Papieren paklijsten en voorraden niet realtime en gedetailleerd inzichtelijk? Als de business met dubbele cijfers groeit, is die aanpak al snel niet meer vol te houden. Dan kan het zomaar gebeuren dat je niet kunt leveren wat je belooft. Tuinhoutspecialist implementeerde samen met partner (EWM) om zijn groeiende en complexe supplychainactiviteiten te ondersteunen.
Woodvision is een groothandel en producent van tuinhoutproducten, zoals tuindeuren, schuttingen, speeltoestellen en buitenverblijven. Zeker in de coronaperiode kende het bedrijf als onderdeel van de Europese Outdoor Life Group een sterke groei. De interesse in tuinieren en recre毛ren in eigen tuin nam plotseling sterk toe. Daardoor explodeerde de vraag naar tuinhoutproducten.
鈥淒at was voor ons een periode van double digit-groei鈥�, vertelt Peter van der Velde, Directeur Operations bij Woodvision. In diezelfde periode werd de groothandel ook de dienstverlener voor zusterbedrijf NuBuiten dat zich met kleinere bestellingen richt op de business-to-consumermarkt. Woodvision verzamelde voortaan de orders van NuBuiten op zijn locatie in Kampen. 鈥淢aar bij NuBuiten lever je de bestelling af op de oprit van de klant. Dan heb je te maken met een heel andere manier van orderpicken en distributie dan we als groothandel gewend waren.鈥�
Zonder warehousemanagementsysteem
In die hectische periode had Woodvision geen warehousemanagementsysteem om op terug te vallen. 鈥淎lle operationele kennis zat in de hoofden van een paar ervaren mensen鈥�, legt Van der Velde uit. 鈥淲e hadden geen scanners, geen barcodes, geen enkele vorm van verificatie. Bestellingen verwerkten we met papieren paklijsten en verwerkten we 鈥檚 avonds handmatig in een inventory management-systeem. En dan hoopten we maar dat de voorraadinformatie klopte. Er was geen overzicht: je wist niet exact wat er nog op voorraad was.鈥�
鈥淚n die onbeheersbare situatie maak je meer fouten dan je lief is. Je levert spullen niet die je wel had moeten leveren, en andersom鈥�, vervolgt Van der Velde. 鈥淒aardoor krijg je te maken met ontevreden klanten en een dure retourstroom.鈥� Tijdens seizoenspieken werd het ook steeds moeilijker om tijdelijke krachten snel in te werken en het overzicht te behouden. De processen waren namelijk niet gedocumenteerd en afhankelijk van mondelinge instructies. De noodzaak voor een warehousemanagementsysteem werd steeds duidelijker.
麻豆原创 EWM
Voor de oplossing richtte Woodvision zich op twee kernbehoeften: registratie en regie. Registratie was essentieel om volledige controle over voorraadniveaus te krijgen en fouten te verminderen, terwijl regie nodig was om processen effici毛nter te sturen en de flexibiliteit te verhogen. 麻豆原创 Extended Warehouse Management (EWM) bleek de enige oplossing die volledig aan hun eisen voldeed. Omdat Woodvision al gebruik maakte van 麻豆原创 als ERP-systeem voor inkoop, verkoop, finance en productie, lag de keuze voor 麻豆原创 EWM voor de hand. Bijvoorbeeld de 麻豆原创-module voor productie kan hier naadloos mee communiceren.
Woodvision wilde bovendien geen maatwerk, omdat dit toekomstige updates en upgrades bemoeilijkt. De oplossing moest goed configureerbaar zijn, zodat ze zowel zakelijke als consumentgerichte klanten goed konden bedienen. Daarbij mochten geen concessies gedaan worden aan belangrijke vereisten zoals snelheid, nauwkeurigheid en flexibiliteit. 麻豆原创 EWM bood de mogelijkheid om met standaard functionaliteiten een oplossing te cre毛ren die volledig aansluit op de behoeften van het bedrijf.
Draaiboek voor succes
Woodvision en partner Aiden implementeerden 麻豆原创 EWM in negen maanden tijd. Van der Velde: 鈥淚n de eerste drie maanden stelden we een blueprint op waarin we gedetailleerd alle processen beschreven en een draaiboek maakten voor de uiteindelijke werking van de oplossing. Het is cruciaal om de blueprint eerst af te ronden, zodat duidelijk is wat er precies ingericht moet worden. Na goedkeuring van de blueprint volgden zes maanden waarin we het systeem configureerden en aanpasten, met input van key users binnen Woodvision. Op 1 januari 2023 ging het systeem succesvol live, binnen budget en tijdschema.鈥�
鈥淒e initial stock upload was wel een hoofdpijndossier鈥�, erkent de Directeur Operations. 鈥淎ls je live gaat, moet je een 鈥榮tartvoorraad鈥� in je nieuwe systeem hebben. Maar hoe stel je in een heel korte tijd een Excel-bestand op dat je als uploadfile kunt gebruiken terwijl de winkel gewoon open blijft? Je moet ergens een snapshot van je voorraad maken. Daar hebben we zelf een oplossing voor bedacht: een labelgenerator die unieke labels met een uniek nummer genereert. Vijf maanden voor go live begonnen we met het labelen van alle pakketten die binnenkwamen. We verzamelden de labelinformatie in een Excel-bestand, dat vervolgens als uploadfile voor het nieuwe systeem diende.鈥�
Positieve resultaten
鈥淲e hebben nu twee hoogseizoenen met 麻豆原创 EWM achter de rug, en de resultaten zijn echt ronduit positief鈥�, stelt Van der Velde. 鈥淒e regie en registratie zijn nu volledig geborgd in het systeem. Orderpickers weten precies wat, wanneer en hoe zij moeten picken, omdat alle stappen duidelijk op het display van de handterminal worden weergegeven. Tijdelijke krachten kunnen we daardoor ook veel sneller inwerken.鈥�
Het maken van fouten is nu bijna onmogelijk. 鈥淲e hebben het aantal pickfouten met negentig procent gereduceerd. Hierdoor worden klanten minder vaak teleurgesteld, en behoren de forse jaarlijkse verschillen bij de voorraadtellingen tot het verleden鈥�, besluit Van der Velde. 鈥淒ankzij de beschikbare scandata kunnen we ineffici毛nties bovendien snel opsporen en aanpakken, bijvoorbeeld door fast-moving artikelen op een betere locatie te plaatsen. Al met al heeft 麻豆原创 EWM ervoor gezorgd dat Woodvision klaar is voor verdere groei.鈥