Sociale, milieutechnische en economische duurzaamheid is de kern van Â鶹ԭ´´. De genoemde projecten laten ons hart dan ook sneller kloppen. Het is geweldig om te zien hoeveel baanbrekende technologie van Nederlandse bodem de wereld duurzamer maken. Bij deze voorbeelden staat IT heel erg op de voorgrond. Toch is het vaak de technologie aan de achterkant die een bepaalde businessbehoefte invult die bedrijven succesvoller maakt. We geven als voorbeeld , een van de meest succesvolle Nederlandse organisaties.

De cruciale rol van inkoop

De indirecte procurementorganisatie is onder andere belast met de inkoop van technische-, facilitaire goederen en dienst, IT, en logistiek en verpakkingsmaterialen en kapitaalintensieve projecten. Denk hierbij aan een project zoals het bouwen van een laboratorium of fabriek. De buyers, category manager en project procurementmanagers hebben hier een flinke klus aan. Ze hebben namelijk te maken met duizenden leveranciers en met producten en diensten die cruciaal zijn voor het succes van DSM. Want op het moment dat bijvoorbeeld een pomp niet op tijd wordt geleverd, kan dit de continuïteit van het productieproces verstoren of zou de oplevering van een fabriek zomaar vertraging kunnen oplopen.

De inkoopprofessionals liepen ook tegen de nodige uitdagingen aan. Zo bleek de communicatie tussen de verschillende systemen niet feilloos te werken. Voorheen was de tooling niet gebruiksvriendelijk genoeg en moesten de inkoopprofessionals te veel taken handmatig uitvoeren.

Bovendien was de informatiebehoefte van inkoopprofessionals en zakelijke stakeholders gewijzigd: zij wilden informatie ontvangen in plaats van data. Geen spreadsheets dus, maar concrete informatie over bijvoorbeeld de leveringsrisico’s voor DSM of de gevolgen als een leverancier te maken heeft met surseance van betaling.

Digitaliseren is de oplossing

Om hier verandering in aan te brengen, startte DSM het inkoopdigitaliseringsprogramma buy.SMART. Dit programma moest onder meer leiden tot een inkoopproces dat plaatsvindt via een intuïtief en contactloos proces. DSM wilde een end-to-end inzicht krijgen in onder meer de uitgaven, leveranciers en transacties. Het concern wilde ook zichtbaar maken hoe deze aspecten zich ontwikkelen. Daarnaast moest het programma leiden tot het automatiseren en digitaliseren van zoveel mogelijk operationele activiteiten.

Hoe het project concreet is uitgevoerd? DSM heeft in samenwerking met McCoy & Partners en Deloitte onder andere Â鶹ԭ´´ Supplier Relationship Management vervangen door Purchase to Pay en Source to Contract. Het webgebaseerde platform biedt namelijk optimale integratie met de Â鶹ԭ´´ ERP-back-endsystemen van DSM. Dankzij Guided Buying kunnen de transacties ook zoveel mogelijk worden gedigitaliseerd wat een bijdrage levert aan het touchless proces.

Hoor meer van Andries Feikema, Global Director of Procurement Transformation bij DSM, over de wereldwijde transformatie van hun indirecte inkoopprocessen.

Het gehele programma van buy.SMART neemt door de wereldwijde uitrol drie jaar in beslag. De pilots zijn gestart in Frankrijk en in Brazilië. In dit laatste land is de wet- en regelgeving voor belastingen immers het meest ingewikkeld, wat de nodige complexiteit met zich meebrengt om dit goed op te nemen in het systeem. De pilot leverde meteen een global proces ontwerp op voor alle andere landen. De enige reden om hiervan af te wijken, is als dit op fiscaal of juridisch gebied noodzakelijk is.

DSM’s uitdagingen en oplossingen

Natuurlijk zijn technische implementaties soms complex, maar bij DSM lag de uitdaging vooral in het herschrijven van de wereldwijde inkoopprocessen. Het concern had bijvoorbeeld te maken met een grote diversiteit aan goedkeuringslimieten voor budgethouders. Daar is nu verandering in aangebracht met één overzicht voor alle budgethouders. Door de best practices van McCoy, Deloitte en Â鶹ԭ´´ Ariba te volgen, is het bovendien makkelijker om de processen te harmoniseren.

