Im Rahmen einer  gaben 87 Prozent der Mitarbeitenden an, dass sie produktiv arbeiten. 88 Prozent der Führungskräfte sahen dies jedoch anders. Bedeutet das, dass eine der befragten Gruppen einen falschen Eindruck hat? Nicht unbedingt.

Bei näherer Betrachtung der Arbeitsprozesse wird oft deutlich, dass viele Mitarbeitende überarbeitet sind und weniger Zeit haben, um sich mit genau den Aufgaben zu befassen, die für sie, ihr Unternehmen und sogar ihre Kunden besonders wichtig sind. Viele Beschäftigte sind oft mit einer Vielzahl von nebensächlichen administrativen Aufgaben beschäftigt, zum Beispiel dem Ausfüllen von Kostenabrechnungen, oder müssen an unwichtigen Meetings teilnehmen. Arbeitgeber erwarten dabei von ihren Beschäftigten, dass diese trotz alledem ihre Arbeit erledigen. Das hat zur Folge, dass die Mitarbeitenden mehr Zeit aufwenden müssen, um all ihre Aufgaben auszuführen.

Wie lässt sich dieses Dilemma also ein für alle Mal lösen? Laut einem aktuellen  setzen 70 Prozent der Personalverantwortlichen in mittelständischen Unternehmen auf Schulungen und Weiterbildungen, um die Produktivität der Belegschaft zu steigern.

Damit dieser Ansatz den gewünschten Erfolg bringt, müssen Mitarbeitende allerdings die nötige Zeit haben, um aktiv lernen zu können. Doch das ist nur dann möglich, wenn Führungskräfte ihren Beschäftigten den nötigen Raum geben und ihnen einige der nebensächlichen Tätigkeiten abnehmen, sodass sie Zeit für relevante Schulungen haben.

Mit Scharfsinn und Innovationen Arbeitsprozesse neugestalten

Intelligente Technologie – insbesondere künstliche Intelligenz (KI) – kann dabei helfen, den Aufwand für manuelle und administrative Routineaktivitäten maßgeblich zu reduzieren. KI kann diese Aufgaben präzise und schnell ausführen, sodass Mitarbeitende ihre Energie und ihr Fachwissen auf die Aufgaben konzentrieren können, die wirklich in ihr Aufgabengebiet fallen.

Eine ergab, dass es für den Unternehmenserfolg entscheidend ist, die Präferenzen und Bedenken der Mitarbeitenden in Bezug auf intelligente Technologien sowie deren Nutzen zu verstehen. Unternehmen können so intelligente Technologien und Anwendungsszenarien einführen, die den Mitarbeitenden die Arbeit erleichtern – und nicht erschweren.

Bei der Auswertung der weltweiten Umfrage stellten wir fest, dass Mitarbeitende intelligente Technologien vor allem dann schätzen, wenn diese für die oben erläuterten Zwecke eingesetzt werden – das heißt, wenn sie dabei helfen, Aufgaben effektiver zu erledigen. Dazu zählen die Suche nach Dokumenten, die Beantwortung grundlegender HR-Fragen, die Berechnung der täglichen Arbeitsstunden und die Ermittlung relevanter Schulungen.

Diese administrativen Anwendungsszenarien bilden einen guten Ausgangspunkt, um die Akzeptanz für intelligente Technologie bei der Belegschaft zu fördern. Dennoch es ist es wichtig, dass Unternehmen alles tun, um das Vertrauen der Mitarbeitenden in diese Technologie – und ihre Bereitschaft, diese zu nutzen – zu stärken. Unsere Studie zeigt, dass Transparenz, Fairness und Datenautonomie maßgeblich dazu beitragen, dieses Vertrauen aufzubauen.

Um das Engagement, die Produktivität und letztendlich die Leistung der Mitarbeitenden zu steigern, können Unternehmen die folgenden Strategien verfolgen und mithilfe intelligenter Technologie umsetzen oder erweitern:

Individuelle Gestaltung der Aufgaben

Aufgabenbereiche können stärker auf die Interessen und Stärken der Mitarbeitenden ausgerichtet werden, damit diese motivierter sind und ihre Tätigkeiten als erfüllend empfinden.

Vergütung und Anerkennung

Monetäre und nicht monetäre Programme können mithilfe automatisierter Empfehlungen analysiert und angepasst werden, um die Motivation und die Einsatzbereitschaft der Mitarbeitenden zu fördern.

Dialog zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden

Mehr Transparenz und datengestützte Erkenntnisse können die Kommunikation und Interaktion verbessern, um gemeinsame Ziele und Erwartungen zu formulieren, zu einem guten Arbeitsklima beizutragen und die Motivation zu fördern.

