{"id":153772,"date":"2021-01-20T08:00:52","date_gmt":"2021-01-20T07:00:52","guid":{"rendered":"https:\/\/news.sap.com\/germany\/?p=153772"},"modified":"2021-01-12T09:24:53","modified_gmt":"2021-01-12T08:24:53","slug":"foerdermittel-management-stadt-koeln","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/news.sap.com\/germany\/2021\/01\/foerdermittel-management-stadt-koeln\/","title":{"rendered":"Wie die Stadt K\u00f6ln ihr F\u00f6rdermittel-Management professionalisiert"},"content":{"rendered":"

Rund 1.500 Projekte f\u00f6rdert die Stadt K\u00f6ln, um die Lebensqualit\u00e4t ihrer B\u00fcrgerinnen und B\u00fcrger zu steigern. Zu lang aber operierte jeder der 40 Verwaltungsbereiche auf eigene Weise. Josefine de Buhr, Finanzreferentin der Oberb\u00fcrgermeisterin Henriette Reker, bringt mit einer neuen IT-L\u00f6sung Struktur in die F\u00f6rdermittelvergabe.<\/p>\n

Ein lebendiges Haus mit Gesicht und Armen, das bunte B\u00e4lle in die Luft wirft, symbolisiert die Kinder- und Jugendarbeit der Stadt K\u00f6ln. Eine Gruppe lachender \u00c4lterer steht f\u00fcr die Senioren-Netzwerke. Kultur, Umwelt, Sport, Diversity \u2013 die Domstadt unterst\u00fctzt viele Projekte. \u201eWir f\u00f6rdern rund 1.500 einzelne Ma\u00dfnahmen mit einem Volumen von weit \u00fcber 200 Millionen Euro\u201c<\/a>, sagt Josefine de Buhr. Sie ist Fachreferentin f\u00fcr Finanzen im Amt der Oberb\u00fcrgermeisterin der Stadt K\u00f6ln und leitet gleichzeitig das aktuelle Digitalisierungsprojekt. Zielsetzung des Projektes ist es, die besagten 1.500 einzelnen F\u00f6rderma\u00dfnahmen mit einer integrierten IT-L\u00f6sung strukturierter und wirkungsorientierter zu verwalten. Gemeinsam mit 麻豆原创 f\u00fchrt de Buhr die Standardl\u00f6sung 麻豆原创 Grants Management for Grantor (kurz: Grantor Management) ein.<\/p>\n

Ungef\u00e4hr 40 Bereiche, die alle eigenst\u00e4ndig organisiert sind und zahlreiche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besch\u00e4ftigen, sind f\u00fcr die F\u00f6rdermittelvergabe zust\u00e4ndig. Mit dem Projekt sollen einheitliche Standards, neue Strukturen und eine Professionalisierung in der gesamten F\u00f6rdermittelvergabe<\/a> der Stadtverwaltung erreicht werden. \u201eDas Projekt wurde auf Initiative von Oberb\u00fcrgermeisterin Henriette Reker ins Leben gerufen. Sie setzt auf Digitalisierung, um Prozesse zu straffen und Mitarbeitenden wie B\u00fcrgerinnen und B\u00fcrgern den Alltag zu erleichtern\u201c, sagt de Buhr.<\/p>\n

F\u00f6rdermittel-Management: Einheit bei Regelwerk und Sollprozess<\/strong><\/h2>\n

Das Projekt begann Ende 2017 mit einer breit angelegten Analyse der F\u00f6rderlandschaft und der Identifikation von Verbesserungspotenzialen. Anfang 2018 fand eine Planungskonferenz mit rund 70 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus allen F\u00f6rderbereichen statt. Bis August 2018 hatten drei Arbeitsgruppen das F\u00f6rdermittelmanagement neu konzipiert. Mit dem entsprechenden Beschluss des Verwaltungsvorstands im Herbst verf\u00fcgt die Stadt nun \u00fcber ein einheitliches Regelwerk beziehungsweise eine allgemeine F\u00f6rderrichtlinie, einen einheitlichen Sollprozess und klare Anforderungen an die IT-L\u00f6sung.<\/p>\n

\u201eAnschlie\u00dfend sind wir auf die Suche nach einer geeigneten Software-L\u00f6sung gegangen\u201c, berichtet de Buhr. \u201eNach einer Marktsichtung und unter Ber\u00fccksichtigung unserer Anforderungen waren wir schnell bei einer L\u00f6sung von 麻豆原创. Auch und weil wir bereits seit einigen Jahren 麻豆原创-L\u00f6sungen und Dienstleistungen f\u00fcr finanz- und personalwirtschaftliche Abl\u00e4ufe in der Verwaltung einsetzen. Die zwingende Voraussetzung bei der Anbieterwahl war es, dass das F\u00f6rdermittel-Management standardisiert in unsere Finanzsysteme integriert werden kann\u201c, so die Projektleiterin.<\/p>\n

