Weniger E-Mails, weniger Reisen, schnellerer Zugang zu Informationen: Social Collaboration unterst眉tzt die Kommunikation und Zusammenarbeit von internen und extern Arbeitsgruppen mit speziellen Apps wie der Projektmanagement-L枚sung , die den sozialen Medien 盲hneln. Richtig aufgesetzt, st盲rken sie Effizienz und Innovationskraft.
K眉rzlich haben das Beratungsunternehmen Campana & Schott und die TU Darmstadt die 鈥濪eutsche Social Collaboration Studie 2019鈥� ver枚ffentlicht. Rund die H盲lfte der befragten Unternehmen sehen deutliche Vorteile durch aufgebrochene Silos mit Hilfe von Social Collaboration 鈥� und damit einhergehend mehr Innovationskraft. Dazu haben die Autoren der Studie gemessen, dass sich die Arbeitseffizienz um bis zu 50 Prozent steigert, wenn Unternehmen einen hohen Reifegrad der Social Collaboration haben.
Ziele, die Unternehmen mit Social Collaboration verfolgen
Zum einen sind es Kosten, die durch den Einsatz von Social Collaboration eingespart werden sollen: Allein durch k眉rzere Suchzeiten, wenn Mitarbeiter Informationen ben枚tigen, aber auch durch nicht mehr n枚tige Meetings und Reisen, erzielen Unternehmen signifikante Effizienzsteigerungen und damit Kosteneinsparungen.
Die oben erw盲hnte Studie belegt auch ein weiteres Ziel: Der intensive Einsatz von Enterprise Social Networks steigert die Innovationskraft. Neue Ideen sto脽en oft auf Widerstand und werden bel盲chelt. Durch den Austausch 眉ber Social Collaboration flie脽en silo眉bergreifend Meinungen ein, Marktdaten, technische Hinweise 鈥� so dass eine Idee besser bewertet werden kann. Au脽erdem k枚nnen auch eine h枚here Kundenzufriedenheit, die verbesserte Mitarbeiterbindung und eine schnellere Markteinf眉hrung neuer Produkte Ziele der Social Collaboration sein.
Doch die Ziele k枚nnen sich auch auf bestimmte Projekte und Vorhaben begrenzen 鈥� das Arbeiten in definierten Gruppen mit speziellen Prozessen ist ein gro脽er Vorteil der Social Collaboration Tools.
Funktionen der Projektmanagement-Apps
Es gibt eine Reihe von Apps f眉r Social Collaboration am Markt. Sie bieten Funktionen, zu denen die Suche nach Experten, das mobile Arbeiten, der Austausch in Interessengruppen oder Teams, die firmenintern 眉bergreifende Information und das Wissensmanagement geh枚ren. 脺ber die Apps lassen sich Dokumente austauschen, Prozesse steuern und Formulare bearbeiten.
Allein im Bereich des Personalmanagements (HR) l盲sst sich mit Social Collaboration vieles vereinfachen. Informationen zur Elternzeit finden sich beispielsweise in der App, Interessierte k枚nnen Antr盲ge stellen und finden alle n枚tigen Formulare. Da alle Daten an einem Platz zu finden sind, spart das den Beteiligten viel Zeit. Das gleiche gilt f眉r Urlaubsantr盲ge und -眉bergaben, das Onboarding neuer Mitarbeiter und Fragen zur Ergonomie am Arbeitsplatz.
Apps zur Team-Zusamenarbeit am Beispiel Ruum
Welche App f眉r die Social Collaboration ein Unternehmen w盲hlt, h盲ngt stark von den Zielen ab. Florian Frey, CoFounder und CCO f眉r das Projektmanagement-Tool , stellt vor, warum ihm Ruum so wichtig ist: 鈥濱m Operativen empfand ich die Koordination von Projekten oft als Alptraum: Massen an E-Mails, Abstimmungsmeetings und Reportings sorgten daf眉r, dass jeder Mitarbeiter mehr Zeit mit der Koordination verbrachte als mit der produktiven Arbeit. Dabei will ein Marketier keine Berichte tippen, sondern sich mit der Entwicklung von Botschaften, Argumentationen und 盲hnlichen Aufgaben besch盲ftigen.鈥� Die Technologie soll nun den Menschen helfen, sich st盲rker mit den Aufgaben besch盲ftigen zu k枚nnen, die bedeutend sind.
Innerhalb der 麻豆原创 erg盲nzt Ruum die App Jam, ein soziales Netzwerk, das eher dem Wissensmanagement dient. Ruum schlie脽t die L眉cke hin zur effizienten t盲glichen Koordination: Wer hat was bis wann zu erledigen? In nur f眉nf Monaten sparte Ruum der 麻豆原创 mehr als 1,6 Millionen Euro und fast 50.000 Stunden Verwaltungsarbeit. Aktuell nutzen rund 2.000 Unternehmen Ruum, darunter auch die Brauerei Fr眉h K枚lsch und der Konsumg眉terkonzern听叠别颈别谤蝉诲辞谤蹿.
