Welbeschouwd grossieren universiteiten in twee zaken: onderwijs en onderzoek. Daarnaast, en dat vergeten we af en toe, grossieren ze in data. Universiteiten zijn datamachines die aan de lopende band informatie genereren. Dat kunnen onderzoeksgegevens zijn. Maar denk ook aan de veelheid aan gegevens die studenten genereren tijdens hun studie. Al die datapunten zitten in de diverse systemen van de universiteit. In het Student Informatie Systeem, in het roostersysteem, in CRM. En die gegevens staan op de afzonderlijke applicaties, systemen en servers van afzonderlijke faculteiten.

Instellingen die in staat zijn ál deze informatie op een goede en veilige manier te ontsluiten, te centraliseren en aan elkaar te knopen, hebben goud in handen. De inzichten die je uit deze centrale dataverzameling kunt halen, stellen je immers in staat om je aanbod op het gebied van onderwijs en onderzoek heel doelgericht te optimaliseren en je concurrentiepositie te verbeteren.

Persoonlijker, aantrekkelijker onderwijs

Wanneer je een goed beeld hebt van de performance van studenten, wordt het veel makkelijker om het onderwijs als het ware om mensen heen te vouwen. Op basis van de inzichten die data biedt, kun je het onderwijs aantrekkelijker en persoonlijker maken. Je ziet bijvoorbeeld snel of studenten op het goede spoor zitten en of ze de juiste studie gekozen hebben. Daarmee kun je voorkomen dat studenten tussentijds teleurgesteld uitvallen (en de financiering en zelfs de reputatie nadelig beïnvloeden). Op basis van data kun je studenten tijdig bij de kladden grijpen en bijsturen. De data is er; je moet er alleen intelligent gebruik van zien te maken.

Kijk bijvoorbeeld hoe de (UCSD) ons Â鶹ԭ´´ Data Platform ‘HANA’ gebruikt om universiteitssystemen te verbinden. Dit zorgt voor diepgaande inzichten rondom alles wat een student doet op de campus. Deze gegevens worden onder meer gebruikt om inzichtelijk te maken welke vakken populair zijn en hoe de universiteit daarop in kan spelen.

Meer succesvolle aanvragen

Ook voor research geldt dat data voor nieuwe kansen zorgt. Onderzoek is één van de belangrijkste financiële kurken waar een onderzoeksintensieve universiteit op draait. Het is bovendien een belangrijk uithangbord voor nieuwe studenten én voor talentvolle wetenschappers. Universiteiten worden juist geroemd om het feit dat ze zo goed les kunnen geven en om hun klinkende onderzoeksresultaten en hoge rankings die daar het gevolg van zijn.

Goed onderzoek valt en staat natuurlijk met financiering en talentvolle onderzoekers. Gek genoeg is de manier waarop vakgroepen binnen een universiteit grants aanvragen niet altijd gestandaardiseerd. Ook zie ik vaak dat het verloop van die aanvragen niet altijd even goed wordt bijgehouden of gedeeld met de rest van de instelling. Ook daar liggen kansen.

Met gestroomlijnde processen en data die op orde is, is het relatief eenvoudig om het slagingspercentage van grant applications inzichtelijk te maken en op basis van die inzichten voor nóg betere aanvragen te zorgen. Zoals het ook heel goed mogelijk is om de onderliggende aanvraagprocessen te stroomlijnen, te automatiseren en er een universiteitsbreed, eenduidig, meetbaar proces van te maken. Op faculteits- of instellingsniveau zie je vervolgens precies in welke fases aanvragen zich bevinden. Dat zou je vervolgens weer kunnen vertalen naar trendoverzichten die inzicht bieden in het aantal of de success rate van aanvragen per jaar, per type, per aanvrager, per faculteit, etc. De mogelijkheden zijn eindeloos.

‘The art-of-possible’ als het gaat om visualiseren van sponsor en grants data.