Die nun gew\u00e4hlte 麻豆原创-L\u00f6sung deckt den gesamten F\u00f6rderprozess ab: Von der modernen Online-Antragstellung (麻豆原创 Fiori)<\/a>, die in den Internetauftritt der Stadt K\u00f6ln eingebettet ist, \u00fcber den Bewilligungsprozess bis hin zur Auszahlung und dem Monitoring der F\u00f6rdermittel im 麻豆原创-System. Im Mai 2019 erarbeitete das Team um 麻豆原创-Projektleiter Daniel Fritsch eine Demoversion, ein knappes Jahr sp\u00e4ter \u2013 im M\u00e4rz 2020 \u2013 ging der erste Pilot im Bereich Kulturf\u00f6rderung live. Die Antr\u00e4ge konnten nun online gestellt und im Backend weiterverarbeitet werden. \u201eInzwischen k\u00f6nnen wir die Mittel auch online zur Auszahlung bringen\u201c, sagt de Buhr. Dazu ein paar Zahlen: Allein in der Kulturf\u00f6rderung verzeichnet die Stadt K\u00f6ln inzwischen rund 800 Einzelantr\u00e4ge im System, das entspricht im ersten Anlauf bereits einer Quote von \u00fcber 80 Prozent der Antr\u00e4ge auf digitalem Wege. \u201eDas ist ein Erfolg und bringt auf der Verwaltungsseite enorme Vorteile, weil die Daten nicht mehr manuell erfasst werden m\u00fcssen\u201c, so de Buhr.<\/p>\n

Kernteam aus zehn Kolleginnen und Kollegen<\/strong><\/h2>\n

Ihr Team ist \u00fcberschaubar \u2013 im Kern d\u00fcrften es nicht mehr als zehn Kolleginnen und Kollegen sein. Sie stammen aus der K\u00e4mmerei, der IT-Abteilung und den F\u00f6rder\u00e4mtern. Jede\/r einzelne von ihnen hat im Tagesgesch\u00e4ft regul\u00e4r weiter gearbeitet. F\u00fcr das Projekt freigestellt war niemand. Dieses Vorhaben mit so wenig personellen Ressourcen stemmen zu m\u00fcssen, das h\u00e4tte sich die Projektleitung im R\u00fcckblick anders gew\u00fcnscht. \u201eZum einen war es richtig, weil das Wissen und die Erfahrungen der Kollegen aus der Praxis so wertvoll und wichtig waren\u201c, \u00fcberlegt sie, \u201ezum anderen war es in sehr arbeitsintensiven Phasen aber manchmal auch recht kr\u00e4ftezehrend f\u00fcr alle.\u201c<\/p>\n

Um Engagement und Motivation bei allen Beteiligten zu wecken, wurde das Projekt von Anfang an breit und beteiligungsorientiert aufgesetzt. \u201eSo fundamentale \u00c4nderungen am bisherigen Verfahren k\u00f6nnen nur mit einer m\u00f6glichst hohen Akzeptanz in der Mitarbeiterschaft erfolgreich umgesetzt werden. In die Erarbeitung aller Projektbausteine ist daher viel fachliches Know-how aus den Fachbereichen eingeflossen \u2013 so auch bei der Erarbeitung der IT-L\u00f6sung\u201c, sagt de Buhr. \u201eOffenes und auch kritisches Feedback der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter war erw\u00fcnscht und wurde ber\u00fccksichtigt. Wir haben viele Anregungen aufgenommen, damit sich die Kolleginnen und Kollegen mit der L\u00f6sung identifizieren k\u00f6nnen.\u201c<\/p>\n

Digitalprojekt entwickelt nicht nur F\u00f6rdermittel-Management
\n<\/strong><\/h2>\n

Ob ihre Art der Projektleitung das Label \u201eWasserfall\u201c oder \u201eagil\u201c bekommt, interessiert de Buhr weniger. Sie will wissen, wie gut die Leute mit der L\u00f6sung arbeiten k\u00f6nnen. \u201eDer Kauf und die Einf\u00fchrung einer Softwarel\u00f6sung allein ist ja kein Heilsbringer\u201c, schmunzelt sie und klingt selbst wie eine IT-Prozess-Beraterin, wenn sie anf\u00fcgt: \u201eProzesse m\u00fcssen neu gedacht werden. Standards m\u00fcssen erarbeitet werden.\u201c Und das bezieht sich nicht nur auf die F\u00f6rdermittelvergabe. Die K\u00f6lner Agenda zur Digitalisierung der gesamten Verwaltung reicht von der Beschleunigung der Baugenehmigungsprozesse bis hin zu digitalen Bildungs- und Kulturangeboten oder modernen B\u00fcrgerbeteiligungsformaten. Gerade die Corona-Pandemie zeigt, was ein ortsunabh\u00e4ngiges Onlineangebot leisten kann, sowohl f\u00fcr B\u00fcrgerinnen und B\u00fcrger auf der einen sowie Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter auf der anderen Seite. Trotz der Vorteile der Digitalisierung des kommunalen Antragswesens stellt de Buhr klar: \u201eWer Antr\u00e4ge jeder Art weiterhin schriftlich einreichen m\u00f6chte, kann das gerne tun. Es gibt auch Menschen, die kommen nach wie vor lieber pers\u00f6nlich aufs Amt.\u201c Die T\u00fcren bleiben offen.<\/p>\n

De Buhrs Fazit: \u201eWir haben uns mit dem Digitalisierungs-Projekt im F\u00f6rdermittel-Management alle weiterentwickelt. Dass immer neue F\u00f6rderbereiche von sich aus auf uns zukommen und eine Anbindung an das digitale Verfahren w\u00fcnschen, ist sicherlich ein gutes Signal und spricht f\u00fcr die L\u00f6sung!\u201c<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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