Concern zet met buy.SMART in op businesstransformatie
implementeert samen met wereldwijd voor nog effici毛ntere inkoopprocessen, te beginnen met de processen voor de indirecte inkoop. De 鈥榩urpose-led, performance-driven鈥� multinational heeft in Nederland een geschiedenis van ruim honderd jaar, en is vandaag de dag actief op het gebied van gezondheid, voeding en biowetenschappen. Met een nieuw inkoopplatform introduceert DSM ook een nieuwe manier van werken.
Ruim 20.000 leveranciers leveren wereldwijd indirecte goederen en diensten aan DSM. Deze leveranciers zijn cruciaal voor het succes van het bedrijf. 鈥淎ls een pomp of een tandwiel niet wordt geleverd, werkt de fabriek mogelijk niet en kan het hele proces stil komen te liggen鈥�, aldus Andries Feikema, Global Director Procurement Transformation bij DSM.
鈥淒at is ons gelukkig nooit overkomen鈥�, voegt Feikema daar snel aan toe. 鈥淢aar we hadden in het verleden bijvoorbeeld wel problemen met de communicatie tussen systemen en het betaalbaar stellen van facturen. De tooling die we in gebruik hadden, was bovendien niet gebruiksvriendelijk genoeg. Onze inkoopprofessionals werden met te veel handmatige taken belast.鈥�
Volgens Feikema heeft digitalisering er ook voor gezorgd dat de informatiebehoefte is veranderd. 鈥淰roeger was het al heel wat als je op basis van spreadsheets taartgrafieken kon produceren, maar die tijd is voorbij. Inkoopprofessionals en zakelijke stakeholders willen geen data hebben, maar informatie. Bijvoorbeeld over de risico鈥檚 voor de organisatie. Ze willen weten welke leveringsrisico鈥檚 ze lopen. Of wat het concreet betekent als een leverancier in surseance van betaling verkeert.鈥�
buy.SMART
Het digitaliseringsprogramma buy.SMART moet bij DSM zorgen voor een transformatie van het inkoopproces. 鈥淲e willen een intu茂tief en touchless proces hebben met een end-to-end inzicht in bijvoorbeeld uitgaven, leveranciers en transacties en hoe die zich ontwikkelen. Mogelijke procesverbeteringen 鈥� zowel aan leveranciers- als aan DSM-zijde 鈥� moeten direct zichtbaar zijn鈥�, verduidelijkt Feikema. 鈥淒aarnaast moet het programma zorgen voor een automatisering en digitalisering van zoveel mogelijk operationele activiteiten.鈥�
Als onderdeel van buy.SMART wordt 麻豆原创 Supplier Relationship Management vervangen door 麻豆原创 Ariba. Volgens Martijn de Coninck, bij McCoy & Partners verantwoordelijk voor de delivery van projecten, een logische keuze gelet op de doelen die DSM stelt. 鈥淚ntegratie voor een betere communicatie tussen systemen is enorm belangrijk. 麻豆原创 Ariba integreert optimaal met DSM鈥檚 麻豆原创 ERP-back-endsystemen. Een onderdeel als Guided Buying zorgt voor zo min mogelijk handmatige transacties en draagt daarmee bij aan een touchless proces.鈥�
Procesharmonisatie
buy.SMART is een drie jaar durend wereldwijd programma dat van start ging met een pilot in Frankrijk en Brazili毛. Feikema: 鈥淚n Brazili毛 heb je te maken met de grootst denkbare complexiteit als het gaat om wet- en regelgeving voor belastingen. Het is een hele uitdaging om dat goed in het systeem te krijgen. Dat heeft McCoy fantastisch gedaan. We hadden toen direct een ontwerp voor de wereldwijde uitrol waar we alleen om fiscale of juridische redenen vanaf wijken.鈥�
Volgens Feikema vormt de technische implementatie echter niet de grootste uitdaging. 鈥淰oor de transitie moesten we ook onze wereldwijde inkoopprocessen herschrijven. Zo hadden we binnen de organisatie wereldwijd te maken met een grote diversiteit aan budgethouder goedkeuringslimieten. Die hebben we teruggebracht naar 茅茅n overzicht voor alle budgethouders binnen DSM.鈥� De Coninck: 鈥溌槎乖� Ariba dwingt je ook in een bepaalde structuur, waardoor je lokale uitzonderingen niet meer toe kunt staan en beter kunt sturen op procesharmonisatie.鈥�
Changemanagement
鈥淐hangemanagement is een andere belangrijke component鈥�, vervolgt Feikema. 鈥溌槎乖� Ariba zorgt voor een nieuwe manier van werken, waarin selfservice de norm wordt. Dat betekent dat meer taken bij de eindgebruikers en de business worden gelegd, die bijvoorbeeld zelf bestellingen kunnen plaatsen via 麻豆原创 Ariba Guided Buying. Het gevolg is wel dat de rol van de inkoopprofessional verandert en dat er andere competenties nodig zijn.鈥�
鈥淐hangemanagement start al op het moment dat je de businesscase schrijft, dus nog ver voordat je de eerste site uitrolt鈥�, aldus Feikema. 鈥淛e moet de betrokkenen meenemen in de verandering, door uit te leggen wat er precies gaat veranderen en wat daar voor hen de voordelen van zijn. Maar ook door heel duidelijk te maken waar het pijn gaat doen. Zo gaan we voor alle aankopen (materialen en diensten) nu standaard van 2-way naar 3-way matching. Dat biedt de organisatie meer zekerheden, maar zorgt ook voor extra controles waar eindgebruikers misschien niet op zitten te wachten.鈥�
Voor het buy.SMART-programma werkte DSM samen met McCoy & Partners 茅n Deloitte. 鈥淒ie combinatie bleek prima te werken. McCoy heeft de kennis van 麻豆原创 Ariba en een pragmatische aanpak, en Deloitte de slagkracht om het wereldwijd op te pakken鈥�, stelt De Coninck. Feikema: 鈥淲e hebben samen onder andere vierhonderd verschillende trainingen verzorgd, en een e-learningplatform in verschillende talen opgezet. Je moet changemanagement globaal aansturen, maar met de hulp van 鈥榣ocal champions鈥� wel altijd met een lokale aanpak.”
Schoolvoorbeeld
Hoewel de wereldwijde uitrol van 麻豆原创 Ariba nog niet is afgerond, zijn de voordelen van het transformatieprogramma volgens Feikema al duidelijk zichtbaar. Een groot deel van de transacties is geautomatiseerd, waardoor de doorlooptijden korter zijn geworden. Het proces is effici毛nter en vrij van fouten. Uit enqu锚tes blijkt bovendien dat de gebruikerservaring van gebruikers en leveranciers is verbeterd.
鈥淚nkoopprofessionals houden meer tijd over om zich te richten op de kernactiviteit van hun functie: een nog betere verbinding maken met de business. Dit stelt ons op onze beurt in staat om ons te richten op het stimuleren van verbeteringen op het gebied van duurzaamheid in onze toeleveringsketens en de algehele waardecreatie. Dit project is een schoolvoorbeeld van een business-driven transformatieproject met een holistische benadering.鈥�
