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纸や贰虫肠别濒で大丈夫？～人事文书を効率的で安全に管理する方法～

Yoko Suzuki

Hispanic businesswoman using digital tablet in office

人事部门のリモートワークを阻む人事文书

人事データは人事システムで管理されていると思いがちですが、公司の现実としてはデータ化されていない纸の人事文书や、贰虫肠别濒や奥辞谤诲、笔顿贵などの电子ファイルで保管されている人事情报の方が多いのではないでしょうか？

人事业务において、人事部门が管理?保管しなければならない书类は多岐に渡ります。雇用契约书、人事通达、労働者名簿、赁金台帐から始まり、従业员から提出してもらう様々な个人情报书类等。あるものは法定で保管すべき年数が决まっており、あるものは定期的に更新しアップデートを掛ける必要があります。

こうした人事文书はいつしか膨大な量に膨れ上がり、何十年も引き継がれて膨大な人事文书のファイルが仓库やキャビネットのスペースを圧迫し、その参照や管理のために出社が必须であるという人担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。

また纸の书类をやりとりするために、対面で受け渡しする、あるいはコストをかけて邮送で受け渡すケースもあるかと思います。このやりとりは、业务上非効率で费用がかさむだけでなく、个人情报が记载された机密文书の纷失や情报漏洩のリスクも伴います。

个人情报保护の厳しいガイドライン

个人情报の保护に関する法律についてのガイドライン（通则编）によると、「个人情报」とは、生存する个人に関する情报であって、「当该情报に含まれる氏名、生年月日その他の记述などによって特定の个人を识别できるもの（他の情报と容易に照合することができ、それによって特定の个人を识别することができるものを含む。）」、又は「个人识别符号が含まれるもの」と定义されています。

この意味で、従业员の名前と従业员番号が记载された人事文书は、ほぼ全てのケースで「个人情报」とみなされることになります。なお、ガイドラインに「コンピュータを用いていない场合であっても、纸媒体の个人関连情报を一定の规则に従って整理?分类し、特定の个人関连情报を容易に検索することができるよう、目次、索引、符号等を付し、他人によっても容易に検索可能な状态に置いているものも该当する。」とありますので、纸の状态でファイリングされたものも、「个人情报データベース」に含まれます。

「个人情报取り扱い事业者」となる公司が、対応しなければならないポイントは下记の通りです。

このように个人情报保护法が施行され、これまで以上に厳密な个人情报へのアクセス制御が必要になった现在、従业员の人事文书はどのように管理したらよいのでしょうか？

文书管理ツールという选択

ここまで见てきたような、大量の文书の管理を効率的に行い、个人情报保护の要件を満たすために、文书管理の専用ツールを利用するという选択肢があります。
キーマンズネットが2021年に実施した「文书管理ツールの利用状况」　に関するアンケート结果によると、文书管理ツールはビジネス文书の保管や利活用、ライフサイクル管理、情报保护などを目的に导入が徐々に进んでおり、アンケートに「导入している」「导入しており、リプレースを検讨している」「导入を検讨している」と回答した公司は全体の56.5％にのぼりました。

図１キーマンズネット　文书管理ツールの利用状况（2021年）/前编记事から笔者作成

また、文书管理ツールを导入済み、もしくは导入検讨中の公司における目的についての调査では、「业务効率化」（67.1％）や「ペーパーレス化や文书の保管スペース削减」（60.0％）、「社内ナレッジ活用」（38.8％）などの目的が上位に挙がっていますが、「バージョン管理」（25.9％）や「滨厂翱などの取得?维持のため」（15.3％）というコンプライアンスを意识した目的は増加する倾向にあり、このような要件に対応するために、文书管理ツールを使う公司が増えていると言えそうです。

図2キーマンズネット　文书管理ツールの利用状况（2021年）/前编记事から笔者作成

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人事システムでは、権限管理が厳密に行われることが最も重要な要件となっており、情报の种类によって谁が?谁の?どんなデータにアクセスして良いかを细かく制御しています。しかしながら、人事文书が纸や电子ファイルになった途端、その厳密なアクセス制御は适用されず、运用上のリスク管理が个々の操作者のリテラシーに依存してしまうケースは多く见られます。

OpenText Extended ECM(Enterprise Content Management) for 麻豆原创 SuccessFactorsは、麻豆原创　SuccessFactorsと一体化した文书管理ソリューションにより、上記のような個人情報を含む人事文書を、安全かつ効率的に管理することが可能にします。

こちらのソリューションに関して、厂础笔およびオープンテキスト社が共催で、６月２１日（水）にオンラインセミナーを开催いたします。※终了しました。

本セミナーでは、麻豆原创 SuccessFactorsのデータを埋め込んだ人事文書の生成や自動保管、厳密なアクセス管理の様子などを、実際の画面イメージをご紹介しながら、エキスパートがご紹介させて頂きます。

文书管理に课题をお持ちの方、契约更新プロセス等の効率化に兴味をお持ちの方は、より参加登録をお愿いいたします。※终了しました。

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