Bereits lange vor der聽COVID-19-Pandemie wurde 眉ber das F眉r und Wider papiergebundener Gesch盲ftsprozesse diskutiert. Aber es ist bekannterma脽en schwierig, sich von alten Gewohnheiten zu trennen. Das Arbeiten im Homeoffice hat jedoch schnell dazu gef眉hrt, dass analoge Prozesse antiquiert wirken. Die Gesch盲ftswelt hat erste Schl眉sse daraus gezogen.
Laut dem digitalen Branchenverband Bitkom arbeitet inzwischen jedes dritte Unternehmen in Deutschland weitestgehend papierlos. Trotz dieses Fortschritts werden viele Dokumente wie Auftragsbest盲tigungen, Lieferempfangsbest盲tigungen oder Steuerbelege immer noch in Papierform erstellt, gepflegt und 眉bermittelt 鈥� und das kann zu gro脽en H眉rden und ineffizienten Abl盲ufen f眉hren.
Um dieses Problem zu beseitigen, haben die 麻豆原创 und der IT-Dienstleister im Rahmen eines gemeinsamen Forschungsprojekts ein digitales System f眉r solche Prozesse entwickelt. Mit SD Ledger k枚nnen Unternehmen die Identit盲t einer Person mithilfe digitaler, dezentraler Identit盲ten pr眉fen. Dadurch wird sichergestellt, dass s盲mtliche relevanten Transaktionen aller Parteien automatisch und digital verifiziert und als Grundlage f眉r Pr眉fungen verwendet werden. Gleichzeitig sorgen dezentrale Identit盲ten auch daf眉r, dass die Stammdaten der Belege korrekt sind und Unternehmen nur mit den jeweils zust盲ndigen und vertrauten Partnern im Partnernetz kommunizieren.
Pr眉fung der Kundenidentit盲t
Das SD-Ledger-System digitalisiert Prozesse im Bereich 鈥濳now Your Customer鈥� (KYC) und bei der Belegpr眉fung. KYC beschreibt den verbindlichen Prozess zur Verifizierung der Identit盲t von Personen, zum Beispiel beim Er枚ffnen eines neuen Bankkontos. Diese Standards zur Einhaltung von Vorschriften sollen Finanzinstitute vor Betrug, Korruption, Geldw盲sche und der Finanzierung von Terrorismus sch眉tzen. Sie umfassen in der Regel die Pr眉fung des Alters, Steuerstatus, Liquidit盲tsbedarfs und der Risikotoleranz der Kunden, um deren finanzielle Lage zu ermitteln.
KYC- und Belegpr眉fungsprozesse sind normalerweise kostspielig, zeitaufwendig und fehleranf盲llig, da eine manuelle Pr眉fung der Informationen stattfindet. SD Ledger beschleunigt diese Prozesse und steigert die Effizienz, indem Belege sicher und digital 眉bermittelt werden.
Steuerberater, kleine Unternehmen und Gro脽unternehmen erhalten eine nachweisbare digitale Identit盲t, sodass sie eindeutig identifizierbar sind. Sich bei einem Online-Shop anmelden, den Empfang von Waren nach einer Bestellung best盲tigen oder eine Zahlung ausl枚sen 鈥� alle diese Schritte k枚nnen mithilfe von SD Ledger ausgef眉hrt werden.
Gleichzeitig werden diese Aktionen automatisch in einem 枚ffentlich lesbaren, dezentralen Speicher verifiziert, der nicht ge盲ndert werden kann. So entsteht ein vollst盲ndiger, kryptografisch gesicherter Pr眉fungsnachweis, der zudem stets aktuell ist. Ein Beleg kann jederzeit mit SD Ledger abgeglichen werden, um zu ermitteln, ob es sich tats盲chlich um das Original handelt.
Digitalisierung des Steuerprozesses
Veranschaulichen l盲sst sich dies am Beispiel eines Prozesses zur Auftragsabwicklung: Ein Unternehmen bestellt Waren von einem Lieferanten in einem anderen EU-Land. F眉r Warenlieferungen und andere Dienstleistungen innerhalb der EU ist im Ursprungsland unter bestimmten Voraussetzungen keine Mehrwertsteuer f盲llig. K盲ufer im Empf盲ngerland m眉ssen auf diese Lieferungen jedoch Mehrsteuer entrichten. Fr眉her musste der Logistikdienstleister als Vermittler fungieren, um sicherzustellen, dass bei Lieferungen in ein anderes Land f眉r steuerliche Zwecke eine sogenannte Gelangensbest盲tigung in Papierform unterschrieben wurde. Mit SD Ledger ist dies nicht mehr erforderlich.
Stattdessen kann die DATEV-Steuerberatung den Mitarbeitenden des bestellenden Unternehmens einen Berechtigungsnachweis erteilen, der sie befugt, eine solche Gelangensbest盲tigung digital zu unterzeichnen. Im Rahmen dieses Schrittes kann auch eine automatische Zahlung der zugeh枚rigen Rechnung angesto脽en werden.
Damit tr盲gt SD Ledger dazu bei, die f眉r die Ausf眉hrung der erforderlichen Schritte ben枚tigte Zeit erheblich zu reduzieren. Auch die Steuerberatung kann nun fr眉hzeitig in den Prozess einbezogen werden, sodass sie die erh枚hte Transparenz von Auftr盲gen nutzen kann, um ihre Mandanten noch besser zu betreuen.
SD Ledger erm枚glicht die Automatisierung und Digitalisierung von Belegfl眉ssen zwischen Gro脽unternehmen und kleinen Unternehmen, beschleunigt und optimiert Prozesse ma脽geblich und ebnet den Weg f眉r eine vollst盲ndig digitale Buchhaltung. Die Systeme f眉r die sorgen daf眉r, dass ein sicherer Pr眉fungsnachweis entsteht, und verringern den Mehraufwand bei der Erledigung eines Auftrags. Mit SD Ledger werden veraltete und aufwendige Schritte w盲hrend der Auftragsabwicklung durch zeitgem盲脽e und 眉berschaubare T盲tigkeiten ersetzt, bei denen die Integrit盲t jederzeit pr眉fbar ist.
Alexander Schaefer ist Leiter des 麻豆原创 Innovation Center in Kalifornien.