DSM heeft nog meer voordelen gerealiseerd met Â鶹ԭ´´ Ariba. Selfservice is nu de norm. Zo is het dankzij mogelijk dat eindgebruikers zelf bestellingen plaatsen en er minder operationele ballast voor de inkoopprofessionals is. Het gevolg hiervan is dat de inkoopprofessionals binnen DSM andere taken krijgen, waar uiteraard nieuwe competenties voor nodig zijn.

Het belang van verandermanagement

Op dit soort momenten is verandermanagement al vanaf het schrijven de businesscase een cruciale factor. De interne gebruikers moeten als het ware begeleid worden in alle wijzigingen en antwoord krijgen op vragen zoals ‘wat verandert er precies?’, ‘wat zijn de voordelen?’ en ‘wat wordt misschien wel lastiger?’.

Om op de laatste vraag terug te komen: DSM heeft gekozen voor een 3-way matching bij alle aankopen. Voorheen was dit gedeeltelijk 2-way, dus dat betekent dat er extra controles plaats moeten vinden. Niet alle eindgebruikers zullen dit als een voordeel zien, al biedt het voor DSM wel extra zekerheid. Als onderdeel van changemanagement zijn daarom ook nog eens 400 verschillende trainingen (in de lokale talen) gegeven en is er een e-learningplatform in diverse talen ontwikkeld. Zo werd het mogelijk om verandermanagement globaal aan te sturen, maar ook lokaal aan te pakken.

De uitrol van Â鶹ԭ´´ Ariba is een traject dat nog loopt. Toch ziet DSM nu al veel voordelen.

• De transacties zijn grotendeels geautomatiseerd, met als gevolg kortere doorlooptijden.
• Het proces is efficiënter geworden, met een lagere foutkans tot gevolg
• Gebruikers en leveranciers hebben verbeteringen opgemerkt in de gebruikerservaring.

Inkoopprofessionals kunnen zich dankzij de gerealiseerde tijdbesparing meer richten op het verder verbeteren van de verbinding met de business en waarde voor de organisatie creëren. En juist dat voordeel leidt ertoe dat de business de focus kan leggen op het realiseren van meer duurzaamheid in de supply chain en het verbeteren van de algehele waardecreatie. Daarmee is dit innovatieproject bij DSM verworden tot een schoolvoorbeeld van door de business gedreven transformatieproject met een holistische aanpak.

The post DSM transformeert inkoopprocessen met buy.SMART appeared first on Â鶹ԭ´´ Nederland Blogs & Nieuws.

Het is bijna niet voor te stellen dat voedingsfabrikanten voor het bestellen van producten de webshop links laten liggen, en liever de telefoon pakken. Dat vond ook de voedingstak van DSM. Het werd tijd om hier verandering in te brengen. Een nieuwe tool moest het zakendoen met DSM vereenvoudigen. Bij de ontwikkeling hield het bedrijf een aantal lessen in het achterhoofd:

Best practice 1: begin met de basics

Natuurlijk wil je als organisatie zoveel mogelijk vastleggen als het gaat om de wensen en eisen die je stelt aan een nieuwe webshop. Voorkom echter dat er te veel onnodige informatie in het plan van eisen staat. Als organisatie kun je niet alle wensen en eisen ten aanzien van een nieuwe webshop inwilligen. Zeker in het begin niet. Maar belangrijke functionaliteit mag ook niet ontbreken. Wat doe je nu, en wat doe je later? Daar moet je een balans in vinden.

In het geval van DSM is er onder meer gekeken naar:

• Het stimuleren van herhaalaankopen. Webwinkels leggen de focus vaak op het aantrekken van nieuwe klanten. DSM weet echter dat het eenvoudiger en goedkoper is om producten door te verkopen aan bestaande klanten. Daarom moeten herhaalaankopen makkelijker gemaakt worden;
• Opvolgen van orderstatussen en betere toegang tot order-gerelateerde documenten. Documenten zoals orderbevestigingen, leveringsbewijzen en facturen zijn nu gemakkelijk toegankelijk vanaf elke locatie, 24×7, ter vervanging van de on-demand verzoeken aan het klantenserviceteam om deze documenten per e-mail te ontvangen. Klanten kunnen ook eenvoudig de status van hun bestellingen opvolgen in het platform.
• Productdocumentatie. Toegang tot productdocumentatie is een grote behoefte van DSM-klanten, aangezien voor elk product dagelijks veel verschillende soorten documenten moeten worden geopend. DSM vereenvoudigde dit proces door klanten de mogelijkheid te bieden om product- en regelgevingsdocumentatie via het platform op te vragen.

