Wir alle kennen und genießen zeitgemäße Assistenzsysteme im Auto. Hier gehört die Zukunft dem autonomen Fahren: Das Fahrzeug übernimmt die Funktionen des Fahrers und steuert ohne manuellen Eingriff selbsttätig durch die meisten Situationen. Nur in Ausnahmefällen „piept“ oder „gongt“ es, um den Fahrer zum Eingreifen aufzufordern. Und das bedeutet, dass die Technologie zwar schon sehr weit, aber noch nicht ganz in der Lage ist, gänzlich auf menschliche Intelligenz zu verzichten.
Ganz ähnlich kann man sich die Â鶹ԭ´´-Vision des Autonomous Procurement, der autonomen Beschaffung vorstellen, die ebenfalls mehr und mehr Realität wird: Routineaufgaben übernimmt die Software, bei Anspruchsvollerem verlangt sie gezielt nach menschlichem Eingriff, wobei der ganze Prozess bruch- und verzögerungsfrei ablaufen kann.

Das System bestellt das Ersatzteil selbsttätig

Â鶹ԭ´´-Lösungen für die Beschaffung sind vielfältig und werden von ganz unterschiedlichen Benutzergruppen verwendet. Da ist der Mitarbeiter, der über eine komfortable Katalogsuche sein neues Smartphone findet, der Einkaufsexperte, der einen strategischen Rahmenvertrag für sämtliche Firmensmartphones aushandeln will – oder ein Lieferant, der herausfinden möchte, warum seine Rechnung noch nicht bezahlt ist.
Es gibt also sehr unterschiedliche Akteure, für die der Einsatz intelligenter Technologien Verbesserungen bringen kann. Was das in der Praxis bedeutet, soll ein Prozessbeispiel verdeutlichen.

Nehmen wir an, ein defektes Teil einer Maschine muss ersetzt werden. Vom Servicetechniker fotografiert, erkennt das System mithilfe von Machine Learning das betreffende Teil und schlägt einen geeigneten Ersatz vor. Daraufhin wird ein Warenkorb erstellt und zur Genehmigung weitergeleitet.

Auch kritische Situationen lassen sich elegant lösen

Auch hier kommt wieder Machine Learning zum Einsatz: Der Verantwortliche erkennt bereits an der Meldung in seiner Workflow Inbox, dass es sich um einen Routinevorgang handelt, der regelmäßig vorkommt – und den er in der Vergangenheit auch immer genehmigt hat. Das verkürzt die Prüfung und beschleunigt den Ablauf, besonders wenn es sich nicht um eine einzige Bestellposition, sondern um viele Positionen handelt.
Angenommen, nach der Bestellung werden von 10 bestellten Pumpen nur acht geliefert, weil beim Lieferanten ein unerwarteter Engpass aufgetreten ist. In diesem Fall informiert das System den Verantwortlichen darüber und schlägt ihm einen alternativen Anbieter für die noch fehlenden zwei Pumpen vor. Und zwar jenen, bei dem die Lieferung – wie das System aus Erfahrung weiß – in der Praxis nur 1,5 Tage dauert und nicht sechs, obwohl dies in den Stammdaten hinterlegt ist. Auf diese Weise lassen sich auch kritische Situationen elegant lösen.

Robotic Process Automation übernimmt das Abschreiben

Dieser Fall zeigt, wie künstliche Intelligenz den Menschen unterstützen und Abläufe optimieren kann. Und sie kann ihn von (halb-)manuellen Routinetätigkeiten entlasten und auch dadurch zur  Effizienzsteigerung beitragen. Ein Beispiel dafür sind Bedarfsmeldungen von unterschiedlichen Stellen, die in einer Excel-Tabelle zusammengefasst und zu einem späteren Zeitpunkt in das Beschaffungssystem übertragen werden. Oder Spezifikationen von Verpackungsmaterialien, die per Hand ins ERP-System gelangen. In beiden Fällen kann die Â鶹ԭ´´ Robotic Process Automation die Aufgabe des „Abschreibens“ übernehmen. Der Mensch muss dann das Ergebnis nur noch kontrollieren und ggf. freigeben.

Die Beispiele demonstrieren, wie Assistenzsysteme in der Beschaffung mehr und mehr Aufgaben übernehmen und die Vision vom Autonomous Procurement Realität werden lassen.

Dabei ergänzt Â鶹ԭ´´ Standardlösungen rund um den Einkauf ständig mit neuen, intelligenten Funktionen.

Unterstützung bei der Identifikation der Use Cases

Einen zweiter Weg zur mehr Intelligenz in den Geschäftsprozessen eröffnet die Â鶹ԭ´´ Business Technology Platform. Sie bietet individuelle Erweiterungen etwa in Form mobiler Apps, Workflows oder auch komplexeren Supply Chain-Prozessen mit Internet of Things-Technologie. Hier lassen sich auch Anwendungsfälle umsetzen, die von Standardlösungen noch nicht abgebildet werden. Auf Wunsch leistet Â鶹ԭ´´ Unterstützung bei der Identifikation und Umsetzung der Use Cases.

