{"id":4407,"date":"2021-10-13T08:15:27","date_gmt":"2021-10-13T08:15:27","guid":{"rendered":"https:\/\/news.sap.com\/spain\/?p=4407"},"modified":"2023-10-16T16:15:11","modified_gmt":"2023-10-16T16:15:11","slug":"como-obtener-un-mayor-control-de-gastos-simplificando-los-procesos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/news.sap.com\/spain\/2021\/10\/como-obtener-un-mayor-control-de-gastos-simplificando-los-procesos\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo obtener un mayor control de gastos simplificando los procesos"},"content":{"rendered":"

El\u00a0<\/span>control de\u00a0viajes y\u00a0gastos<\/span><\/b>\u00a0(<\/span>T&E\u00a0<\/span><\/b>por sus siglas en ingl\u00e9s)\u00a0es un problema com\u00fan al que se enfrentan muchas\u00a0empresas y\u00a0organizaciones.\u00a0Por ello, simplificar estos procesos es fundamental para\u00a0<\/span>organizar de forma efectiva la gesti\u00f3n\u00a0de\u00a0viajes<\/span><\/b>\u00a0corporativos, dietas, desplazamientos y estancias.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Ebook gratis<\/span><\/p>\n

La transformaci\u00f3n digital en tiempos de cambio<\/span><\/strong><\/p>\n

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La tecnolog\u00eda desempe\u00f1a un papel fundamental a la hora de\u00a0<\/span>gestionar los gastos de los empleados de forma inteligente<\/span><\/b>, reduciendo el fraude interno y cumpliendo con las obligaciones tributarias.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

La tendencia actual en gastos de viaje<\/span><\/b><\/h2>\n

Tras unos meses de incertidumbre en los que la movilidad se redujo a m\u00ednimos nunca antes vistos, las empresas recuperan poco a poco la normalidad. La pandemia, no obstante, ha\u00a0funcionado como\u00a0<\/span>punto de inflexi\u00f3n en los viajes de negocios y la gesti\u00f3n de\u00a0los\u00a0gastos por desplazamiento<\/span><\/b>.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Las empresas han tenido que\u00a0<\/span>adaptar sus pol\u00edticas internas para mejorar la seguridad en los viajes<\/span><\/b>, pero, a su vez,\u00a0esta nueva realidad tambi\u00e9n\u00a0las\u00a0ha\u00a0conducido\u00a0a\u00a0<\/span>replantearse la necesidad de optimizar\u00a0los\u00a0procesos\u00a0de gesti\u00f3n<\/span><\/b>. La innovaci\u00f3n se ha revelado como la base indiscutible para\u00a0llevar\u00a0un\u00a0<\/span>control de gastos m\u00e1s eficaz<\/span><\/b>\u00a0en el futuro.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Seg\u00fan un\u00a0<\/span>estudio sobre la transformaci\u00f3n digital\u00a0y la gesti\u00f3n de\u00a0gastos T&E<\/span><\/a>\u00a0realizado por\u00a0<\/span>Forrester\u00a0Consulting,\u00a0<\/span>la mayor\u00eda de\u00a0las\u00a0empresas encuestadas reconoci\u00f3 que utiliza\u00a0<\/span>herramientas desactualizadas para la gesti\u00f3n de\u00a0los\u00a0gastos<\/span><\/b>\u00a0<\/span>de viaje<\/span><\/b>. La escasa digitalizaci\u00f3n de este apartado implica una gran carga de\u00a0<\/span>tareas manuales poco productivas<\/span><\/b>\u00a0para los departamentos de contabilidad y\u00a0direcci\u00f3n.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Del informe se deduce la\u00a0<\/span>necesidad de acelerar el paso hacia la\u00a0<\/span><\/b>transformaci\u00f3n digital\u00a0de las empresas<\/span><\/b><\/a>\u00a0<\/span><\/b>en\u00a0pos\u00a0de\u00a0optimizar estos procesos. Las\u00a0soluciones T&E\u00a0no solo ayudan a aumentar la eficiencia en la gesti\u00f3n, sino que\u00a0los\u00a0<\/span>datos y\u00a0los\u00a0an\u00e1lisis de KPI<\/span><\/b>\u00a0pueden contribuir a\u00a0<\/span>planificar mejor los viajes<\/span><\/b>\u00a0y a lograr una\u00a0<\/span>\u00f3ptima experiencia del\u00a0empleado<\/span><\/b>.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Los gastos de empleados en las empresas y la digitalizaci\u00f3n<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/h2>\n

Cada empresa utiliza un\u00a0modelo de control de gastos\u00a0acorde\u00a0con sus necesidades, as\u00ed como\u00a0al tipo de viajes y desplazamientos de sus empleados. En l\u00edneas generales, los\u00a0<\/span>modelos b\u00e1sicos de gesti\u00f3n T&E<\/span><\/b>\u00a0son tres:<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Gasto fijo para dietas y viajes<\/span><\/b><\/h3>\n

Este modelo se basa en una\u00a0<\/span>cantidad m\u00e1xima que es fijada por la empresa<\/span><\/b>. El trabajador tiene la libertad de distribuir la asignaci\u00f3n como mejor considere y no necesita justificar sus gastos.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

La ventaja para la empresa es que\u00a0<\/span>reduce las tareas de control de gastos<\/span><\/b>\u00a0de\u00a0los\u00a0empleados, tales como\u00a0la\u00a0revisi\u00f3n y\u00a0la\u00a0validaci\u00f3n. Como contrapartida, se\u00a0<\/span>renuncia a un control exacto de los recursos<\/span><\/b>, lo que puede ir en contra de los propios intereses de la compa\u00f1\u00eda.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Gastos justificados mediante comprobante<\/span><\/b><\/h3>\n

En las empresas que utilizan este modelo, el empleado debe justificar cada gasto realizado mediante la\u00a0<\/span>presentaci\u00f3n de la correspondiente factura<\/span><\/b>\u00a0o comprobante.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Los gastos de\u00a0los\u00a0empleados quedan debidamente anotados y se\u00a0<\/span>reembolsan con exactitud,<\/span><\/b>\u00a0por lo que no hay riesgo de fraude ni de desv\u00edo. La desventaja de este modelo es que resulta\u00a0<\/span>poco pr\u00e1ctico tanto para los empleados como para el departamento de contabilidad<\/span><\/b>, que debe gestionar manualmente cada comprobante a\u00a0menos\u00a0que se utilicen soluciones digitales que eliminen la necesidad de usar tickets en papel.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Modelos mixtos para el control de gastos<\/span><\/b><\/h3>\n

Los dos modelos anteriores se pueden utilizar de manera combinada en algunos casos. Puede haber una\u00a0<\/span>cantidad m\u00e1xima de gastos en dietas<\/span><\/b>\u00a0y controlar otros gastos, por ejemplo, kilometraje, mediante comprobantes.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

La\u00a0<\/span>digitalizaci\u00f3n<\/span><\/b><\/a>\u00a0ayuda a las empresas a\u00a0<\/span>gestionar de manera integrada y con mayor control los viajes<\/span><\/b>,\u00a0los\u00a0proveedores preferidos,\u00a0las\u00a0tarifas,\u00a0las\u00a0dietas y\u00a0el\u00a0kilometraje en una sola plataforma.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Utilizar una\u00a0<\/span>herramienta digital \u00fanica para la gesti\u00f3n de los viajes corporativos<\/span><\/b>\u00a0presenta importantes ventajas para la empresa y para los empleados que realizan estos desplazamientos:<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n