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Millionen Produktvarianten, rasantes Wachstum, mehrere verschiedene IT-Systeme: Die steda GmbH brauchte eine Lösung, die alles steuert. Mit Â鶹ԭ´´ Cloud ERP und Partner BA Business Advice gelang die Umstellung auf automatisierte Konfigurationen und integrierte Prozesse in nur acht Monaten.

Holz oder Aluminium, freistehend oder angebaut, mit Seitenwänden oder Rundum-Verglasung – wer eine Terrassenüberdachung kauft, hat viele Entscheidungen zu treffen. Und damit nicht genug: „Bei uns ergeben sich alleine für eine Kategorie von Terrassenüberdachungen bereits 3,6 Millionen mögliche Varianten“, sagt Heinz Mödden, Technischer Leiter bei steda. „Und dabei sind individuelle Größenmaße nicht mit eingerechnet.“

steda: Online-Händler mit Wachstums-Boom und (fast) unbegrenzter Variantenvielfalt

Die steda GmbH vertreibt Terrassenüberdachungen aus Holz und Aluminium, Carports und Gartenhäuser und gehört im deutschsprachigen Raum zu den etablierten Direkt- und Online-Anbietern. Gegründet 2011, starteten Stefan Brüggemann und Daniel Heidemann den Vertrieb von Glaspokalen aus einer Garage heraus – schnell folgten größere Produkte wie Gartenhäuser und Terrassenüberdachungen. Ab 2013 lief der Verkauf über einen eigenen Online-Shop.

Die Geschäfte entwickelten sich von Anfang an gut – auf den Boom, den die Corona-Pandemie auslöste, war das steda-Team nicht vorbereitet. „Die Menschen waren auf ihre eigenen vier Wände zurückgeworfen und wollten sich die Zeit zu Hause so angenehm wie möglich machen – zum Beispiel durch eine neue Terrassenüberdachung“, erklärt Bastian Wulfekuhl, Prokurist und COO bei steda. Dieser Cocooning-Trend führte dazu, dass sich die Bestellungen innerhalb kürzester Zeit vervielfachten. „Bis zur Corona-Pandemie haben wir alle Bestellungen auf Papier abgewickelt – vom Vertrieb bis zur Auslieferung“, so Wulfekuhl. „Mit dem Lockdown haben wir über Nacht auf E-Mail-Verteiler umgestellt – und danach Stück für Stück weitere Systeme eingeführt, die aber nie wirklich miteinander sprachen.“

Schluss mit Silodenken: Â鶹ԭ´´ Cloud ERP macht aus 6 isolierten Systemen integrierte und automatisierte Prozesse

Die Systeme arbeiteten jedoch völlig isoliert voneinander – ein Überblick über Auftragslage, Umsatzprognosen oder Deckungsbeiträge war schlicht nicht möglich. Den Anstoß zur Veränderung gaben schließlich die Abteilungen selbst.

„Allen Abteilungsleitern war klar, dass eine effektive Unternehmenssteuerung nur mithilfe eines zentralen Systems möglich ist. Das haben sie auch eingefordert – wohl wissend, dass die Umsetzung größere prozessuale Veränderungen mit sich bringen würde.“

Bastian Wulfekuhl, Prokurist und COO bei steda

Heinz Mödden erkannte schnell, dass weder eine Branchenlösung noch eine reine Handelslösung die Anforderungen von steda erfüllen würde. Gesucht war eine Plattform, die sämtliche Prozesse von Vertrieb bis Logistik durchgängig abdeckt und gleichzeitig die branchenspezifischen Anforderungen versteht und unterstützt. Mehrere Systeme kamen in die engere Auswahl – letztlich überzeugte die Cloud ERP-Lösung von Â鶹ԭ´´ durch die lückenlose Prozessabdeckung und die Tiefe der Variantenkonfiguration. Einer der letzten verbliebenen Vorbehalte war der Preis: Speziell für kleine und mittelständische Unternehmen bietet das FUE-Modell (Full User Equivalent) von Â鶹ԭ´´ Cloud ERP einen attraktiven Einstieg in die Cloud. Mit einer flexiblen Preisstruktur ab 25 Nutzern, wurde die Einführung der Lösung für steda auch wirtschafltich überzeugend.

Â鶹ԭ´´ Cloud ERP bei steda: In 8 Monaten vom Kick-off zum Go-live

Im Januar 2025 folgte die Vertragsunterzeichnung mit Implementierungspartner BA Business Advice, im Februar das Kick-off-Meeting. Acht Monate später, im Oktober 2025, fiel der Go-live – der spätestmögliche Zeitpunkt, den das Saisongeschäft zuließ.

