Mit rund 2.200 Mitarbeitenden und einem Umsatz von 2,25 Milliarden Euro im Geschäftsjahr 2023 operiert das 1923 in Münster gegründete Familienunternehmen heute an über 20 Produktionsstandorten in Europa. Diese Erfolgsgeschichte wäre nicht ohne kontinuierliche Innovation und Anpassung an neue Marktbedingungen möglich gewesen. Ein Beispiel hierfür ist das Projekt ONE Finance, das die digitale Transformation der Westfalen-Gruppe unterstützt.

Das Unternehmen sieht sich systemseitig vor der Aufgabe, von Â鶹ԭ´´ R/3 auf Â鶹ԭ´´ S/4HANA zu wechseln. Um den Anforderungen eines sich wandelnden Geschäftsumfelds optimal zu begegnen, legte Westfalen einen besonderen Fokus darauf, Finanz- und Geschäftsprozesse frühzeitig bereits in Â鶹ԭ´´ R/3 zu modernisieren. „Ein modernes Steuerungskonzept nach Segmenten benötigt strukturierte Finanzdaten in GuV und Bilanz, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. Das war der Antrieb, in unserem bestehenden Â鶹ԭ´´ R/3 das Neue Hauptbuch zu aktivieren, um eine Segmentrechnung zu realisieren, mit der wir präzise Zahlen für die einzelnen Geschäftsbereiche generieren können“, unterstreicht Tilman Heise, Leiter Controlling Systeme bei Westfalen.

Schrittweise Implementierung für nachhaltigen Erfolg

Die Entscheidung einer schrittweisen Vorgehensweise durch Implementierung des Neuen Hauptbuchs (New GL) noch im aktuellen Â鶹ԭ´´ R/3, war zudem davon motiviert, die Umstellung auf Â鶹ԭ´´ S/4HANA vorzubereiten und damit Risiken zu minimieren. Dies ermöglicht es dem Unternehmen auch, schon vor dem Umstieg von den verbesserten Finanzdaten zu profitieren. „Wir haben verschiedene Optionen für die Einführung des Â鶹ԭ´´ New General Ledger (New GL) durchgespielt und uns letztlich für eine Einführung im Â鶹ԭ´´ R/3 mit unserem Migrationspartner cbs entschieden, um so den Umstieg auf Â鶹ԭ´´ S/4HANA zu entzerren. Zugleich wollten wir die Chance im Rahmen des Projekts ONE Finance nutzen, unseren Kontenplan zu verschlanken und unser neues Steuerungskonzept mit Leben zu füllen“, erklärt Tilman Heise.

Tests und Anpassungen für eine erfolgreiche Umstellung

Mehrere Testzyklen, darunter Unit-Tests, Integrationstests und Performance-Tests stellten sicher, dass die Migration innerhalb des geplanten Zeitrahmens erfolgreich durchgeführt werden konnte. Das bedingte auch Optimierungen der Hardware im Vorfeld der Umstellung: „Wir haben gemeinsam mit unseren Dienstleistern an der System-Performance gearbeitet, damit die Migration am geplanten Wochenende reibungslos verläuft“, erklärt Tilman Heise.

Das Kernteam umfasste Mitarbeitende aus den Bereichen Controlling, Finance & Accounting und IT. Ergänzt wurde dieses Team durch den Migrationspartner cbs und weitere externe Beratende. Die enge Zusammenarbeit und frühzeitige Einbindung der Fachabteilungen waren entscheidend für den Projekterfolg. „Alle Beteiligten wurden früh involviert, damit sie effektiv mitarbeiten können. Besonderer Erfolgsfaktor bei dem Projekt war die offene Kommunikation. Feedback wurde gegenseitig gegeben und angenommen. Es war eine sehr konstruktive Zusammenarbeit, wir gehen gemeinsam nach vorne“, reflektiert Stephan Tybus, Manager und Projektleiter bei cbs.

Präzise Steuerung und zukunftsweisende Systeme

„Wir sind mit dem Ergebnis sehr zufrieden und werden jetzt die nächsten Schritte der Verbesserung und Optimierung, die wir uns vorgenommen haben, angehen. Wir haben mit ONE Finance schon jetzt in Â鶹ԭ´´ R/3 eine gute Grundlage für eine moderne Unternehmenssteuerung geschaffen“, sagt Tilman Heise.