Leistungsbewertung anhand fundierter Daten

Leistungsbewertungen und Feedback auf der Grundlage fundierter Daten – und nicht subjektiver Wahrnehmung – sorgen dafür, dass die Beiträge und die Entwicklung der Mitarbeitenden genauer und gerechter bewertet werden können und ermöglichen eine Umgebung, in der Mitarbeitende produktiver arbeiten und ihre Aufgaben als erfüllend ansehen.

Solide Grundlage für produktives Arbeiten

Die Integration intelligenter Technologien in Arbeitsprozesse kann dazu beitragen, dass Führungskräfte und Mitarbeitende im Hinblick auf die Bewertung der Produktivität auf dem gleichen Stand sind. Unsere aktuelle Studie zeigt jedoch deutlich, dass ein hohes Maß an Transparenz sowie Vertrauen seitens der Mitarbeitenden nötig sind, um eine solide Grundlage für ein produktives Arbeiten zu schaffen.

Mittelständische Unternehmen können effektive HR-Strategien und intelligente Technologien zusammenbringen und so die Bedürfnisse ihrer Belegschaft nachvollziehen und erfüllen. Dieser Ansatz sorgt dafür, dass Mitarbeitende weniger administrative Aufgaben erledigen müssen, sodass sie produktiver arbeiten, sinnvollen Tätigkeiten nachgehen und ihr Leistungspotenzial voll entfalten können.

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Studien haben gezeigt, dass das Mitarbeitererlebnis großen Einfluss darauf hat, wie Mitarbeiter über ihren Beruf denken und wie engagiert sie bei der Arbeit sind. Darüber hinaus wirkt sich das Mitarbeitererlebnis auch maßgeblich auf Unternehmensziele selbst aus, etwa auf Zufriedenheit am Arbeitsplatz, Mitarbeiterbindung, Rentabilität und Umsatz.*

Obwohl viele Faktoren dabei eine Rolle spielen, haben Untersuchungen ergeben, dass etwa 30 Prozent des Mitarbeitererlebnisses mit der im Unternehmen eingesetzten stehen. Technologie kann Mitarbeitern auf der einen Seite den Arbeitsalltag erleichtern – sie gibt ihnen die Möglichkeit, produktiver zu sein, bessere Beziehungen zu Kollegen aufzubauen und mehr Flexibilität und Kontrolle darüber zu haben, wann und wo sie arbeiten. Andererseits kann sie auch zu Isolation führen, Mitarbeiter von der Arbeit ablenken und ihre Fähigkeit einschränken, außerhalb der Arbeit abzuschalten und sich zu erholen.

Um mehr über die Auswirkungen von Technologie auf das Mitarbeitererlebnis zu erfahren, hat das Forschungsteam von  weltweit qualitative Befragungen mit Mitarbeitern von Kunden durchgeführt. Dabei wurden zahlreiche Themen erörtert, darunter der Einfluss von Technologie auf das Wohlergehen und Gefühl der Wertschätzung der Mitarbeiter sowie auf Motivation und Produktivität. Auch das Gesamterlebnis in Bezug auf Prozesse im Personalwesen (HR) wurde untersucht.

Obwohl diese Studien noch nicht abgeschlossen sind, konnten bereits drei wichtige Erkenntnisse darüber gewonnen werden, wie Technologie zu einem erstklassigen Mitarbeitererlebnis beitragen kann.

Tools für ein besseres Mitarbeitererlebnis

Mitarbeiter wünschen sich Werkzeuge, mit denen sie als sinnvoll empfundene Arbeiten verrichten können und die ihnen Tätigkeiten abnehmen, die sie nicht ausüben möchten. Die Mitarbeiter wurden gebeten, Aufgaben zu beschreiben, die ihnen im Arbeitsleben am meisten Spaß bereiten und die sie täglich aufs Neue motivieren. Als sinnvolle Tätigkeiten wurden unter anderem folgende Aktivitäten genannt:

• etwas vorantreiben, zum Beispiel ein Projekt
• zusammen mit Kollegen daran arbeiten, ein gemeinsames Ziel zu erreichen
• dazu beitragen, ein Problem zu lösen und konkrete Ergebnisse der Arbeit zu sehen

Die Mitarbeiter wurden zudem befragt, welche Technologien ihnen das Arbeitsleben erleichtern. Dabei wurden dementsprechend oft Tools genannt, die genau diese Aktivitäten unterstützen: Im Bereich Produktivität wurde etwa Microsoft 365 erwähnt, beim Thema Zusammenarbeit Microsoft Teams und Skype – insbesondere unter Mitarbeitern, die regelmäßig reisen oder außerhalb des Büros arbeiten.

