Als Partner Finance & Risk bei der Unternehmensberatung weiß Stefani Rahmel das nur zu gut. „Ein Kunde hat es mal sehr treffend formuliert“, sagt sie. „‘Unser ganzes Unternehmen wird digital neu gedacht – hin zur Industrie 4.0. Und unser Finanzwesen? Steckt noch in Version 1.0 fest.‘“ Gemeint hatte er manuelle Prozesse und isoliert abgelegte Daten, die immer wieder zeitintensiv konsolidiert werden müssen. Am Ende stehen Finanzkennzahlen, die zwar den Wirtschaftsprüfern standhalten – aber nur begrenzt helfen, ein Unternehmen vorausschauend zu steuern. „Von ist in vielen Finanzabteilungen noch nicht viel zu sehen“, meint Rahmel.

Berater statt Buchhalter

„D¾±±ð muss aber die eines Business Partners sein“, sagt Rahmel. „Er muss das Kapital des Unternehmens am besten zu nutzen wissen – und das sind immer weniger nur die finanziellen Mittel und immer mehr die Daten.“

Dafür braucht es neben der technologischen Grundlage – – auch automatisierte Prozesse. Es sind zusätzliche Daten aus allen Unternehmensbereichen erforderlich, die sich wiederum gezielt und in Echtzeit für Entscheidungen heranziehen lassen. Und dann sollen die Mitarbeiter den Wandel natürlich auch noch mittragen.

Dahinter steckt eine ganz neue Finanzstrategie. Die Frage ist nur: Wo fängt man an, sie umzusetzen?

Reisekostenmanagement betrifft alle Dimensionen der Finanztransformation

„Als ein Ansatzpunkt drängt sich das Reisekostenmanagement geradezu auf“, antwortet Rahmels Kollege Tobias Liebscher, Partner People & Strategy bei BearingPoint. sind ein großer Kostenblock in den Unternehmen. Wer hier auch nur leicht optimiert, kann schon viel sparen. Zum anderen lässt sich der Prozess mit bereits in drei bis vier Monaten digitalisieren. Er schafft also schnell Nutzen – für fast jeden Mitarbeiter. Und er betrifft alle vier oben genannten Dimensionen der Finanztransformation: die Technologie, die Organisationsstruktur, die Arbeitsweisen und die Datenbasis für eine bessere Unternehmenssteuerung.

BearingPoint führt Â鶹ԭ´´ Concur nicht nur bei Unternehmen jeder Größe und Branche ein. Das Beratungshaus betreibt seit fünf Jahren selbst eine der größten in Europa. 4.000 Mitarbeiter in 22 Ländern erfassen darüber alle reisebezogenen Buchungen und Belege. Für jeden Beleg tragen sie dazu unter anderem die Kostenart und die Kostenstelle gleich mit ein. „Unsere Berater mussten sich anfangs schon umgewöhnen, aber wir haben allein dadurch unsere Prüf- und Abrechnungsaufwände halbiert“, sagt Liebscher.

Für ihn ist das eigentliche Reisekostenmanagement lediglich der Anfang: „Â鶹ԭ´´ Concur ist eines der Mittel, um als Finanzabteilung effizienter und zukunftsorientierter zu agieren.“ Es gibt dabei mehrere Hebel, die allesamt für eine erfolgreiche Finanztransformation entscheidend sind:

• Finance Factory: Von der Hotelbuchung bis zum Rechnungssplit lassen sich alle reisekostenbezogenen Prozesse in Â鶹ԭ´´ Concur lösen. Allein die für ausländische Ausgaben spart bei BearingPoint einen deutlich fünfstelligen Betrag im Jahr ein.
• Selfservices: Mitarbeiter bearbeiten ihre Daten (hier unter anderem ) selbst. Die Finanzabteilung wird stattdessen verstärkt beratend-wertschöpfend tätig.
• Aufbrechen von Silos: Für das Controlling nötige Informationen liegen nicht mehr in unterschiedlichen Systemen verteilt, sondern stehen allen Anwendungen und Nutzern stets aktuell bereit. Â鶹ԭ´´ Concur lässt sich beispielsweise zu einem einheitlichen Gesamtprozess ausbauen, in den neben Treasury und Tax auch die HR- oder die Rechtsabteilung eingebunden ist.
• Analyse und Optimierung: Zusätzliche Datenquellen und eine höhere Datenqualität ermöglichen es, Muster zu erkennen. Finanzleiter können so auf die Zukunft schließen und unternehmerische Entscheidungen besser unterstützen. Bei Reisekosten sind das etwa Informationen darüber, welche Reisemittel und -ziele wann besonders häufig nachgefragt werden, um bessere Konditionen auszuhandeln oder die internen Reiserichtlinien zu überarbeiten.
• Unternehmenssteuerung und Prognosen: Der CFO kann unterschiedliche Unternehmensziele in Verbindung bringen, statt sie isoliert zu betrachten. Reisekosten lassen sich etwa mit Geschäftstätigkeiten in einem bestimmten Land in Bezug setzen. Szenarioanalysen zeigen dann, wie sich andere Marktschwerpunkte auf die Reisekosten auswirken würden.
• Echtzeit-Daten und Ad-hoc-Abschlüsse: Ausstehende Reisekosten machen häufig einen großen Anteil bei den Rückstellungen im Jahresabschluss aus. Mit jederzeit verfügbaren Kostendaten entfällt das.
• Enablement der Belegschaft: Der CFO gibt Mitarbeitern die entsprechenden Tools an die Hand, damit diese eigenverantwortlicher und digitaler arbeiten können. Mit dem Buchen und Abrechnen von Reisekosten erreicht er auf einen Schlag weite Teile der Belegschaft.

Digitalisieren – und die Kontrolle behalten

„Alle genannten Aspekte werden für das neue Selbstverständnis des CFOs künftig entscheidend sein“, resümiert Rahmel. „Er muss jetzt handeln oder die Dinge verselbstständigen sich.“ So wie bei einem Unternehmen, mit dem BearingPoint kürzlich zusammengearbeitet hatte. Ziel war, das Reisekostenmanagement neu aufzusetzen. Dann kam Corona – und das Projekt wurde auf Eis gelegt. Offiziell zumindest. Denn die Business Units selbst wollten den Prozess digitalisieren und suchten sich ihre eigenen Lösungen.

„Wer das nicht fest in der Hand hält, dem wird es entrissen“, sagt Rahmel. Wie sich das verhindern lässt, gehört zu den Schwerpunkten in der Beratung von BearingPoint. Das Unternehmen hat schon die unterschiedlichsten Finanzabteilungen ins digitale Zeitalter geführt, Strategien definiert und umgesetzt, beim Changemanagement unterstützt.

Es ist bezeichnend, wie oft dieser Weg über Â鶹ԭ´´ Concur führt.

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Schon vor Corona war klar: Das Tempo, mit dem sich Unternehmen heute auf neue Anforderungen einstellen müssen, ist gigantisch. Fast über Nacht entstehen neue Märkte, andere verschwinden ebenso schnell. In kürzester Zeit müssen Unternehmen also neue Geschäftsmodelle aufsetzen und austesten, manche wieder einstampfen. „Das ist Vielfalt in Highspeed“, sagt Carl-Philipp Müller, Director Â鶹ԭ´´ Cloud Services von Â鶹ԭ´´-Partner Nagarro ES. „Wer da nicht mithalten kann, landet schnell in einer Sackgasse.“

Doch die erforderliche verunsichert Unternehmen auch, gerade jene im Mittelstand. Viele wissen nicht, wo sie beginnen sollten. Den Nagarro-Beratern war klar: Vor allem der Einstieg sollte möglichst einfach sein und bereits den Weg für weitere Digitalisierungsschritte bereiten. Zudem müssten die Unternehmen unmittelbar Mehrwert erzielen. „Dafür eignet sich das besonders gut“, meint Müller.

Digitaler Reisekostenprozess: Einen Geschmack von Digitalisierung bekommen

„Reisekosten sind die idealen ersten Gehversuche in der digitalen Welt“, so Müller. Denn der Prozess lässt sich schnell umstellen. Das löst Unsicherheiten auf – bei IT-Leitern, HR-Verantwortlichen und Geschäftsführern gleichermaßen. „Man kommt auf den Geschmack“, sagt der Cloudexperte. Reisekosten seien der reinste Digitalisierungsturbo.

