedrijven blij dat gebruikers zelf orders kunnen plaatsen, zoals ze gewend zijn bij het online shoppen. Andere bedrijven worstelen nog met het opzetten van e-catalogi en weer andere werken nog met e-mail en telefoon naar hun leveranciers. Dat bleek eerder al uit ons onderzoek in samenwerking met Oxford Economics onder 1.000 inkoop- en supply chain executives wereldwijd. Wat bleek: .

Procurement trends van 2022 tot 2025

Disruptieve gebeurtenissen bewijzen des te meer dat je inkooporganisatie snel, flexibel en wendbaar moet zijn. Niet alleen bij een wereldwijde pandemie of een oorlog tussen landen, maar ook wanneer het gaat om ontwikkelingen zoals de groeiende vraag naar duurzame en groene producten en diensten. En die ontwikkelingen gaan sneller dan je denkt. Om je wegwijs te maken in de procurement trends tussen 2022 en 2025 zetten we ze hier voor je op een rijtje:

1.  Groener, duurzamer en gelijker

De vraag naar meer maatschappelijk verantwoord ondernemen, wordt de komende jaren nóg luider. Van groenere productie tot gelijke behandeling op de werkvloer. Consumenten voeden die ontwikkeling door regelmatiger zichtbaarheid in de inkoop en productie van bedrijven te eisen. Daarom gaan thema’s als zero emissions, zero waste en zero inequality de komende jaren de boventoon voeren. Vooral bij die eerste twee zero’s speelt procurement een belangrijke rol. Want wat je grijs of zwart inkoopt, komt er nooit groen uit.  En als je niet kunt aantonen dat duurzaamheid in alle schakels van je supply chain terugkomt, loop je kans dat je product uit de gratie raakt.

Veel bedrijven nemen daar nu al hun verantwoordelijkheid in. We zien al een toename in local sourcing, waarbij inkooporganisaties samenwerken met leveranciers uit eigen land of regio. Ook zien we dat gelijkheid een grotere rol gaat spelen binnen inkoop. Bij aanbestedingen kunnen kwalificaties, zoals hoe en door wie een bedrijf geleid wordt, een gunfactor worden.

Een voorbeeld daarvan zijn social enterprises. Dat zijn firma’s die een deel van hun winst teruggeven aan de maatschappij, bijvoorbeeld door te investeren in cultuur of natuur of lokale projecten. Het is niet ondenkbaar dat inkopers social enterprises of B Corps betere prijzen of meer opdrachten gaan gunnen.

Ontdek hier hoe Â鶹ԭ´´ cloud kan bijdragen om de duurzaamheidsdoelstellingen van jouw bedrijf te bereiken.

2. Meer controle op groener en duurzamer

Naast meer vraag naar groener en duurzamer inkopen, neemt de komende jaren de controle daarop ook toe. Voor duurzame initiatieven, zoals local sourcing en social enterprises, ontstaat steeds meer landelijke wet- en regelgeving. In Groot-Brittannië bestaan bijvoorbeeld al controle- en certificatieregels voor social enterprises. In Duitsland wordt de zogenaamde ‘Lieferkettengesetz’ gefaseerd ingevoerd. Een wet die bedrijven verplicht aan te tonen dat de toeleverende bedrijven mensenrechten voldoende respecteren. De kans is groot dat de EU die trend volgt. Bovendien gaan ook financiële instellingen bij financieringen en investeringen op last van de EU strenger kijken naar de mate waarin bedrijven CO2-neutraal opereren. Bereid jouw inkooporganisatie er dus op voor dat je binnen afzienbare tijd inzichtelijk moet kunnen maken in hoeverre je duurzaam produceert en inkoopt, en dat jouw leveranciers mensenrechten geborgd hebben.

3. De groei van een transparant netwerk

We zien dat het aantal externe partijen dat betrokken is in het inkoopproces hard groeit. Dat vraagt niet alleen van jouw directe leveranciers, maar ook van hun leveranciers om grotere transparantie voor een betere en snellere planning en het opvangen van verstoringen. Maar denk ook aan regelgevers die inzage willen hebben in steeds gedetailleerdere gegevens. Om dat in goede banen te leiden, kan een digitaal Business Netwerk je helpen. Daarin breng je alle interacties en integraties met jouw handelspartners bij elkaar. En dat gaat verder dan de simpele uitwisseling van documenten, zoals bestelorders en facturen. Ook inzicht in de huidige en geplande situatie in de supply chain speelt daarin een belangrijkere rol.

4. Next-level automatisering

Idealiter hebben inkooporganisaties de meeste repetitieve taken al geautomatiseerd, zoals het automatisch afletteren van digitale facturen. De komende jaren zet die ontwikkeling zich door, maar dan op een veel dieper niveau.  Organisaties die hun interne processen, hun datastromen en inkoopprocessen op orde hebben, kunnen de stap zetten naar autonome procurement. Daarbij neemt het inkoopsysteem een deel van het manuele inkoopproces over. Dankzij Artificial Intelligence (AI) en Machine Learning (ML) kunnen systemen zelf bestellingen uitzetten op het moment dat voorraadniveaus aangevuld moeten worden of wanneer de vraag naar bepaalde producten stijgt. Ook kan zo’n systeem prijsfluctuaties signaleren voor toekomstige contracten en jou daarmee helpen om op het beste moment aan te besteden.