Weitere Beispiele für essentielle Technologien waren jedoch auch Tools, die Mitarbeitern operative und administrativen Aufgaben abnehmen, sodass sie sich auf sinnvolle Arbeiten konzentrieren können. Die Befragten nannten unter anderem folgende Beispiele:

• Eine App, die morgens auf dem Weg zur Arbeit freie Plätze in Parkhäusern anzeigt.
• Eine App, mit der Mitarbeiter das Mittagessen vorbestellen können, sodass sie nicht anstehen müssen.
• Lösungen: Ein Mitarbeiter gab an, dass der Zeitaufwand für die Abrechnung von Reisekosten mithilfe von Â鶹ԭ´´ Concur um mindestens ein Drittel reduziert wurde.
• Tools, die anhand früherer Vorgänge Muster identifizieren und proaktiv Vorschläge erbringen: Ein Mitarbeiter beschrieb eine Navigations-App, die auf Grundlage früherer Routen – ein Benutzer fährt zum Beispiel an einem bestimmten Tag und Zeitpunkt häufig von Punkt A nach Punkt B – automatisch einen Fahrweg vorschlägt. Ein weiterer Befragter gab Folgendes an: „Ich finde es großartig, wenn ich in einem System eine Aufgabe erledigen muss und das System im Vorfeld erkennt, wie ich in der Regel agiere und mir bestimmte Schritte abnimmt, sodass ich schneller mit den Aufgaben fertig bin. Je schneller die Tätigkeiten im System abgeschlossen werden können, desto besser, denn das sind in der Regel Dinge, die ich nicht tun möchte.“

Weniger getrennte und unterschiedliche Systeme

Mitarbeiter, die in verschiedenen Systemen arbeiten müssen, um eine einzelne Aufgabe zu erledigen oder benötigte Informationen zu finden, empfinden dies als äußerst frustrierend und zeitaufwändig. Untersuchungen haben gezeigt, dass Mitarbeiter  damit verbringen, nach Informationen zu suchen, die mitunter in unterschiedlichen Systemen und Datenbanken abgelegt sind.

„Einige Dinge möchte ich in buchstäblich 20 Sekunden erledigen“, betonte ein Befragter. „Ich möchte mich nicht fragen müssen, ob ich ins HR-Portal, IT-Portal oder Facility-Portal gehen muss. Es ist mir egal, wer mein Problem löst; ich möchte einfach nur, dass es gelöst wird.“

Bessere Self-Service-Lösungen mit Unterstützung durch Menschen

Zu lange standen bei der Entwicklung von Lösungen für das Personalwesen und insbesondere bei Self-Service-Technologie nicht die Belange der Endbenutzer – also der Mitarbeiter – im Vordergrund, sondern HR- und Supportfunktionen. Dadurch sind Mitarbeiter oft gezwungen, jeden Tag veraltete, nicht intuitive und schlecht konzipierte Self-Service-Lösungen zu verwenden.

„Als ich versuchte, einen Flug zu buchen, erhielt ich ständig eine Fehlermeldung, aber die Meldung sagte nicht aus, wo der Fehler lag“, berichtete ein befragter Mitarbeiter. „Was fünf Minuten hätte dauern sollte, nahm am Ende mehr als drei Stunden in Anspruch. Als ich endlich jemandem am Telefon hatte, konnten sie mir auch nicht sagen, wo das Problem lag. Es war unglaublich frustrierend“.

Negative Erfahrungen mit Technologie führen nicht nur zu vergeudeter Zeit, sondern können auch weitreichende negative Auswirkungen auf das psychische und physische Wohlbefinden von Mitarbeitern haben. Untersuchungen haben gezeigt, dass frustrierende Erfahrungen mit Technologie zu weniger Selbstvertrauen und Aggressionen führen können und die Stimmung und Interaktionen mit anderen beeinflussen. Zudem mindern sie sowohl die Zufriedenheit am Arbeitsplatz als auch die Qualität der Arbeit, haben negativen Einfluss auf die Produktivität und können sogar den Blutdruck und die Muskelspannung erhöhen.**

Früheren Studien zufolge ist der wichtigste Bestandteil von Self-Service-Lösungen die Möglichkeit, bei Bedarf stets mit einer Person sprechen zu können, und zwar ohne großen Aufwand oder die endlose Wiederholung ein und desselben Prozesses.***

Die Auswirkung von Technologie auf prägende Mitarbeiter-Momente – nicht immer positiv

Unternehmenseintritt, Beförderungen, die Pflege eines kranken Angehörigen oder Familienzuwachs – prägende Momente im beruflichen Werdegang und Privatleben sind wichtige Gelegenheiten, um Mitarbeitern zu zeigen, dass sie geschätzt und gewürdigt werden. Die Technologie, die mit diesen Momenten verbunden ist, vermittelt jedoch oft einen gegenteiligen Eindruck.