Dataveiligheid voorop

Ga je aan de slag met data? Dan is veiligheid een absolute randvoorwaarde. Universiteiten beheren natuurlijk een geweldige hoeveelheid persoonsgevoelige data. Van student- en medewerkersgegevens tot onderzoeksgegevens. In combinatie met elkaar zorgen al die gegevens voor heel interessante inzichten als je ze centraliseert, met elkaar verbindt en analyseert. Tegelijkertijd wil je niet dat die gegevens gelekt, gestolen, veranderd of gegijzeld worden.

Eerder dit jaar concludeerde inspecteur-generaal van het Onderwijs Alida Oppers al dat digitale veiligheid een belangrijk gespreksonderwerp is geworden binnen besturen in het hoger onderwijs. Het onderzoek concludeert onder meer dat Besturen digitale veiligheid een vast onderdeel moeten maken van het risicomanagement.

Daarom is er veel te zeggen voor centraal beheerde data in een centraal beheerd systeem. Want door data en systemen te centraliseren, hebben de IT-afdelingen van universiteiten veel meer grip op de manier waarop al die gegevens beveiligd zijn. Dit in tegenstelling tot een meer gedecentraliseerde aanpak waarbij faculteiten hun eigen servers draaien en beheren. Gecentraliseerde systemen vormen een deel van het antwoord, onder meer omdat ze veel makkelijker te upgraden, te onderhouden en veilig te houden zijn.

Spreekt het centraliseren en inzetten van data je aan? Wil je meer weten over de manier waarop een gecentraliseerde data-benadering voor inzichten zorgt die niet alleen studenten en vakgroepen verder brengt maar ook je wereldwijde concurrentiepositie versterkt? Bezoek dan onze of lees mijn andere blogs over het boeiende snijvlak van hoger onderwijs en IT. Of neem gerust contact met me op.

The post Waarom universiteiten moeten transformeren tot datagedreven organisaties appeared first on Â鶹ԭ´´ Nederland Blogs & Nieuws.

Hoe studenten hun studietijd, zowel op de campus als digitaal, beleven wordt de student experience genoemd. Dit begrip reikt verder dan alleen de beleving van de studie. Het draait ook om hoe ze de campus en de manier waarop ze interacteren met de onderwijsinstelling.

De student experience begint al bij het allereerste contactmoment tussen de prospectstudent en de onderwijsinstelling. Het is dus voor onderwijsinstellingen essentieel om tijdens de oriëntatiefase al op de radar van prospectstudenten te verschijnen. Nadat de student zich ingeschreven heeft, volgt een eindeloze stroom van contactmomenten op verschillende tijden, locaties en via verschillende apparaten. Ook na het afstuderen blijft de band tussen onderwijsinstelling en alumni bestaan en is het belangrijk .

De uitdagingen voor onderwijsinstellingen

Onderwijsinstellingen worden geconfronteerd met verschillende uitdagingen. De eerste uitdaging heeft te maken met de globalisering. De concurrentie tussen onderwijsinstellingen is niet meer alleen landelijk, . Het is niet langer een gegeven dat studenten dicht bij huis studeren. Het is, mede gedreven door de coronapandemie, steeds eenvoudiger om je te oriënteren op een studie in het buitenland of om online cursussen te volgen aan onderwijsinstellingen in het buitenland.

Ook de digitalisering vergroot de concurrentie tussen de instellingen. Een groot deel van het leven van studenten speelt zich af. Ze communiceren met studiegenoten en docenten, bekijken hun rooster en cijfers, kiezen vakken uit en reserveren een werkplek in de bibliotheek. Dit gebeurt allemaal online op hun mobiele telefoon, de hele dag door. Dit digitale gemak ervaren ze overal in hun dagelijks leven. Ze verwachten dit ook van hun onderwijsinstelling.

De derde uitdaging heeft te maken met een nieuwe benadering die onderwijsinstellingen moeten omarmen. Studenten kiezen hun onderwijs op dezelfde manier als klanten een product kiezen. Ze willen de beste student experience voor hun collegegeld. Hierdoor moeten onderwijsinstellingen overschakelen van een aanbodgerichte benadering waarbij de instelling zelf centraal staat naar een klantgerichte benadering waarbij de wensen van de student centraal staan. Dat is niet altijd even makkelijk. Zo’n klantgerichte benadering vraagt immers om naadloze samenwerking tussen alle onderdelen van de instelling. En niet te vergeten om een stevige visie en strategie die deze customer-first mindset ondersteunt.