Auch Â鶹ԭ´´-Partner sind auf diesem Gebiet aktiv. Im finden sich derzeit fast 2.000 Erweiterungen, die sich schnell in den eigenen Unternehmenskontext integrieren lassen.

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Die Zeiten, in denen Mitarbeiter vor allem als Ressource betrachtet und auch so verwaltet wurden, sind glücklicherweise vorbei. Heute steht die Benutzererfahrung im Mittelpunkt, also die Frage, wie der Anwender den täglichen – oder auch den gelegentlichen – Umgang mit HR-Software und HR-Prozessen erlebt. Die Erfolgsformel lautet: Je einfacher, transparenter und effizienter ein Unternehmen hier agiert, desto zufriedener und damit auch produktiver sind seine Mitarbeiter.

Vor diesem Hintergrund hat die Â鶹ԭ´´ ihre Software nicht nur umbenannt – aus Human Capital Management wurde Human Experience Management – sondern auch weiterentwickelt. Jetzt bietet bereits die Standardversion viele Funktionen, die gezielt für eine verbesserte Nutzererfahrung sorgen – von der optimierten Benutzeroberfläche bis zu Machine-Learning-Prozessen oder der Möglichkeit, aktuelle Umfragen zur Mitarbeitermotivation durchzuführen und einzubinden.

Bewerbungsprozesse möglichst komfortabel gestalten

Die Neuausrichtung ändert allerdings nichts daran, dass Kunden weiterhin die Möglichkeit haben, ihre Â鶹ԭ´´-Lösung zu personalisieren, zu individualisieren und damit für ihr Unternehmen maßzuschneidern.

Beispielsweise gibt es Kunden, die aufgrund hoher Sicherheitsanforderungen spezielle Prozesse bei der Neueinstellung von Mitarbeitern benötigen: Polizeiliche Führungszeugnisse müssen hinterlegt, verpflichtende Schulungen durchgeführt oder Führerscheine für das Werksgelände ausgestellt werden. Solche Anforderungen lassen sich mithilfe einer abbilden. Sie steuert die entsprechenden Workflows und verwaltet alle zugehörigen Dokumente.

Ein anderes Beispiel sind Unternehmen, die den Bewerbungsprozess so komfortabel wie möglich gestalten wollen. Sie haben jetzt die Möglichkeit, hochgeladene Bilder, Bewerbungsschreiben und Lebensläufe mithilfe von künstlicher Intelligenz zu analysieren und den Kandidaten auf dieser Grundlage passende Stellen anzubieten. Das erleichtert den Bewerbern nicht nur die Suche, es erhört auch für das Unternehmen die Wahrscheinlichkeit, den passendsten Kandidaten zu finden.

Automatisierte HR-Prozesse: selbst entwickeln oder fertig herunterladen

Hilfreich ist die Automatisierung von bisher teilweise oder vollständig manuell durchgeführten Prozessen wie zum Beispiel der Erstellung und Freigabe von Arbeitszeugnissen. Hier nutzt eine Erweiterung zu , was den Aufwand und die dafür benötigte Zeit deutlich senkt.

Sämtliche Erweiterungen lassen sich entweder auf der Â鶹ԭ´´ Business Technology Platform als komplett neue Anwendungen entwickeln, oder sie stehen auf dem Â鶹ԭ´´ AppCenter als fertige Partnerlösungen zur Verfügung.

Software Development Kits (SDKs), fertige Schnittstellen (APIs) und Business Services (zum Beispiel zur Steuerberechnung) helfen den Teams der Partnerunternehmen bei der Entwicklungsarbeit.

Und auch die technischen Services, die Kunden bei der Eigenentwicklung unterstützen, sind vielfältig. Sie reichen von Datenbanken über Analysewerkzeuge bis zu Machine Learning, Chatbots und Robotic Process Automation – nutzbar über eine cloudbasierte Entwicklungs- und Betriebsplattform.

Im Mittelpunkt der HR-Lösung: die Benutzererfahrung

Um zu entscheiden, ob auch eigene Erweiterungen im Rahmen des Upgrades von Â鶹ԭ´´ HCM zu Â鶹ԭ´´ HXM infrage kommen, sollten Unternehmen zunächst jene Anwendungsfälle identifizieren, die sich hierfür am besten eignen. Auf Wunsch kann Â鶹ԭ´´ auch bei der Identifikation und Priorisierung dieser Use Cases unterstützen.

Wichtigstes Ziel ist dabei stets, Mitarbeitern, Bewerbern und Entscheidern im HR-Kontext durch intelligente Nutzung von Daten und Prozessen des Unternehmens eine bessere Benutzererfahrung zu bieten – um dadurch natürlich insgesamt zum Geschäftserfolg beizutragen.

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