Für Nagarro ES selbst war Â鶹ԭ´´ Concur eines der ersten und wichtigsten IT-Projekte neben der Einführung von . „Als IT-Dienstleister sind wir viel unterwegs. Wenn da Hunderte Mitarbeiter ihre Reisen buchen und Kosten erfassen, wird das schnell aufwendig und fehleranfällig.“ Früher waren Dienstreisen ein regelrechter Papierkrieg – von der Hotelbuchung bis zur Belegeinreichung. „Ein typisches Problem für viele Unternehmen ist die korrekte Kontierung“, weiß Müller. Reisekosten werden ganz oder teilweise einem falschen Projekt zugeordnet oder die Zuordnung fehlt und die Finanzabteilung muss immer wieder offene Fragen klären. „Da geht Geld verloren, weil angefallene Kosten nicht an den Kunden fakturiert werden“, meint Müller. „Oder der Fehler fällt irgendwann auf und das Nachfakturieren beim Kunden sorgt natürlich für schlechte Stimmung.“ Auch gang und gäbe sind verlorene Originale: Für die abziehen.

Viel mehr als bloße Reisekosten

Mit werden die Kosten schon bei der Reisebuchung korrekt kontiert. und abgerechnet. Das vermeidet sowohl unliebsame Überraschungen bei den Kosten als auch verlorene Dokumente und Nacharbeiten durch die Finanzabteilung. Und das wiederum vereinfacht die zuverlässige, zeitnahe Rechnungsstellung. Rückerstattungen sind früher erledigt. „Man merkt schon: Hinter dem vermeintlich simplen Reisekostenprozess steckt in Wahrheit viel mehr. Wenn man es richtig anpackt, profitieren HR, Finanzabteilung, natürlich alle Außendienstmitarbeiter und vor allem auch die Geschäftsführung von transparenten, aussagekräftigen Informationen.“

Für das richtige Anpacken ist Nagarro ES zur Stelle. Der ist zum einen Cloudspezialist, kommt zum anderen aber aus der klassischen ERP- und Finanzsystem-Beratung. Die Erfahrung zeigt: Wer Â鶹ԭ´´ Concur gleich richtig aufsetzt, hat es hinterher besonders leicht, den Reisekostenprozess noch digital zu erweitern – etwa die komplette Buchung von Flügen und Hotels und deren Governance-Richtlinien zu integrieren. Oder weitere Digitalisierungsschritte anzuschließen, die weit über Dienstreisen hinausgehen. „Wir wissen, welche vorbereitenden Maßnahmen nötig sind, um den maximalen Nutzen zu erzielen“, fasst Müller zusammen.

Einfache ERP-Integration ohne Big Bang

Ein entscheidender Vorteil: Unternehmen können ihre bisherige Landschaft unangetastet lassen, selbst wenn sie noch ein älteres ERP-System verwenden. Der lässt sich problemlos „andocken“ – ohne Big Bang und unabhängig davon, ob ein Unternehmen klassisch on-premise, hybrid oder gar komplett in der Cloud unterwegs ist.

„Man bleibt komplett flexibel“, so Müller. „Wenn ich einen neuen Service brauche, buche ich ihn einfach dazu. Und wenn ich ihn nicht mehr brauchen sollte, deaktiviere ich ihn – und bezahle dann auch nicht länger dafür.“ Wer also beispielsweise eine Digitaltochter ausgründet, die ganz eigene Anforderungen hat: kein Problem.

Das gilt nicht nur für Funktionalitäten, sondern auch für Dienstleistungen. „Wir konnten mit Â鶹ԭ´´ Concur bereits die komplette Belegprüfung für bis zu 600 Mitarbeiter von einer einzigen Kollegin durchführen lassen“, sagt Müller. Inzwischen hat Nagarro ES die Aufgabe an Â鶹ԭ´´ ausgelagert – und kann auch diese Mitarbeiterin nun für produktivere Tätigkeiten einsetzen.

Es sind viele solcher kleinen Vorteile im Alltag, die in ihrer Gesamtheit einen großen Unterschied machen. Wichtig ist: Auch wer erst einmal nur die will, sollte von Beginn an den gesamten Prozess end-to-end mitdenken. So kann die einmal entwickelte Datenstruktur für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle genutzt werden. Und was als kleiner, digitaler Prozess begann, lässt sich schließlich in diverse primäre Prozesse des gesamten Unternehmens integrieren – von Finance über HR bis hin zum Kerngeschäft.

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