„Ich hatte mich sehr gefreut, diese Stelle gefunden zu haben, doch ich musste meine Lebenslaufinformationen mehrfach im System eingeben. Das Unternehmen machte deshalb keinen guten ersten Eindruck auf mich“, erläuterte ein befragter Mitarbeiter.

In einer jüngst veröffentlichten  gaben 54 Prozent an, dass sie sich nicht bewerben würden, wenn die Recruiting-Methoden eines Unternehmens nicht dem neuesten Stand entsprächen. 26 Prozent erklärten, dass mangelhafte technologische Rahmenbedingungen während des Einstellungsprozesses sie davon abhielten, eine Stelle anzunehmen.

Während Unternehmen weiterhin verstärkt in ein zufriedenstellendes Mitarbeitererlebnis investieren, ist es wichtig, dass sie die für Mitarbeiter verfügbare Technologie als Teil dieser Investitionen betrachten. Mit veralteten, schwer bedienbaren Lösungen, die nicht im Hinblick auf Mitarbeiter konzipiert wurden, sind Unternehmen in der heutigen Experience Economy bei der Gewinnung und Bindung von Talenten deutlich im Nachteil.

Ein befragter Kunde betonte: „Wenn wir neue HR-Services einführen, möchten wir, dass diese nicht einfach nur angewendet werden – wir wollen unsere Mitarbeiter mit der Lösung begeistern.“

*;Ìý
** Ceaparu et al. (2004); Lazar et al. (2006); Norman (2004); Scheirer et al. (2002);ÌýMurrell & Sprinkle (1993)
*** Howard & Worboys (2003)

Lauren Bidwell ist Research Scientist im Bereich Human Capital Management Research für Â鶹ԭ´´ SuccessFactors bei Â鶹ԭ´´.

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Das Team „Human Capital Management Research“ von forscht seit einigen Jahren zum Thema kontinuierliches Leistungsmanagement (Continuous Performance Management). Dabei hat sich herausgestellt, dass für eine kontinuierlichere Veränderung .

Oftmals misslingt die Einführung eines neuen Prozesses für kontinuierliches Performance Management, weil Führungskräfte und Mitarbeiter es nicht schaffen, ihre alten Gewohnheiten abzulegen und durch neue Verhaltensmuster zu ersetzen. Denn es ist immer leichter gesagt als getan, alte Gewohnheiten über Bord zu werfen.  zeigen, dass das Erlernen einer neuen Gewohnheit zwischen 18 und 254 Tagen dauern kann. Der Mittelwert liegt bei 66 Tagen – drei Mal mehr als der weit verbreitete .

Vier Strategien für ein erfolgreiches Performance Management

Mehrere Strategien unterstützen Führungskräften und Mitarbeiter dabei, alte Gewohnheiten abzulegen und ineffiziente Routinen zu ersetzen. Eine fasst diese vier Strategien zusammen, veröffentlicht im Journal of Behavioral Medicine. Untersucht wurde der Prozess der Habitusbildung bei neu angemeldeten Fitnessstudio-Mitgliedern. Diese Strategien zum Aufbau einer Fitness-Routine können ebenso angewendet werden, um eine Coaching-Routine einzuführen.

1. Kontinuität

Die Studienteilnehmer, die auf konsequente Weise trainierten, zum Beispiel jeden Tag zur gleichen Zeit, hatten mehr Erfolg als die Teilnehmer, die keinem festgelegten Schema oder Zeitplan folgten.

Das zeigt, wie wertvoll regelmäßige Coaching- und Feedback-Gespräche mit Mitarbeitern sind. Anfangs sind solche Meetings vielleicht etwas ungewohnt. Durch regelmäßige Wiederholung werden sie zur Selbstverständlichkeit. Leitlinien für Führungskräften und Mitarbeiter zeigen, wie oft sie Coaching-Gespräche führen sollten. Zudem lässt sich neues Verhalten nicht einfach über Nacht erlernen. Auch wenn die anfängliche Begeisterung nachlässt, sollten Führungskräfte weiterhin zu den Gesprächen anregen.