„Die Westfalen-Gruppe zeigt eindrucksvoll, wie sich Tradition und Innovation erfolgreich verbinden lassen. Mit der gezielten Modernisierung ihrer Finanzsysteme sichert sie sich eine zukunftsfähige Basis für nachhaltiges Wachstum. Mit präziseren Steuerungsinstrumenten und innovativen Prozessen bleibt sie auch in einem dynamischen Markt wettbewerbsfähig und ist damit ein Vorbild für erfolgreiche digitale Transformation im Mittelstand“, hebt Stephan Tybus, Manager bei cbs hervor.

Ãœber die Westfalen-Gruppe

Die Westfalen-Gruppe ist in den Bereichen Technische Gase, Kälte und Wärme, Tankstellen und Mobilität sowie respiratorische Heimtherapie aktiv. Mit seinen Produkten und Dienstleistungen bietet das Unternehmen zunehmend Lösungen an, die Kundinnen und Kunden helfen, nachhaltiger zu werden. Gerade der Energieträger Wasserstoff spielt dabei in immer mehr Bereichen eine wichtige Rolle. Das 1923 in Münster gegründete Familienunternehmen ist heute mit zahlreichen Tochter- und Beteiligungsgesellschaften an über 20 Produktionsstandorten in Deutschland, den Niederlanden, Belgien, Frankreich, der Schweiz und Österreich vertreten. Im Geschäftsjahr 2023 wurde mit rund 2 200 Mitarbeitenden ein Umsatz von über 2,25 Milliarden Euro erwirtschaftet.

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Jens Schulte, CFO bei der Schott AG, und Oliver Böhm, Â鶹ԭ´´-S/4HANA-Finance-Projektleiter, kümmern sich um den Wechsel des internationalen Glastechnik-Unternehmens von der bisherigen Â鶹ԭ´´-Umgebung in die neue, digitale Â鶹ԭ´´-S/4HANA-Welt. Dabei werden Prozesse digitalisiert und systemgestützte, vorausblickende Analysen möglich – und das weltweit in allen Ländern und Gesellschaften. Unterstützt wird das Mainzer Unternehmen dabei von der Unternehmensberatung .

Aus Managementperspektive stellen sich immer logistische und finanzielle Fragen: An welchem Standort lässt sich ein Produkt am günstigsten produzieren? Wo habe ich die kürzesten Transportwege? Passt die initiale Kosten- und Preiskalkulation? Genau diese Fragen stellte sich auch die Schott AG. Das Unternehmen mit einer über 135 Jahre langen Unternehmensgeschichte gilt als der Erfinder des Spezialglases. Heute ist der Technologiekonzern mit 2,2 Mrd. Euro Umsatz weltweit und 16.200 Mitarbeitern Partner für viele Branchen.

Das Change Management steht im Mittelpunkt bei diesen Projekten. Im Fall von Schott gibt es etwa 80 Gesellschaften, die zeitgleich zu dem voraussichtlichen Go-Live Termin nächsten Jahres („Big Bang“) umgestellt werden müssen. Das wird voraussichtlich Ende 2021 sein. Es gibt 270 Finance-Mitarbeiter im Konzern, die es gilt, im Rahmen des Veränderungsmanagements abzuholen. Dazu die Stakeholder im Konzern, die die Prozesse oder Teilprozesse nutzen oder Informationen aus den Geschäftsprozessen ziehen. „Wir betreten mit vielen Aspekten Neuland, insbesondere mit der neuen Ergebnisrechnung Margin Analysis und der parallelen Bewertung über das Material Ledger, auch beim Thema Datenmigration. Nach unserem Wissen hat das bis jetzt noch keiner in dieser Form gemacht“, so Projektleiter Böhm.