5. Meer hulp van slimmere technologie

Datagedreven werken wordt alsmaar meer een vereiste. De afgelopen jaren hebben bedrijven vooral digitale data verzameld en eerste stappen gezet met slimme technologie met AI en ML. Tussen 2022 en 2025 wordt het tijd om die data volop voor je aan het werk te zetten. Denk aan proactief advies over goederen die het best overeenkomen met eerdere inkopen. Of welke lokale leveranciers het snelst kunnen leveren waardoor jouw productieproces geen vertraging op loopt. Maar bijvoorbeeld ook het signaleren van risico’s en hoe je deze het beste kunt afdekken. De algoritmes die daarvoor nodig zijn, worden de komende jaren met toenemende mate standaard geïntegreerd in inkoopsoftware-oplossingen.

6. De digitale inkoper

Met next-level automatisering en de inzet van AI en ML verandert het werk van de inkoper. Contacten en onderhandelingen met leveranciers gaan nog vaker digitaal verlopen. De hoeveelheid gegevens blijft groeien en de correcte verwerking daarvan wordt crucialer. Dat vereist andere vaardigheden en een meer digitale mindset van inkopers.

En dat is lang niet voor alle medewerkers een vanzelfsprekende ontwikkeling. Bedrijven doen er goed aan om daarvoor nu al een HR-strategie op te stellen. Hoe leid je huidige inkoopmedewerkers op tot digitale inkopers? En welke vaardigheden hebben nieuwe talenten nodig om jouw huidige inkoopprocessen naar een hoger niveau te tillen?

Begin nu: met duidelijke visie en zicht op wetgeving

Hoewel de storm van stijgende prijzen en grote tekorten in de wereld van procurement ongetwijfeld weer gaat liggen, blijven ontwikkelingen de komende jaren hard gaan. Dat vraagt om het zetten van concrete stappen. Begin met een duidelijke visie: hoe staat jouw inkooporganisatie er nu voor en waar wil je naartoe? Breng vervolgens in kaart welke wetgeving er op je afkomt en wat de gevolgen daarvan zijn. Zo weet je precies welke veranderingen je nog moet doorvoeren om compliant te zijn. Houd er rekening mee dat dit ingrijpende veranderprocessen kunnen zijn. Wacht dus niet te lang: start nú met het inspelen op deze procurement trends.

Onlangs ging ik in gesprek met Andries Feikema, Global Director of Procurement Transformation bij DSM, over de wereldwijde transformatie van hun indirecte inkoopprocessen. Ontdek meer over de transformatie, het implementatieproces, best practices en algemene tips.

The post Procurement trends 2022-2025: controle, intelligentie en duurzaamheid appeared first on Â鶹ԭ´´ Nederland Blogs & Nieuws.

Sociale, milieutechnische en economische duurzaamheid is de kern van Â鶹ԭ´´. De genoemde projecten laten ons hart dan ook sneller kloppen. Het is geweldig om te zien hoeveel baanbrekende technologie van Nederlandse bodem de wereld duurzamer maken. Bij deze voorbeelden staat IT heel erg op de voorgrond. Toch is het vaak de technologie aan de achterkant die een bepaalde businessbehoefte invult die bedrijven succesvoller maakt. We geven als voorbeeld , een van de meest succesvolle Nederlandse organisaties.

De cruciale rol van inkoop

De indirecte procurementorganisatie is onder andere belast met de inkoop van technische-, facilitaire goederen en dienst, IT, en logistiek en verpakkingsmaterialen en kapitaalintensieve projecten. Denk hierbij aan een project zoals het bouwen van een laboratorium of fabriek. De buyers, category manager en project procurementmanagers hebben hier een flinke klus aan. Ze hebben namelijk te maken met duizenden leveranciers en met producten en diensten die cruciaal zijn voor het succes van DSM. Want op het moment dat bijvoorbeeld een pomp niet op tijd wordt geleverd, kan dit de continuïteit van het productieproces verstoren of zou de oplevering van een fabriek zomaar vertraging kunnen oplopen.

De inkoopprofessionals liepen ook tegen de nodige uitdagingen aan. Zo bleek de communicatie tussen de verschillende systemen niet feilloos te werken. Voorheen was de tooling niet gebruiksvriendelijk genoeg en moesten de inkoopprofessionals te veel taken handmatig uitvoeren.

Bovendien was de informatiebehoefte van inkoopprofessionals en zakelijke stakeholders gewijzigd: zij wilden informatie ontvangen in plaats van data. Geen spreadsheets dus, maar concrete informatie over bijvoorbeeld de leveringsrisico’s voor DSM of de gevolgen als een leverancier te maken heeft met surseance van betaling.