2. Einfachheit

Die Studienteilnehmer, die davon ausgingen, dass es schwierig werden würde, regelmäßig zu Sport zu treiben, waren nicht so gut in der Lage, sich das Training zur Gewohnheit zu machen.

Neues Verhalten zu etablieren gelingt besser, wenn man davon ausgeht, dass es einfach sein wird. Mit Mitarbeitern über ihre Leistung und Entwicklungsmöglichkeiten zu sprechen, mag keine allzu große Herausforderung sein. Aber viele Führungskräfte sehen diese Aufgabe als eine weitere Verpflichtung, die sie in ihrem Terminkalender unterbringen und im Auge behalten müssen. Zum Glück es dafür Softwarelösungen, die Manager per E-Mail oder Systembenachrichtigung daran erinnern, Coaching-Gespräche zu führen. Die Technologie hilft ihnen auch, die Fortschritte und Erfolge der Mitarbeiter zu festzuhalten sowie relevante Fragen und bisherige Gesprächsinhalte zu dokumentieren. So reduziert sich der Verwaltungsaufwand für das Continuous Performance Management.

3. Wohlbefinden

Den Teilnehmern, die sportliche Betätigung als angenehme Aktivität sahen, gelang es besser, langfristig eine Sportroutine zu etablieren.

Sich gesunde Gewohnheiten anzutrainieren ist vor allem dann einfacher, wenn man sich bei der jeweiligen Aktivität wohl fühlt. Eine der Herausforderungen beim kontinuierlichen Leistungsmanagement ist, dass viele Führungskräfte nur wenig über Coaching wissen oder kein Vertrauen in ihre Coaching-Fähigkeiten haben. Zum Teil schrecken sie davor zurück, Entwicklungsgespräche zu führen oder Mitarbeitern Feedback zu geben. Sie stellen sich die Sache schwieriger und komplizierter vor als sie ist. Deshalb ist es wichtig, ihnen wirkungsvolle Coaching-Techniken zu vermitteln und ihnen zu erklären, wie sie ihren Mitarbeitern Feedback geben. Je mehr sie darüber wissen, umso wohler fühlen sie sich bei der Durchführung der Gespräche. Auf jeden Fall sollte ihnen klar sein, auf welche Themen und Fragen sie sich bei den Coaching-Gesprächen konzentrieren sollten. Auch sollten sie wissen, inwiefern sich die Coaching-Gespräche von anderen Gesprächen unterscheiden, zum Beispiel von Check-ins oder Gesprächen zur Karriere- und Entwicklungsplanung. Einfache Best Practices oder Dos and Don’ts für Feedback-Gespräche helfen ihnen, sich beim Einstieg in das Gespräch wohl und sicher zu fühlen.

4. Belohnung

Die Teilnehmer, die sportliche Betätigung mit Belohnung verbanden, waren besser in der Lage, eine Sportroutine zu etablieren als die Teilnehmer, die das Training nicht mit Belohnung in Verbindung brachten.

Mit der Zeit lässt die Motivation nach, Coaching-Gespräche zu führen. Am besten lassen sich Mitarbeiter motivieren, ihr Verhalten zu ändern, wenn sie eine Verbindung zwischen den neuen Verhaltensweisen und ihren persönlichen Karrierezielen sehen. Deshalb sollen die Aktivitäten rund um das kontinuierliche Performance Management mit anderen Entscheidungen des Talentmanagements verknüpft werden. Zum Beispiel kann das Engagement von Managern belohnt werden, wenn sie aktiv vMitarbeiter coachen und weiterentwickeln.

Es ist eine Sache zu wissen, dass gesunde Ernährung und Sport wichtig sind und man deshalb Gemüse einkaufen und sich im Fitnessstudio anmelden sollte. Eine ganz andere Sache ist es aber, konsequent und langfristig einen gesunden Lebensstil zu führen. Dasselbe gilt für Continuous Performance Management. Über die richtigen Tools und das entsprechende Wissen zu verfügen ist wichtig. Aber wirklicher Mehrwert entsteht nur, wenn Führungskräfte und Mitarbeiter ihre alten Gewohnheiten ändern und sich neue Verhaltensweisen aneignen.

Warum sich Mitarbeiter ein funktionierendes Performance Management wünschen und wie Unternehmen und Führungskräfte HR-Prozesse verbessern können, erfahren Sie in diesem .

Lauren Bidwell, Ph.D. arbeitet im Bereich Human Capital Management Research bei Â鶹ԭ´´ SuccessFactors.

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