De omgevingen van onderwijsinstellingen die zich focussen op de relaties met studenten zijn vaak gedecentraliseerd en niet geïntegreerd in het SIS- of ERP-pakket. Vaak is dit te wijten aan het feit dat elke faculteit zijn eigen mensen, systemen en verantwoordelijkheden heeft. De losse onderdelen functioneren en communiceren niet als één instelling, wat in de weg staat van een van studenten.

De vierde uitdaging is life long learning: studenten leren hun hele leven. Een student is niet langer een jongvolwassene tussen de 18 en 22 jaar, maar kan blijven leren tot het . Studeren kan op latere leeftijd, in deeltijd of in voltijd, een opleiding of een cursus. Deze ontwikkeling dwingt instellingen na te denken over nieuwe businessmodellen en . Student ben je je hele leven en daarom is het cruciaal om een goede band op te bouwen met studenten die je onderwijsinstelling verlaten na het succesvol afronden van hun studie.

Door deze ontwikkelingen is het extra belangrijk om op de hoogte te zijn van het tevredenheidsgevoel van de student en om dit om te zetten naar . Zo investeer je in een onbreekbare band en heb je als onderwijsinstelling een streepje voor wanneer alumni weer plaatsnemen in de schoolbanken.

Een digitaal visitekaartje

Zichtbaarheid en laagdrempeligheid zijn belangrijk bij het bereiken van prospectstudenten en het betrokken houden van studenten en medewerkers. Posters en brochures zijn niet genoeg om studenten te bereiken. Prospectstudenten oriënteren zich voornamelijk online. Nog voor het bezoeken van een open dag bekijken zij de websites en sociale mediakanalen, zoals , van onderwijsinstellingen.

Het centraliseren van bijvoorbeeld de student recruitment gegevens en het gebruik van dezelfde systemen voor faculteiten creëert een uniforme, overzichtelijke en efficiënte omgeving instellingsbreed. Het investeren in een online omgeving die toegankelijk en makkelijk in gebruik is, is een groot onderdeel van een positieve student experience. Traditionele CRM-systemen van onderwijsinstellingen zijn vaak . Voorafgaand aan en tijdens hun studie willen studenten digitale applicaties gebruiken die aansluiten op hun dagelijks leven. Vakken kiezen ze het liefst net zo gemakkelijk als dat ze online shoppen: op elk moment van de dag en via elk apparaat.

Door in te spelen op de digitale behoefte, voelen studenten zich sneller met de onderwijsinstelling. Onderwijsinstellingen moeten studenten een veilige omgeving bieden, zowel offline als online, waar ze met elkaar communiceren, ervaringen delen en informatie kunnen verkrijgen over hun studievoortgang.

Verzamelen en verbeteren

Om de student experience te verbeteren, is het verzamelen en visualiseren van de juiste data noodzakelijk. Kan met de juiste oplossingen gedurende de hele studententijd, en zelfs daarna, gedaan worden.

Dit faciliteer je met een  alsook met een  oplossing. Je creëert zo een omgeving waarin zowel de onderwijsinstelling als de student de voortgang ‘data-gedreven’ kan bijhouden en inzichtelijk kan maken. Studentadministratie, academisch adviseurs en studenten kunnen via  toegang krijgen tot deze data. Een docent of adviseur ziet bijvoorbeeld tijdig als een student veel vakken laat vallen, regelmatig afwezig is, of zijn of haar opdrachten niet inlevert en kan dan direct actie ondernemen.

