Mehr Zeit mehr Dinge zu tun. Was w\u00fcrden Unternehmen tun, wenn ihnen jeden Monat zus\u00e4tzlich 3.000 Arbeitsstunden zur Verf\u00fcgung st\u00fcnden?<\/p>\n
6.000 Arbeitsstunden mehr pro Monat w\u00fcrden f\u00fcr ein Unternehmen 600 zus\u00e4tzliche Stunden pro Woche bedeuten. Umgerechnet auf den Tag w\u00e4ren es 150 Extra-Stunden. 麻豆原创\u00a0Concur<\/a><\/u> und Kelton Global f\u00fchrten k\u00fcrzlich eine Befragung von Finanzentscheidern in Landesregierungen und Gemeindeverwaltungen<\/a><\/u> und im Hochschulbereich<\/a><\/u> durch. Die Ergebnisse zeigten, wie viel Zeit diese \u00f6ffentlichen Einrichtungen verlieren, weil sie Reisekostenabrechnungen<\/a> und andere Rechnungen manuell bearbeiten. Bei den Beh\u00f6rden waren es mehr als 3.000 Stunden pro Monat und bei den Hochschulen \u00fcber 2.000 Stunden pro Monat.<\/p>\n Doch Ziel<\/a> der Regierungsvertreter ist es, ihre Mitarbeiter in Beh\u00f6rden, Hochschulen und Bildungseinrichtungen besser einzubinden. Sie stehen unter Druck<\/a><\/u>, die Zahl der Einschreibungen zu erh\u00f6hen. Die verlorene Zeit durch manuelle Bearbeitung k\u00f6nnte sich auf 15\u00a0bis 18\u00a0Vollzeitmitarbeiter summieren, die sich Monat f\u00fcr Monat auf wichtigere Aufgaben konzentrieren k\u00f6nnten.<\/p>\n Doch dabei handelt es sich nicht nur um ein Zeit- und Ressourcenproblem. Es wirkt sich auch auf die Genauigkeit der Budgetplanung aus.<\/p>\n Ein eindrucksvolles Beispiel ist die hohe Zahl an Reisekostenabrechnungen<\/a> und sonstigen Rechnungen, die in Beh\u00f6rden und Hochschuleinrichtungen verarbeitet werden. Die Finanzexperten sehen sich jeden Monat im Schnitt 382\u00a0Spesenabrechnungen und 320\u00a0Rechnungen an. Und rund zwei Drittel der Befragten nutzen f\u00fcr die Bearbeitung dieser Rechnungen noch immer manuelle oder nur teil-automatisierte Systeme. So fallen viele unn\u00f6tige Arbeitsstunden an \u2013 Stunden, die sie f\u00fcr erfolgskritischere Aufgaben aufwenden k\u00f6nnten.<\/p>\n Von wie vielen Stunden sprechen wir hier? Die Studie kam zu folgendem Ergebnis: Im Vergleich zu den Organisationen, die eine automatisierte L\u00f6sung nutzen, ben\u00f6tigen Organisationen ohne Programme f\u00fcr die automatische Spesenabrechnung f\u00fcnf Stunden mehr f\u00fcr jede Spesenabrechnung und zwei Stunden mehr f\u00fcr jede Rechnung.<\/p>\n Hinzu kommt, dass die manuelle Bearbeitung zu mehr Ungenauigkeiten f\u00fchrt. Rund ein Drittel der Entscheidungstr\u00e4ger gab an, dass im vergangenen Jahr die Zahl der nicht korrekten Spesenabrechnungen<\/a> und Rechnungen zugenommen habe. Und rund ein Viertel der Befragten habe unbeabsichtigt fehlerhafte Budgetdaten gemeldet, weil es Ungenauigkeiten in den Spesenabrechnungen oder Rechnungen gegeben habe.<\/p>\n \u00d6ffentlich finanzierte Bildungseinrichtungen sind von knappen Budgets abh\u00e4ngig. Da sie strenge Budgetvorgaben und F\u00f6rdermittelrichtlinien einhalten m\u00fcssen, k\u00f6nnen Fehler in Spesenabrechnungen<\/a> schnell zu gr\u00f6\u00dferen Problemen f\u00fchren \u2013 nicht nur in der Spesenabteilung sondern auch dar\u00fcber hinaus.