Die Sorge von F眉hrungskr盲ften im Personalwesen ist oft, 眉bereilt zu handeln: vorschnell neue Trends zu 眉bernehmen, zu viel in neue Technologien zu investieren oder mehr Ver盲nderungen umzusetzen, als das Unternehmen verkraften kann.
Eine , die von IDC im Auftrag von 麻豆原创* unter Unternehmen durchgef眉hrt wurde, die f眉r HR-Kernfunktionen, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung nutzen, kam jedoch zu dem Ergebnis, dass das wirkliche Risiko woanders liegt: in der Fragmentierung. Fragmentierung kann nicht nur die Effizienz der betrieblichen Abl盲ufe beeintr盲chtigen, sondern ein Unternehmen auch grundlegend daran hindern, das volle Potenzial von KI im Personalwesen auszusch枚pfen.
Die HR-, Zeit- und Gehaltsabrechnungssysteme vieler Unternehmen haben sich durch jahrelanges Wachstum, Akquisitionen und regionale Anpassungen weiterentwickelt. Das Ergebnis ist ein Flickwerk aus voneinander isolierten Tools, redundanten Daten und manuellen 脺bergabeprozessen, die die Entscheidungsfindung verlangsamen und das Betriebsrisiko erh枚hen. Solche Systemlandschaften sind zwar noch funktionst眉chtig, aber auch mit versteckten Einbu脽en bei Produktivit盲t, Genauigkeit und Vertrauen verbunden, insbesondere da die Erwartungen an das Personalwesen weiter steigen und KI f眉r Arbeitsabl盲ufe immer wichtiger wird.
Fragmentierung als unsichtbare Bremse
Die Auswirkungen der Fragmentierung sind nicht immer unmittelbar ersichtlich, doch sie manifestieren sich deutlich in der Art und Weise, wie Entscheidungen getroffen werden.
Wenn sich Entscheidungen hinausz枚gern, machen F眉hrungskr盲fte oft Genehmigungsprozesse, Richtlinien oder externe Einschr盲nkungen verantwortlich. In Wirklichkeit entstehen die meisten Reibungspunkte jedoch schon fr眉her, n盲mlich dann, wenn Teams Daten aus verschiedenen Systemen heranziehen m眉ssen, bevor der eigentliche Entscheidungsprozess 眉berhaupt beginnen kann.
Gem盲脽 der Studie profitierten Unternehmen mit einem einheitlichem HR-Fundament von einem schnelleren Zugang zu verl盲sslichen Mitarbeiterdaten. Dadurch konnten sie Analysen um 60聽% beschleunigen und bei der Erstellung neuer Stellenausschreibungen eine Beschleunigung um 53聽% verzeichnen. Anstatt neue Tools hinzuzuf眉gen, bauten diese Unternehmen Reibungspunkte ab, indem sie manuelle 脺berpr眉fungen, inoffizielle Excel-Listen und vielmalige Kontrollen zur Sicherstellung der Korrektheit der Daten abschafften.
Und wenn Unternehmen auf k眉nstliche Intelligenz (KI) setzen, um die Personalplanung zu beschleunigen, Risiken zu erkennen und Entscheidungen zu lenken, wird diese Grundlage sogar noch wichtiger. KI ist nur so effektiv wie die Daten, auf die sie zugreifen und auf die sie sich verlassen kann. In fragmentierten Umgebungen f眉hren inkonsistente und l眉ckenhafte Daten sowie Zeitverluste dazu, dass die KI nur eingeschr盲nkt zuverl盲ssige Erkenntnisse und Empfehlungen liefern kann.
Betrachten wir eine einfache Entscheidung im Bereich der Personalplanung, zum Beispiel die Genehmigung einer neuen Stelle. In einer fragmentierten Umgebung ruft das Personalwesen Daten aus einem System ab, das Finanzwesen validiert diese in einem anderen System, und F眉hrungskr盲fte stimmen Diskrepanzen in Tabellenkalkulationen ab. Was Stunden dauern sollte, nimmt Tage in Anspruch 鈥� nicht, weil die Entscheidung kompliziert ist, sondern weil die Daten komplex sind.
Mit konsistenten Personalinformationen in Echtzeit k枚nnen F眉hrungskr盲fte schneller und mit mehr Sicherheit handeln. Noch wichtiger ist, dass KI dank einheitlicher Daten 眉ber reaktive Berichterstattung hinausgeht und proaktiv Informationen als Grundlage f眉r umgehende Entscheidungen bereitstellen kann.
