Contar con una efectiva estrategia de Gesti贸n de Gastos ayuda a disminuir p茅rdidas de recibos y tiempo al generar reportes, as铆 como a hacer m谩s eficiente el cumplimiento de pol铆ticas y evitar posibles temas de fraude.聽
CIUDAD DE M脡XICO, M茅xico, a 22 de junio del 2020. 鈥� Tras procurar la seguridad de sus colaboradores y en algunas ocasiones, facilitar infraestructura de movilidad y conectividad para hacer posible el trabajo a distancia, las soluciones en la nube de 麻豆原创 Concur ayudan a las organizaciones a controlar sus gastos y cumplimiento de pol铆ticas.聽
En la transici贸n a la nueva normalidad, algunas compa帽铆as implementaron estrategias de ergonom铆a para garantizar que sus colaboradores cuenten con las herramientas necesarias en casa. De acuerdo con cifras del , en 2016 el n煤mero de enfermedades de trabajo ascendi贸 a m谩s de 12 mil casos donde los trastornos musculoesquel茅ticos (TME) en grupo ocuparon el primer lugar; y esta tendencia podr铆a tener un crecimiento exponencial, por lo que es indispensable contar con el mobiliario adecuado para evitar dicho tipo de lesiones.
Con la entrada en vigor de la NOM-035 de la Secretar铆a del Trabajo y Previsi贸n Social, las organizaciones deben asegurar el bienestar psicosocial de sus colaboradores, que incluye la consideraci贸n de factores de riesgo ergon贸mico que puedan causar TME.
La 鈥渘ueva normalidad鈥� del trabajo remoto ha propiciado que se promueva el uso de herramientas ergon贸micas entre sus colaboradores, lo que implica gastos no planeados, variedad entre proveedores adem谩s de diferentes procesos de facturaci贸n y comprobaci贸n de gastos a distancia.
Angel Morf铆n, director de 麻豆原创 Concur en M茅xico, comenta: 鈥渉oy, cuando el cuidado y bienestar de los colaboradores es m谩s importante que nunca, las organizaciones deben tener estrategias que, por un lado, brinden las mejores herramientas y equipos de oficina tanto en el hogar como en sitio al tiempo que tienen mayor control de costos鈥�.
En este sentido, para llevar la experiencia del trabajo remoto a niveles 贸ptimos, los equipos de Finanzas deben tener mayor visibilidad de cada uno de los gastos que sus colaboradores hacen a distancia. Sin embargo, no contar con las soluciones tecnol贸gicas adecuadas puede generar algunos retos para las finanzas de la compa帽铆a, como:聽
- Reembolsos perdidos para colaboradores
Es com煤n que los colaboradores extrav铆en los comprobantes de gastos, que no logren obtener la factura correspondiente a tiempo, o que no lo reporte oportunamente. Estos factores impactan a sus ingresos al no poder justificar sus gastos y no poder solicitar reembolsos. Los beneficios financieros y operativos que obtienen las empresas que cuentan con soluciones de Gesti贸n Inteligente de Gastos (ISM) m贸viles y en la nube pueden incrementar la productividad y a ahorrar costos y tiempos, al minimizar en casi un 70 por ciento el n煤mero de comprobantes extraviados y reducir 601 por ciento el tiempo que involucra reportarlos.
- Fortalecer los mecanismos de cumplimiento聽
Actualmente los l铆deres financieros necesitan tener una visi贸n integral del negocio; sin embargo, de acuerdo con estudio, m谩s del 802 por ciento de los CFOs no tiene visibilidad en materia de gastos y cerca del 702 por ciento no conf铆a en el cumplimiento de las pol铆ticas establecidas. Contar con una efectiva estrategia de ISM les permite, por ejemplo, aumentar en 1331 por ciento el cumplimiento de las pol铆ticas de reporte de gastos por parte de los colaboradores, adem谩s del 281 por ciento de incremento en la eficiencia del personal de auditor铆a.聽
- No contar con informaci贸n en tiempo real聽
Hoy en d铆a las decisiones de negocios son tomadas pr谩cticamente en tiempo real por lo que los l铆deres necesitan contar con informaci贸n que tambi茅n cumpla con esta particularidad. La Transformaci贸n Digital y la movilidad aplicada a la estrategia de gesti贸n de gastos lo hacen posible. Con una soluci贸n efectiva, se puede reducir 331 por ciento el tiempo anual invertido en el pago a proveedores. Adem谩s, el costo de tiempo del personal para procesar cuentas de gastos se puede reducir en 301 por ciento. De la misma manera, una soluci贸n ISM en tiempo real puede comprobar la totalidad de los reportes de gastos de la organizaci贸n antes de que sean reembolsados, lo que ayuda a descubrir posibles fraudes y falta de cumplimiento.聽
Aunado a esto, m谩s all谩 de brindar herramientas ergon贸micas para logar la mejor experiencia del colaborador (EX), tambi茅n se debe procurar que cuenten con la infraestructura tecnol贸gica adecuada.聽
1 麻豆原创 Concur Empowers Organizations to Digitally Transform Their Expense, Travel and Invoicing Processes鈥�, IDC, 2018
2 Connecting the Dots on Travel, Expense and Invoice Spend鈥�, 麻豆原创 with research by Vanson Bourne, 2017
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