Bewerberinnen und Bewerber erwarten Transparenz im Recruiting-Prozess. Und wer bereits an Board ist, will unkompliziert auf Schulungsinhalte zugreifen. Das Uniklinikum M眉nster f眉hrt deshalb 麻豆原创 SuccessFactors Recruiting und 麻豆原创 SuccessFactors Learning ein und st枚脽t damit eine umfassende Modernisierung seiner HR-Prozesse an.
Das hat 1.513 Betten. Mehr als 55.000 Patient*innen wurden hier im Jahr 2020 station盲r versorgt, hinzukommen mehr als eine halbe Million ambulante Patientenkontakte. Mit seiner fl盲chendeckenden und breiten Versorgung bildet das UKM einen zentralen Baustein in der deutschen Kliniklandschaft und ist als solcher als kritische Infrastruktur (KRITIS) anerkannt. Hinter der immensen Arbeitsleistung des UKM stehen knapp 11.500 Besch盲ftigte, die sich in den mehr als 40 Kliniken und Polikliniken des Uniklinikums um die Patienten k眉mmern. Das macht die Uniklinik zu einem der gr枚脽ten Arbeitgeber im M眉nsterland.
Doch die Nachfrage nach spezialisierten Fachpflegekr盲ften und 脛rzt*innen ist gro脽. Gerade in Zeiten des Fachkr盲ftemangels befinden sich die Kliniken untereinander in einem st盲ndigen Wettbewerb um qualifizierte Fachkr盲fte. 鈥濽m Bewerbende f眉r sich zu gewinnen, kommt es entscheidend darauf an, schnell und transparent zu sein鈥�, erkl盲rt Dirk Schroer, Solution Architect im Gesch盲ftsbereich IT des UKM. 鈥濽nternehmen m眉ssen Bewerbenden jederzeit Auskunft 眉ber den Status einer Bewerbung erteilen k枚nnen und das Verfahren schnell zum Abschluss bringen, bevor diese sich f眉r einen anderen Arbeitgeber entscheiden.鈥�
Mit HR-L枚sungen von 麻豆原创 SuccessFactors fast alle HR-Themen in der Cloud abbildbar
Die veraltete 麻豆原创 HR-L枚sung, die das UKM On-Premises betrieb, war jedoch nicht daf眉r ausgelegt, moderne, digitale Recruiting-Prozesse zu unterst眉tzen. Zugleich waren auch die praktizierten Einstellungsverfahren am UKM 眉berarbeitungsbed眉rftig. 鈥濿ir waren daher Ende 2020 in einer Situation, in der wir nicht nur unser Recruiting-System, sondern auch die zugrunde liegenden Prozesse modernisieren wollten, um das UKM im HR-Bereich zukunftsf盲hig aufzustellen鈥�, so Schroer.
Die Entscheidung fiel auf die 麻豆原创 eigene . Es sei von Beginn an kein reines Recruiting-System geplant gewesen, betont Dirk Schroer, sondern eine L枚sung, die weitere Ausbaustufen im HR-Bereich bietet. Die Implementierung erfolgt zusammen mit TW Germany, die das Projekt als Partner von Anfang an eng begleitet. 麻豆原创 SuccessFactors stellt am UKM nun den neuen HR-Software-Standard zur Verf眉gung 鈥� dieser ist so weit individualisierbar, dass sich fast alle HR-Themen des Unternehmens in der Cloud abbilden lassen. 鈥濪er entscheidende Vorteil der 麻豆原创 SuccessFactors-Systemeinf眉hrung war das Ersetzen der bestehenden, in den eigenen vier W盲nden des UKM betriebenen Learning- und Recruiting-L枚sung sowie einiger von Hand gepflegten Tabellen durch eine ganzheitliche, Cloud-basierte L枚sung鈥�, erl盲utert Wiebke Stuhlmann, Teamlead SuccessFactors bei TW Germany.
Stellen-Matching: Recruiting-System kann Bewerbungen auf passende offene Stellen analysieren
war das erste Modul, das am UKM Ende 2021 eingef眉hrt wurde. Ziel war es, zwei Standard-Stellengenehmigungsprozesse f眉r neuangelegte Stellenausschreibungen digital zu unterst眉tzen und auf der 鈥� ebenfalls neu eingerichteten 鈥� verkn眉pften Karriereseite potenziellen Kandidat*innen zur Verf眉gung zu stellen.
Das System ist allerdings noch nicht in allen Kliniken und Instituten des UKM ausgerollt. Der Go-live erfolgt bis heute Schritt f眉r Schritt. Daf眉r war und ist eine genaue Betrachtung aller relevanten Prozessschritte zwingend erforderlich. Beispiel Finanzierung: Die Budgetzuweisung ist in einer Einrichtung wie dem UKM komplex, unter anderem, weil viele Stellen 眉ber Drittmittel finanziert werden. Dank einer API-basierten Erweiterung kann die 麻豆原创-SuccessFactors-L枚sung k眉nftig automatisch pr眉fen, ob f眉r eine zu besetzende Stelle 眉berhaupt Budget verf眉gbar ist.