<\/p>\n Verlorene Arbeitszeit, fehlerhafte Berichterstattung und ungenaue Budgetierung \u2013 all diese Probleme l\u00f6sen zu wollen, gleicht einem aussichtslosen Kampf. Vor allem dann, wenn F\u00fchrungskr\u00e4fte und Mitarbeiter in den verschiedenen Abteilungen sehr mit Routineaufgaben besch\u00e4ftigt sind. Dann bleibt ihnen keine Zeit, Strategien zur Kostenvermeidung zu entwickeln und umzusetzen. Es fehlt ihnen Zeit, ihre Prozesse zu \u00fcberdenken und ihre Arbeitsweise zu \u00e4ndern.<\/p>\n Die manuellen Schritte in bestehenden Prozessen zu automatisieren ist hier der erste Schritt sein. Und dieser Schritt ist leichter realisierbar, als manch einer denkt.<\/p>\n Ein gutes Beispiel hierf\u00fcr ist der Rochester City School District<\/a><\/u> in New York. Der Abteilungsleiter der Kreditorenbuchhaltung, Derrek Blair, setzte auf eine automatisierte L\u00f6sung. Es hatte sich herausgestellt, dass die manuellen Prozesse nicht mehr flexibel genug und zu ungenau waren, um die Kosten mit den Ausgaben abzugleichen und das komplexe Regelwerk einzuhalten. Durch die Automatisierung der Workflows in der Kreditorenbuchhaltung steigerte das Schulamt die Effizienz und verschaffte sich einen Echtzeit\u00fcberblick \u00fcber die Ausgaben. Auf diese Weise konnte die Einhaltung aller Vorschriften sichergestellt werden. Jetzt sind die Mitarbeiter in der Lage, Compliance-Verst\u00f6\u00dfe so gering wie m\u00f6glich zu halten und 60 Prozent der Fehler in Reisekostenabrechnungen zu beseitigen.<\/p>\n Durch den Einsatz von Automatisierungstools werden fr\u00fcher im Prozess Kontrollpunkte geschaffen, die nicht nur Fehler reduzieren, sondern auch Zeit einsparen. Vom budgetgenehmigenden Personal bis hin zu den Auditoren, sie alle gewinnen Zeit, da sie die Eingaben nicht mehr manuell pr\u00fcfen m\u00fcssen.<\/p>\n Auch andere \u00f6ffentliche Einrichtungen sind mit Erfolg auf ein automatisiertes System umgestiegen. Denken Sie auch dar\u00fcber nach, Ihre aktuellen Prozesse zu \u00fcberpr\u00fcfen? Wenn Sie sich intensiver mit diesem Thema befassen m\u00f6chten, lesen Sie hier weitere Erfolgsberichte von Kunden<\/a><\/u>.<\/p>\n \u00dcber die Umfrage<\/strong><\/p>\n Im Rahmen der Studie von Kelton Global wurden 300\u00a0Finanzentscheider befragt, die in Landesregierungen, Gemeindeverwaltungen und im Hochschulbereich t\u00e4tig sind. Ziel der Umfrage war es, mehr dar\u00fcber zu erfahren, wie diese Einrichtungen Risiken minimieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und ihre Effizienz maximieren. Die Ergebnisse zeigen was gut funktioniert, was Organisationen voneinander lernen k\u00f6nnen und wie die Einf\u00fchrung neuer Systeme und Prozesse zu mehr Effizienz und Genauigkeit f\u00fchrt.<\/p>\n Laden Sie sich hier die Studien von Kelton Research herunter, die in Landesregierungen und Gemeindeverwaltungen<\/a><\/u> sowie in Hochschulen<\/a><\/u> durchgef\u00fchrt wurden.<\/strong><\/p>\n<\/div>\n David Ballard ist Senior Vice President des Bereichs Public Sector bei 麻豆原创\u00a0Concur.<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Mehr Zeit mehr Dinge zu tun. 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Manuelle Systeme – ungenau und zeitintensiv<\/h2>\n
Mehr Produktivit\u00e4t und Genauigkeit dank automatisierter Prozesse<\/h2>\n
Reisekostenabrechnung f\u00fcrs Schulamt<\/h2>\n