Deze datagedreven oplossingen kunnen uitgebreid worden met die specifiek inhaakt op de campus- en leerervaringen van studenten. Zo krijgt de instelling inzicht in de manier waarop zij de student experience kunnen verbeteren. Het verzamelen en analyseren van de levert een volledig beeld op van wat studenten belangrijk vinden. Met de combinatie van data over de student experience en de voortgangsdata van studenten ligt de focus op verschillende onderdelen van de studie. Als instelling krijg je inzicht in hoe tevreden studenten zijn over het verloop van de aanmeldprocedure, de lesstof, de docenten, de studievoortgang en zelfs de broodjes in de kantine. Uiteindelijk resulteert dit in betere studentprestaties.

De student als brand ambassador

De studenten die verbonden zijn aan je onderwijsinstelling zijn het visitekaartje voor prospectstudenten. Ze delen hun dagelijkse bezigheden via foto’s op sociale media, na het afstuderen delen ze hun verhalen met hun nieuwe collega’s en de naam van je onderwijsinstelling staat bijvoorbeeld ook vermeld op hun LinkedInpagina. Al deze verschillende uitingen maken de student tot een van je onderwijsinstelling.

Het aanpakken van bestaande uitdagingen is een investering in de ultieme student experience. Je creëert een hechte band met je studenten die in de toekomst waarschijnlijk nieuwe studenten oplevert, of ervoor zorgt dat leergierige alumni weer bij je aankloppen.

Meer weten over hoe Â鶹ԭ´´ kan bijdragen aan een ijzersterke student experience voor je onderwijsinstelling?

The post Investeer in de optimale student experience appeared first on Â鶹ԭ´´ Nederland Blogs & Nieuws.

Door Rob Jonkers

Dat de universitaire wereld verandert is niets nieuws. Om aansluiting te blijven houden bij de moderne maatschappelijke en wetenschappelijke uitdagingen, moeten universiteiten voortdurend meebewegen. Toch lijken die ontwikkelingen zich sneller te voltrekken dan voorheen. Nederlandse universiteiten concurreren bijvoorbeeld meer dan ooit met instituten die zich overal ter wereld kunnen bevinden. Het afgelopen decennium is het .

Mede door de en de invoering van de bachelor-masterstructuur is het voor Nederlandse studenten veel makkelijker geworden om over de grens te studeren. Sinds de BaMa-invoering groeide het aantal studenten dat in het buitenland gaat studeren dan ook flink. Dat aantal verdubbelde tussen 2006 en 2017, zo blijkt uit . Andersom komen er ook steeds meer buitenlandse studenten naar Nederland, blijkt uit en .

COVID-19 heeft daar nog een dimensie aan toegevoegd. Mede onder invloed van de pandemie heeft afstandsonderwijs vleugels gekregen. Met een paar drukken op de knop volg je een online course aan de Harvard Business School.

Ook de verwachtingen van de student veranderen. Studenten zien hun instelling als een dienstverlener en verwachten een bepaalde mate van kwaliteit en service voor hun collegegeld. De on- en offline experience die ze van andere leveranciers gewend zijn, verwachten ze ook van hun universiteit. Dat betekent bijvoorbeeld dat studenten realtime en ‘always-on’ informatie op hun mobile device willen ontvangen.

Tegelijkertijd verandert het onderwijs zelf ook. Van universiteiten wordt bijvoorbeeld steeds meer verwacht dat ze niet alleen kennis overdragen, maar een actieve rol spelen in het actief toepassen van die kennis en het ontwikkelen van vaardigheden.

Tot slot verandert ook het onderzoek en de financiering ervan. De financiering van onderzoek wordt geleidelijk steeds meer vraaggestuurd. In 2020 bleek uit het rapport van het Rathenau Instituut dat steeds meer onderzoek betaald wordt door overheden, bedrijven en non-profitorganisaties. Op dit moment is de derde geldstroom goed voor bijna een zesde deel van de universitaire inkomsten. In 2008 was dat nog maar een zevende deel. Daarbij laten de onderzoekers ook zien dat er grote verschillen zijn tussen de universiteiten. Sommige universiteiten halen inmiddels meer dan 20% van hun inkomsten uit onderzoek dat door overheden, bedrijven en non-profitorganisaties betaald wordt, andere universiteiten amper 5%.