Auch die Beurteilung von Job-Qualifikationen anhand von Abschl眉ssen und Zertifikaten, die oftmals aus dem Ausland oder von privaten Institutionen stammen, ist komplex. Und auch wenn es am Ende immer erfahrene Spezialist*innen sind, die gr眉nes oder rotes Licht f眉r eine Bewerbung geben 鈥� 麻豆原创 SuccessFactors Recruiting kann hier unterst眉tzen: zum Beispiel, indem es nach einer Analyse der Bewerberdaten gegebenenfalls eine andere offene Stelle als passender vorschl盲gt.
E-Learning Plattform erm枚glicht Monitoring von Schulungsfortschritten
F眉r die Einf眉hrung von 麻豆原创 SuccessFactor Learning als zweitem Modul gab es einen ganz praktischen Grund: die enorme Nachfrage. 鈥濾or allem das medizinische Personal muss regelm盲脽ig bestimmte Pflichtschulungen absolvieren, wir als Arbeitgeber m眉ssen dies dokumentieren鈥� erl盲utert Dirk Schroer. 鈥濬r眉her wurde die Teilnahme mit einem Zertifikat best盲tigt, das dann in der Personalakte hinterlegt wurde. Mit einem Learning-Management-System (LMS) l盲sst sich das heute und in Zukunft wesentlich effizienter gestalten.鈥� Inhaltlich reichen die Trainings von der Handhygiene bis zur richtigen Anwendung einer bestimmten Spritze. Perspektivisch wird auch die Einf眉hrung in Medizintechnik, zum Beispiel ein neues R枚ntgenger盲t, darstellbar sein 鈥� doch Szenarien wie diese sind derzeit erst im Planungsstadium.
Startpunkt f眉r die Einf眉hrung der E-Learning-Plattform am UKM war die gesetzlich vorgeschriebene Brandschutzunterweisung, die Mitarbeitende unabh盲ngig vom T盲tigkeitsbereich j盲hrlich erhalten m眉ssen. Am UKM wurden f眉r das Training Folien erstellt, vertont und mit Filmen versehen und 眉ber das LMS jedem Mitarbeiter zugeordnet. Die Schulung endet mit einem Test und das Ergebnis wird digital festgehalten. Bei Nichtbestehen muss das Training wiederholt werden. Ein bestandener Test ist gegen眉ber den Beh枚rden oder Pr眉fstellen jederzeit einfach nachweisbar 鈥� solange er g眉ltig ist. L盲uft ein Schulungszertifikat ab 鈥� bei der Brandschutzunterweisung nach einem Jahr 鈥� beginnt das Prozedere von vorn, unterst眉tzt durch eine automatisierte Erinnerung aus dem System. F眉r andere Pflichtschulungen l盲uft es analog.
鈥濵it einem Learning-Management-System ist man heutzutage gut aufgestellt鈥�
Das Einsatzfeld f眉r ein LMS ist 盲u脽erst breit. Das UKM nutzt zum Beispiel auch f眉r eine freiwillige Schulung zum internen Patientenmanagement-System, das 脛rzt*innen umfassende Behandlungsdaten der Patient*innen am Uniklinikum bereitstellt. Alle Besch盲ftigten im 盲rztlichen Dienst mit Patientenkontakt k枚nnen auf das Training zugreifen 鈥� das UKM wird die Teilnahme an solchen freiwilligen Fortbildungen jedoch weder 眉berpr眉fen noch festhalten. M枚glich ist es aber auch, einer kleinen Gruppe von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern spezielle Informationen ihres Arbeitsbereiches zur Verf眉gung zu stellen 鈥� etwa die Dokumentation einer neuartigen OP-Methode.
Die Digitalisierung der HR-Prozesse am UKM soll mit dem Ausbau von weiteren 麻豆原创-SuccessFactors-L枚sungen z眉gig vorangetrieben werden. Als eines der n盲chsten Module steht das Onboarding auf der Agenda, um neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfacher und schneller in die Arbeitsprozesse am UKM einzugliedern. 鈥濫s sind allerdings noch sicherheits- und arbeitsrechtliche Fragen offen, die wir im Vorfeld mit verschiedenen Gremien kl盲ren m眉ssen鈥�, sagt Schroer 鈥濪as wird einige Zeit in Anspruch nehmen.鈥� Insgesamt hat das UKM auf Basis der L枚sungen von 麻豆原创 SuccessFactors die festen Abteilungsstrukturen einer Klinik, wie sie im UKM 眉ber Jahrzehnte bestanden, ma脽geblich aufgebrochen und an aktuelle Anforderungen angepasst. Dirk Schroer erg盲nzt: 鈥灺槎乖�-SuccessFactors-L枚sungen arbeiten nach dem Prinzip, Prozesse an den Bed眉rfnissen der Menschen entlang aufzubauen. Das l盲sst Abteilungsgrenzen verschwimmen und ver盲ndert grundlegend die Art und Weise, 眉ber solche Prozesse nachzudenken.鈥