Digitaliseren is de oplossing

Om hier verandering in aan te brengen, startte DSM het inkoopdigitaliseringsprogramma buy.SMART. Dit programma moest onder meer leiden tot een inkoopproces dat plaatsvindt via een intuïtief en contactloos proces. DSM wilde een end-to-end inzicht krijgen in onder meer de uitgaven, leveranciers en transacties. Het concern wilde ook zichtbaar maken hoe deze aspecten zich ontwikkelen. Daarnaast moest het programma leiden tot het automatiseren en digitaliseren van zoveel mogelijk operationele activiteiten.

Hoe het project concreet is uitgevoerd? DSM heeft in samenwerking met McCoy & Partners en Deloitte onder andere Â鶹ԭ´´ Supplier Relationship Management vervangen door Purchase to Pay en Source to Contract. Het webgebaseerde platform biedt namelijk optimale integratie met de Â鶹ԭ´´ ERP-back-endsystemen van DSM. Dankzij Guided Buying kunnen de transacties ook zoveel mogelijk worden gedigitaliseerd wat een bijdrage levert aan het touchless proces.

Hoor meer van Andries Feikema, Global Director of Procurement Transformation bij DSM, over de wereldwijde transformatie van hun indirecte inkoopprocessen.

Het gehele programma van buy.SMART neemt door de wereldwijde uitrol drie jaar in beslag. De pilots zijn gestart in Frankrijk en in Brazilië. In dit laatste land is de wet- en regelgeving voor belastingen immers het meest ingewikkeld, wat de nodige complexiteit met zich meebrengt om dit goed op te nemen in het systeem. De pilot leverde meteen een global proces ontwerp op voor alle andere landen. De enige reden om hiervan af te wijken, is als dit op fiscaal of juridisch gebied noodzakelijk is.

DSM’s uitdagingen en oplossingen

Natuurlijk zijn technische implementaties soms complex, maar bij DSM lag de uitdaging vooral in het herschrijven van de wereldwijde inkoopprocessen. Het concern had bijvoorbeeld te maken met een grote diversiteit aan goedkeuringslimieten voor budgethouders. Daar is nu verandering in aangebracht met één overzicht voor alle budgethouders. Door de best practices van McCoy, Deloitte en Â鶹ԭ´´ Ariba te volgen, is het bovendien makkelijker om de processen te harmoniseren.

DSM heeft nog meer voordelen gerealiseerd met Â鶹ԭ´´ Ariba. Selfservice is nu de norm. Zo is het dankzij mogelijk dat eindgebruikers zelf bestellingen plaatsen en er minder operationele ballast voor de inkoopprofessionals is. Het gevolg hiervan is dat de inkoopprofessionals binnen DSM andere taken krijgen, waar uiteraard nieuwe competenties voor nodig zijn.

Het belang van verandermanagement

Op dit soort momenten is verandermanagement al vanaf het schrijven de businesscase een cruciale factor. De interne gebruikers moeten als het ware begeleid worden in alle wijzigingen en antwoord krijgen op vragen zoals ‘wat verandert er precies?’, ‘wat zijn de voordelen?’ en ‘wat wordt misschien wel lastiger?’.

Om op de laatste vraag terug te komen: DSM heeft gekozen voor een 3-way matching bij alle aankopen. Voorheen was dit gedeeltelijk 2-way, dus dat betekent dat er extra controles plaats moeten vinden. Niet alle eindgebruikers zullen dit als een voordeel zien, al biedt het voor DSM wel extra zekerheid. Als onderdeel van changemanagement zijn daarom ook nog eens 400 verschillende trainingen (in de lokale talen) gegeven en is er een e-learningplatform in diverse talen ontwikkeld. Zo werd het mogelijk om verandermanagement globaal aan te sturen, maar ook lokaal aan te pakken.

De uitrol van Â鶹ԭ´´ Ariba is een traject dat nog loopt. Toch ziet DSM nu al veel voordelen.

• De transacties zijn grotendeels geautomatiseerd, met als gevolg kortere doorlooptijden.
• Het proces is efficiënter geworden, met een lagere foutkans tot gevolg
• Gebruikers en leveranciers hebben verbeteringen opgemerkt in de gebruikerservaring.

Inkoopprofessionals kunnen zich dankzij de gerealiseerde tijdbesparing meer richten op het verder verbeteren van de verbinding met de business en waarde voor de organisatie creëren. En juist dat voordeel leidt ertoe dat de business de focus kan leggen op het realiseren van meer duurzaamheid in de supply chain en het verbeteren van de algehele waardecreatie. Daarmee is dit innovatieproject bij DSM verworden tot een schoolvoorbeeld van door de business gedreven transformatieproject met een holistische aanpak.

The post DSM transformeert inkoopprocessen met buy.SMART appeared first on Â鶹ԭ´´ Nederland Blogs & Nieuws.