Abrechnungsfehler oft nicht menschlicher Natur, sondern strukturell bedingt
Isolierte Systeme drosseln nicht nur Arbeitsprozesse, sondern sind auch anf盲lliger f眉r Fehler.
Wenn Mitarbeiterdaten, Informationen zur Gehaltsabrechnung sowie Zeitdatens盲tze an unterschiedlichen Orten gespeichert sind, wird jede 脺bergabe zu einer potenziellen Fehlerquelle. Manuelle Abgleiche und Korrekturen geh枚ren zum Alltag, vor allem in kritischen Phasen wie der Entgeltabrechnung.
Unternehmen mit einheitlichen Plattformen konnten sp眉rbare Verbesserungen verzeichnen: Die Fehlerquote bei der Gehaltsabrechnung sank um 64聽Prozent, und Abrechnungszyklen konnten um 44聽Prozent schneller abgeschlossen werden, indem Datenl眉cken beseitigt und die Validierung 眉ber vernetzte Prozesse hinweg automatisiert wurden.
An diesem Punkt vollzieht die KI den Wandel von einer reaktiven zu einer pr盲ventiven Funktion. Mit einheitlichen Daten kann KI Anomalien vor Abrechnungsl盲ufen erkennen, potenzielle Compliance-Risiken identifizieren und kontinuierlich aus Mustern im gesamten Unternehmen lernen. Anstatt Fehler nachtr盲glich zu beheben, k枚nnen HR- und Abrechnungsteams diese im Vorfeld verhindern.
Dieser strukturelle Wandel ver盲ndert die Arbeitsweise von Personal- und Gehaltsabrechnungsteams von Grund auf.聽Gehaltsabrechnungsteams konnten eine Produktivit盲tssteigerung von 21聽Prozent verzeichnen, w盲hrend Personalabteilungen ihre Produktivit盲t um 14聽Prozent erh枚hten. Die Zeit, die zuvor f眉r die Identifizierung von Abweichungen, das Korrigieren von Eintr盲gen und die Bearbeitung von Eskalationen aufgewendet wurde, kann nun f眉r Aufgaben wie Kontrollen, die Einhaltung von Vorschriften und stetige Prozessverbesserung genutzt werden.
Systemfragmentierung schw盲cht das Vertrauen und hemmt die Akzeptanz von KI
Ist eine IT-Landschaft fragmentiert, f眉hrt dies dazu, dass das Vertrauen allm盲hlich verloren geht. Die Zuversicht der Mitarbeitenden nimmt ab, wenn es zu Abrechnungsfehlern kommt oder die Daten in den Self-Service-Tools nicht den tats盲chlichen Gegebenheiten entsprechen. Und wenn Dashboards widerspr眉chliche Daten anzeigen, z枚gern F眉hrungskr盲fte, die n盲chsten Schritte einzuleiten. Das bedeutet, dass Personalteams zu Vermittlern zwischen Systemen werden, anstatt als strategische Partner f眉r das Unternehmen zu fungieren.
Integrierte HR-, Zeiterfassungs- und Personalabrechnungssysteme kehren diese Dynamik um. Mitarbeitende erhalten auf diese Weise m眉helos Zugriff auf Self-Service-Tools. Laut der IDC-Studie konnten dementsprechend 28聽% mehr Mitarbeitende direkt auf HR- und Zeiterfassungsplattformen zugreifen. F眉hrungskr盲fte profitieren davon, in Echtzeit Genehmigungen und Teamdaten 眉berschauen zu k枚nnen. Gleichzeitig kann sich die Personalabteilung so wieder als verl盲ssliche Anlaufstelle f眉r pr盲zise und aktuelle Mitarbeiterdaten etablieren.
Im Laufe der Zeit nimmt das Vertrauen so immer mehr zu. Und wenn Menschen Vertrauen in ein System haben, dann nutzen sie es auch. Ein Anstieg der Nutzung verbessert die Datenqualit盲t, w盲hrend genauere Daten die Entscheidungsfindung erleichtern.
Dies ist umso wichtiger, wenn Unternehmen KI auf das gesamte Personalwesen ausweiten. Mitarbeitende und F眉hrungskr盲fte greifen viel h盲ufiger auf KI-gest眉tzte Empfehlungen zur眉ck聽鈥� sei es f眉r die Karriereentwicklung, Planung oder Verg眉tung 鈥�, wenn die zugrunde liegenden Daten verl盲sslich sind. Ohne dieses Vertrauen als Basis k枚nnen selbst die leistungsf盲higsten KI-Funktionen nicht voll genutzt werden.