Ook hier geldt dat de concurrentie enorm en wereldwijd is, terwijl het aantal gehonoreerde onderzoeksvoorstellen juist zeer beperkt is.

Soepel inspelen op megatrends

Het zijn maar enkele voorbeelden van ontwikkelingen die het universitaire landschap geleidelijk veranderen. Hoe universiteiten hiermee omgaan, zal bepalen hoe dat landschap er over tien jaar uitziet. Optimaal inspelen op wereldwijde megatrends, soepel omgaan met de veranderingen die hier in Nederland plaatsvinden én inspelen op voortdurend veranderende geldstromen, vraagt om een bepaalde mate van flexibiliteit.

De manier waarop Nederlandse universiteiten traditioneel opereren maakt flexibel opereren echter uitdagend. Dat zit hem bijvoorbeeld in de zeer autonome positie van faculteiten waardoor sommige universiteiten letterlijk opereren als een eilandenrijk; een versnipperde organisatie die bestaat uit meerdere zelfstandige entiteiten met eigen systemen, eigen processen en eigen mensen. Hoewel de instelling richting buitenwereld één gezicht heeft, weet de rechterhand niet wat de linkerhand aan het doen is.

Universiteitsfinanciën als startpunt

En precies daar is in mijn ogen – letterlijk – winst te behalen. Elke universiteit zou in mijn ogen moeten kunnen bouwen op één versie van de waarheid. Om te beginnen met de financiële waarheid. Een single source of truth; een plek waar alle financiële informatie samenkomt. Niet één keer per jaar, als de balans opgemaakt wordt, maar voortdurend. Uiteindelijk heeft alles wat er op de campus gebeurt – een nieuwe inschrijving, een promotie, een aanstelling, de aanschaf van labmateriaal – zijn weerslag in de financiële (project)administratie. Finance kan feilloos zichtbaar maken wat er allemaal gebeurt in een instelling. Ieder CVB moet met één druk op de knop een actueel, geconsolideerd overzicht op het scherm kunnen toveren dat een instant beeld geeft van de financiële gezondheid van de organisatie.

Ongekende inzichten

Op het moment dat er sprake is van een single source of truth, ontstaat er een ongekende mate van transparantie die geheel nieuwe inzichten oplevert. De transparantie die dan ontstaat, kan de universiteit vervolgens gebruiken om bepaalde zaken slimmer te centraliseren, te standaardiseren, te stroomlijnen en geld te besparen.

Inkoopprocessen bijvoorbeeld, kun je prima universiteitsbreed centraliseren en standaardiseren waardoor je onderhandelingspositie verbetert, het makkelijker wordt om kortingen te bedingen en de kwaliteit van ingekochte producten en diensten structureel verbeterd kan worden. Al het geld dat afzonderlijke faculteiten in hun eigen inkoopproces stoppen, kan niet besteed kan worden aan onderwijs en onderzoek.

Een stap in de goede richting

Een aantal Nederlandse universiteiten implementeert op dit moment een public cloud ERP-systeem van Â鶹ԭ´´. De doelstelling van die implementaties: kostenreductie en een eenvoudiger, flexibeler, universiteitsbreed IT-landschap dat bovendien veel gebruiksvriendelijker is. Het is een grote stap in de goede richting en helpt deze universiteiten straks om veel vlotter te innoveren en meer datagedreven te kunnen sturen. De keuze zorgt er bovendien voor dat hierdoor de randvoorwaarden voor excellent onderwijs en onderzoek optimaal ondersteund worden, waardoor deze organisaties zich nóg beter op hun kerntaken kunnen richten. Een betere uitgangspositie om de wereldwijde concurrentie aan te kunnen gaan, is bijna niet denkbaar.

Wilt u weten wat Â鶹ԭ´´ kan betekenen voor uw organisatie? Kijk dan voor meer informatie.

The post Zo winnen universiteiten de wereldwijde slag om studenten en onderzoeksgelden appeared first on Â鶹ԭ´´ Nederland Blogs & Nieuws.