In der Projektlaufphase erwiesen sich drei Aspekte als besondere Herausforderung:

• Stammdatenbereinigung Â鶹ԭ´´ Cloud ERP stellt mehr als 700 Stammdatenfelder bereit, die die Grundlage für sämtliche Folgeprozesse, Analysen und KPIs bilden. Fehler oder Inkonsistenzen würden sich unweigerlich durch das gesamte System ziehen und Auswertungen verfälschen. Die Bereinigung erwies sich aufwändiger als geplant – das steda-Team bewältigte sie mit großem Einsatz. „Wir haben das mit viel Fleißarbeit hinbekommen“, sagt Heinz Mödden.
• Shopify: Die Echtzeit-Anbindung des Webshops an Â鶹ԭ´´ Cloud ERP war für steda  gesetzt. Der Partner BA Business Advice entwickelte dafür eine maßgeschneiderte Schnittstellenlösung – präzise auf die Prozesse und Anforderungen von steda zugeschnitten. Ein überzeugendes Beispiel für passgenaue Partnerarbeit im Â鶹ԭ´´-Ökosystem.
• Variantenkonfiguration (AVC): In der bisherigen Systemwelt von steda wurde die Arbeitsvorbereitung vollständig manuell durchgeführt. Für die Automatisierung der AVC mussten Produktdaten strukturiert hinterlegt und Prozesse grundlegend neu aufgesetzt werden – eine zeitintensive Aufgabe, die das steda-Team mit großem Einsatz löste.

Verwaltungsaufwand bei Amazon-Bestellungen sinkt um 90 Prozent

Heute ist der technische Bearbeitungsaufwand von Aufträgen bei steda nur noch halb so groß: Die Variantenkonfiguration (AVC) konfiguriert Aufträge bereits im Vertrieb oder direkt im Onlineshop vollständig durch – eine manuelle Nachbearbeitung entfällt. Dadurch sank die Anzahl der Aufträge, die in der Arbeitsvorbereitung bearbeitet werden müssen um die Hälfte. Der administrative Aufwand bei sogenannten Fast-Lane-Aufträgen sank sogar um 90 Prozent: Dabei handelt es sich um alle Amazon-Bestellungen, die vollautomatisch vom Eingang bis zur Logistik durchlaufen – ohne manuelle Eingriffe. Für einen Online-Händler mit millionenfacher Variantenvielfalt ist das ein erheblicher Produktivitätsgewinn. Im Einkauf erfolgen Bestellungen heute zudem gebündelt.

„Kamen früher 25 Aufträge mit Regenrinne herein, bestellte der Einkauf jede einzeln – heute läuft das in einer einzigen Bestellung und einem einzigen Wareneingang.“

Heinz Mödden, Technischer Leiter bei steda

Single source of truth: ein System – eine Wahrheit

Damit verfügt die Geschäftsführung erstmals über eine belastbare Grundlage zur Unternehmenssteuerung: Produktionsfortschritt, Lagerbestände, Auftragsplanung – alles in Echtzeit einsehbar, alle Kennzahlen aus einem System. Deckungsbeitragsanalysen und Produktgruppenauswertungen, für die früher das Bauchgefühl herhalten musste, sind heute auf Knopfdruck möglich. „Wer Informationen benötigt, muss sie direkt in Â鶹ԭ´´ finden können. Zusätzliche, handgeführte Excel-Listen sollte es dafür nicht mehr geben“, resümiert Bastian Wulfekuhl.

Jendrik Tabken, Â鶹ԭ´´-Projektmanager bei BA Business Advice, bringt es auf den Punkt: „Ein Â鶹ԭ´´-Projekt in acht Monaten einzuführen, funktioniert nur, wenn alle wirklich in einem Boot sitzen. Bei steda hatten wir ein junges, wissbegieriges und lösungsorientiertes Team, das das Projekt nicht als aufgedrückte IT-Maßnahme verstanden hat, sondern als echte Chance. Und genau das hat den Unterschied gemacht.“

Die nächsten Schritte sind bereits definiert: steda arbeitet an der Einführung von Â鶹ԭ´´ Joule und KI-gestützter Prozessautomatisierung – mit dem Ziel, Variantenkonfigurationen künftig direkt aus Kundenanfragen per KI abzuleiten.