Fragmentierung verlangsamt nicht nur Prozesse; sie setzt auch die Grenzen dessen, was F眉hrungskr盲fte f眉r m枚glich halten, und f眉hrt dazu, dass Entscheidungen von den Einschr盲nkungen eines Systems statt von gesch盲ftlichen Anforderungen gelenkt werden.
Die Kosten des Stillstands
So geht Fragmentierung nicht nur zu Lasten der betrieblichen Prozesse, sondern hat auch in finanzieller Hinsicht Auswirkungen, die im Laufe der Zeit zu vermehrten Kosten f眉hren.
In allen befragten Unternehmen belief sich der durchschnittliche messbare Nutzen j盲hrlich auf 649.400聽US-Dollar pro 1.000聽Mitarbeitende. Zur眉ckzuf眉hren war dieser positive Effekt auf Produktivit盲tssteigerungen, weniger Fehler, schnellere Zyklen und bessere Gesch盲ftsentscheidungen. 脺ber einen Zeitraum von drei Jahren erzielten Unternehmen einen Return on Investment (ROI) von 284聽Prozent mit einer Amortisationszeit von etwa 15聽Monaten.
Neben diesen quantifizierbaren Verbesserungen zeichnet sich zudem ein wachsender Wettbewerbsvorteil f眉r Unternehmen ab, die eine einheitliche Plattform nutzen: Diese Organisationen arbeiten nicht nur effizienter, sondern sind auch besser aufgestellt, um KI entlang des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus zu integrieren 鈥� von der Einstellung und dem Onboarding bis hin zur Entwicklungs- und Personalplanung. Wer noch mit fragmentierten Systemen arbeitet, riskiert, den Anschluss zu verlieren, sowohl im operativen Gesch盲ft als auch in strategischer Hinsicht.
Innovation ist nicht das eigentliche Risiko
Innovation zieht Aufmerksamkeit auf sich, weil sie Neues bietet, im Blickpunkt steht und bestehende Prozesse umw盲lzt. Fragmentierung hingegen ist ein schleichender Prozess, der erst dann sp眉rbar wird, wenn die Handlungsf盲higkeit eines Unternehmens eingeschr盲nkt wird. Doch angesichts der wachsenden Anforderungen an die Personalabteilungen, mehr zu leisten und zum Beispiel mehr Transparenz, eine agilere Planung, l眉ckenlose Compliance und ein optimiertes Mitarbeitererlebnis zu bieten, treten die Nachteile von nicht vernetzten Systemen immer deutlicher zutage.
Ein modernes Personalwesen l盲sst sich nicht verwirklichen, indem neue Tools auf ein veraltetes Fundament aufgesetzt werden. Stattdessen geht es darum, Komplexit盲t zu verringern, Daten zu vereinheitlichen und 眉ber die wichtigsten Personalprozesse hinweg Konsistenz zu schaffen. Plattformen wie 麻豆原创 SuccessFactors setzen hier an, um HR-Kernfunktionen, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung zu vereinheitlichen und KI direkt in Arbeitsabl盲ufe einzubetten. Durch die Kombination einer verl盲sslichen Datengrundlage mit KI-gest眉tzten Erkenntnissen und Automatisierung k枚nnen Unternehmen von reaktiven Abl盲ufen zu einem vorausschauenden, datengest眉tzten Personalmanagement 眉bergehen.
Die Frage ist nicht, ob es sich Unternehmen leisten k枚nnen, ihr Personalwesen zu modernisieren, sondern ob sie es sich leisten k枚nnen, auf das volle Potenzial von KI zu verzichten, wenn sie eine fragmentierte Systemlandschaft als Grundlage nutzen.
KI kann das Personalwesen nicht im Alleingang umkrempeln; sie st盲rkt vielmehr die Grundlagen, die bereits bestehen. Und ohne einen einheitlichen, verl盲sslichen Kern kann selbst die leistungsst盲rkste KI nicht den Nutzen erbringen, den sie verspricht.
Erfahren Sie, wie f眉hrende Unternehmen Fragmentierung reduzieren und durch die Vereinheitlichung von HR-Kernfunktionen, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung mit eine solide Grundlage f眉r KI schaffen.
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Lara Albert ist Chief Marketing Officer bei 麻豆原创 SuccessFactors.