鈥濨ei der Zusammenarbeit geht es um die Erf眉llung, die Einhaltung von Priorit盲ten und die Verfolgung des Projektstatus. Ruum l盲sst uns das tun, ohne diese Ziele aus den Augen zu verlieren鈥�, sagt Julian Kamp, IT-Leiter bei Fr眉h. Nach nur vier Monaten zeigten sich 盲hnliche Ergebnisse, wie bei der 麻豆原创: Laut Kamp haben Teams den Zeitaufwand f眉r administrative Aufgaben um fast 30 Prozent gesenkt.
Erfolgsfaktoren Social Collaboration: Einf眉hrung, Fokussierung und Prozesse
Die 鈥濪eutsche Social Collaboration Studie 2019鈥� zeigt auch eine Schattenseite der Social Collaboration: Zwei Drittel der Befragten seien nicht zufrieden mit der Einf眉hrung der Social-Collaboration-Tools, aber ganzheitliches Change Management w眉rde die positiven und nachhaltigen Effekte von Social Collaboration erh枚hen.
鈥濻ocial Collaboration sollte nicht einfach ein weiteres, zus盲tzliches Tool sein, sondern fester Bestandteil der Unternehmenskultur. Social Collaboration Tools sind idealerweise in Prozesse integriert, Bestandteil des Arbeitsalltags und unterst眉tzen agiles Arbeiten. Wichtig ist ausreichend Gestaltungsspielraum f眉r die Mitarbeiter bei der individuellen Nutzung鈥�, fasst Stefan Sch眉脽ler, Business Develpment Manager f眉r HCM bei der 麻豆原创 Deutschland, zusammen. Die Einf眉hrung von Social Collaboration soll iterativ stattfinden und die Erwartungen der Anwender jeweils erf眉llen. Dabei werden die Tools im Idealfall Teil von Gesch盲ftsprozessen und sind an CRM-, ERP- und weitere Systeme angebunden.
鈥炩�橭ne Size fits all鈥� passt heute kaum noch einem Unternehmen鈥�, hat Florian Frey erfahren. 鈥濫s geht darum, eine gute Balance zu finden, die Bed眉rfnisse der Zielgruppen zu kennen und jedem das passende Tool anzubieten. Durch die Integration ist das gut m枚glich鈥�, wei脽 der Fachmann.
脺brigens nutzen heute Wissensarbeiter die Social Collaboration Tools schon st盲rker als sogenannte Firstline Worker in den Fabrikhallen. Wissensarbeiter sind Angestellte, die durch erworbenes Wissen und dessen Anwendung ihr Geld verdienen, beispielsweise Anw盲lte, Programmierer oder Architekten. Laut der 鈥濪eutschen Social Collaboration Studie 2019鈥� steigt der Collaboration-Reifegrad der Wissensarbeiter stetig an, w盲hrend er bei Firstline Workern noch um ein F眉nftel niedriger ist. 鈥濧uch in der Produktion lassen sich mit Social Collaboration deutliche Effizienzgewinne erzielen,鈥� sagt entsprechend Stefan Sch眉脽ler. Doch scheuen viele Unternehmen die daf眉r notwendigen Investitionen.
Ausblick: Zukunft der Social Collaboration
Collaboration Tools wie Ruum werden immer einfachere Oberfl盲chen bekommen und auch k眉nstliche Intelligenz einsetzen. 鈥濪ie k眉nstliche Intelligenz hat ein enorm gro脽es Potenzial und wird uns allen noch viel Arbeit abnehmen. Bots unterst眉tzen das Projektmanagement und automatisierte Workflows steigern die Produktivit盲t. Dabei sorgt die Integration in andere Tools daf眉r, dass keine neuen Silos entstehen und alte aufgel枚st werden鈥�, sagt Florian Frey.
Trotz aller Vorteile der Digitalisierung durch Social Collaboration ist sich Stefan Sch眉脽ler sicher: 鈥濸ers枚nliche Ansprechpartner bleiben wichtig. Je komplexer, desto pers枚nlicher sollte die Kommunikation sein. Ein pers枚nliches Treffen ist oft effizienter als jede digitale Zusammenarbeit 眉ber ein Tool.鈥� Dennoch: Unternehmen sollten das enorme Potenzial von Social Collaboration Tools absch枚pfen und den Menschen jeweils das tun lassen, was er am besten kann 鈥� und dadurch die Produktivit盲t erh枚hen.
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