Dreh- und Angelpunkt der Digitalisierungsstrategie

Das bestehende ONE Finance von Schott verfügt bereits über einheitliche Standards, Prozesse, Datengrundlagen und eine einheitliche Organisationsstruktur, basierend auf dem derzeitigen Â鶹ԭ´´-ECC-System. Die unternehmensweite Steuerung ergibt sich sowohl auf Controlling-, als auch auf Accountingseite. Mit Hilfe von Â鶹ԭ´´ S/4HANA soll dieses nun weiterentwickelt werden. Das verspricht Schott schneller ein umfassendes Reporting auf Basis von optimierten Datenstrukturen. Das bedeutet einen globalen Kostenrechnungskreis, eine Geschäftsjahresvariante und eine detaillierte Ausprägung der Funktionsbereiche. CFO Schulte meint: „Zusammengefasst bietet uns ONE Finance die Möglichkeit, unser System granularer, prägnanter, flexibler und schneller zu gestalten, um deutlich besser auf Marktsituationen reagieren zu können.“

Â鶹ԭ´´ S/4HANA legt als Bebauungsplan eine ganze Reihe von Leitplanken fest, das integrierte System des gesamten Unternehmens über einen längeren Zeitraum prägen werden. „Wir erwarten uns eine ganze Reihe von Vorteilen, die uns weiterbringen, etwa schnellere oder bessere Entscheidungen im täglichen Geschäft. Â鶹ԭ´´ S/4HANA ist eine große Investition, die unser Konzern im Rahmen der Systemweiterentwicklung tätigt. Das betrifft viele Ressourcen. Wir wollten möglichst viel rausholen für unser Geschäft“, so Schulte.

Das komplette Konzernbild auf Knopfdruck mit intelligentem ERP

Â鶹ԭ´´ S/4HANA bildet bei Schott nun die Grundlage für schnellere Monats- und Jahresabschlüsse. Dazu kommt ein optimiertes und individuelles Reporting-System. Ein weiteres Plus ist die Geschwindigkeit im operativen Bereich, etwa das Realtime Processing.

„Denken Sie an den Vertrieb. Durch die Realtime-Kreditlimit-Beurteilung lässt sich schneller auf Kundenwünsche eingehen. Einen deutlichen Wettbewerbsvorteil bringt auch die schnellere Angebotskalkulation: hier kann der Vertrieb unmittelbar vor Ort reagieren.“ Schulte führt weiter aus: „Begeben wir uns auf die Managementebene, erfüllt Realtime Data Processing sicherlich den Traum jedes CFOs: Das komplette Konzernbild bis zur Bilanz lässt sich jederzeit auf Knopfdruck erzeugen. Dieses Gesamtbild ist das Ziel, das wir erreichen wollen.“

Schott startete vor eineinhalb Jahren mit einem Proof of Concept, durchgeführt von cbs Corporate Business Solutions, einem globalen Beratungsunternehmen mit Hauptsitz in Heidelberg. „Wir haben an unserem Setup gefeilt, sowohl technologisch als auch projektorganisatorisch. Innerhalb eines Vorprojekts mit unserem Consulting-Partner cbs konnten wir dieses Setup auf den Prüfstand stellen, um dann effizient und partnerschaftlich zusammenzuarbeiten“, weiß Projektleiter Böhm.

ERP-Unternehmenssteuerung: Vorbild für den Gesamtkonzern

Durch dieses Digitalisierungsprojekt wird sich eine durchweg agile Unternehmenssteuerung für die Schott AG ergeben. So kann man in Krisenzeiten den Fokus schnell verschieben, beispielsweise von wachstumsorientierten Auswertungen hin zu striktem Cash- und Kostenmanagement. Auch soll die Reporting-Frequenz deutlich erhöht und die wesentlichen KPIs des Unternehmens auf Wochenebene getrackt werden, um zeitnah den Dialog mit den Geschäftsbereichen zu ermöglichen.

„Wir wollen die Digitalisierung bis 2025 weiter vorantreiben, das gilt sowohl für den Finanzbereich als auch für das gesamte Unternehmen. Der Finanzbereich hat sich als erster mit den neuen Digitalisierungsmöglichkeiten auseinandergesetzt, etwa mit Analytics-Tools, um Forecasts zum Monatsumsatz aus Tageshochläufen zu erstellen“, ergänzt CFO Schulte. „Wir wollen das Vorbild für den Rest des Konzerns sein. Wir haben gut vorbereitete Prozesse und  IT- und prozessaffine Mitarbeiter, die großes Interesse haben, mit Digitalisierungsthemen zu arbeiten.“

Sebastian Hellmann ist Consulting Director bei cbs Corporate Business Solutions.

Bilder via Schott AG.

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