Best practice 2: bouw een schaalbaar platform

Een combinatie van out-of-the-box functionaliteiten met op maat gemaakte en gelokaliseerde functies is erg belangrijk, vooral voor grote ondernemingen als DSM. Zorg er daarnaast voor dat functies toekomstbestendig zijn en passen bij de visie van de organisatie.

DSM keek niet alleen naar selfservicemogelijkheden, ze keken ook naar de schaalbaarheid. Enerzijds om snel nieuwe diensten toe te voegen aan het platform. Anderzijds om het platform voor alle divisies binnen DSM Nutritional Products bruikbaar te maken.

Best practice 3: hanteer een one team-aanpak

DSM koos al snel voor de meest geschikte oplossing, in dit geval . Om ervoor te zorgen dat de implementatie tot de gewenste resultaten leidt, heeft DSM samen met partner Accenture Interactive een multidisciplinair team opgezet. Deze bestond uit deskundigen op het gebied van user experience (UX) en user interface (UI), functionele ontwerpers, technisch architecten en delivery-, analytics- en business experts.

Deze ‘one team’-aanpak biedt meerdere voordelen. Ten eerste is er een product owner, die op de hoogte is van de eisen en wensen van verschillende businesses. Dat maakt de besluitvorming een stuk eenvoudiger en sneller. Ten tweede zorgt de intensieve samenwerking ervoor dat problemen snel worden opgelost en dat het onderlinge vertrouwen groeit. Doordat je één team hebt voor verschillende divisies kunnen de leden zich richten op de samenwerking in plaats van op de verschillen. Handig, want dat garandeert een oplossing die voor alle bedrijfsonderdelen werkt.

Best practice 4: werk in sprints en schaal steeds meer op

Het multidisciplinaire team werkte volgens de Scrum-methode. Dat leidde in eerste instantie tot een minimum viable product (MVP) voor de EMEA-regio met relatief weinig maar wel waardevolle functionaliteiten. Op basis hiervan is er veel discussie op gang gekomen. Denk aan vragen zoals: Werkt alles wel naar behoren? In welke volgorde moeten de volgende functionaliteiten opgepakt worden? Op basis van feedback en data kon het team gericht verder met de ontwikkeling van een optimaal product.

DSM heeft ervoor gekozen niet alle regio’s en bedrijfsonderdelen tegelijkertijd live te laten gaan. Zo kunnen ze er zorg voor dragen dat iedere implementatie de volledige aandacht krijgt en eventuele problemen direct opgelost kunnen worden. Zo voorkom je dat je overal tegelijkertijd brandjes moet blussen. Ook kunnen lessons learned makkelijk en snel opnieuw toegepast worden.

Les 5: besteed vanaf dag 1 aandacht aan verandermanagement

De enige manier waarop een transformatie succesvol kan zijn, is door belanghebbenden er al in een vroeg stadium bij te betrekken. Niet alleen de verschillende interne teams, maar ook klanten. DSM interviewde de klanten al vanaf het begin van het project, en verzamelde de feedback die ze hadden op het portaal dat nog volop in ontwikkeling was. Op deze manier leerde DSM welke functionaliteit belangrijk is voor klanten, en wat kan wachten.

Het resultaat voor DSM 

DSM werkt continu aan het verbeteren van het platform, ze kunnen immers nog duizenden andere diensten ontsluiten. Maar het goede nieuws is wel dat de reacties tot nu toe zeer positief zijn. Het is voor klanten makkelijker geworden om zaken te doen met DSM. Bovendien wordt de tijd van service en sales bespaart. En die tijd kunnen ze nu stoppen in diensten die extra toegevoegde waarde bieden aan klanten.

Wil je meer weten over de manier waarop je de consumentenervaring in de zakelijke markt verbetert?

Sprekers van DSM, Accenture en Â鶹ԭ´´ geven je meer inzichten over het project.

The post De 5 best practices van DSM’s nieuwe portal appeared first on Â鶹ԭ´´ Nederland Blogs & Nieuws.