Webbasierte Anwendungen im Personalmanagement sorgen f眉r skalierbare, harmonisierte Prozesse und verbessern die Datenqualit盲t. Bei der Nutzung im Alltag haben viele eingef眉hrte Systeme aber noch Luft nach oben 鈥� so das Ergebnis einer gemeinsamen Studie des Beratungsunternehmens hkp/// group und von 麻豆原创.
Gerade globale Unternehmen mit unterschiedlichen Standorten suchten zuletzt immer h盲ufiger nach einer geeigneten webbasierten HR-L枚sung. Jetzt gibt eine gemeinsame Studie des Beratungsunternehmens und von 麻豆原创 detaillierten Einblick in die damit verbundenen M枚glichkeiten. Dazu f眉hrten die Autoren Interviews mit 17 Unternehmen, die verschiedene cloudbasierte Personall枚sungen im Einsatz haben und sie zudem in unterschiedlichen Stadien nutzen. (Mehr zum Studiendesign siehe unten).
Die zentralen Ergebnisse sind deutlich. Einerseits sind die bereits erzielten Vorteile un眉bersehbar 鈥� andererseits lie脽e sich aber noch deutlich mehr aus den Anwendungen herausholen als dies zum Zeitpunkt der Befragung der Fall war. Konkret m眉ssen drei Herausforderungen f眉r ein noch Mehr an Mehrwerten bew盲ltigt werden.
Globale cloudbasierte HR-Systeme stellten weltweit einheitliche Personaldaten bereit, deren Qualit盲t hoch ist und die sich mithilfe vereinfachter, standardisierter Prozesse nutzen lassen. Herausforderungen liegen aus Sicht der Befragten der Studie in der Nutzerfreundlichkeit, der schnellen Realisierung von Effizienzgewinnen und im untersch盲tzten Schulungsaufwand f眉r solche Anwendungen. Quintessenz der Studienautoren sind daher drei zentrale Empfehlungen.
Hybride IT-Landschaften von Anfang an sauber aufsetzen
Erstens: Im Personalbereich k枚nnen oft nicht alle on-premise ablaufenden Prozesse in die Cloud gehoben werden 鈥� beispielsweise gilt das f眉r die Payroll. Die Unternehmen m眉ssen also mit einer hybriden Systemlandschaft leben und mit der Kommunikation 眉ber Schnittstellen, die mit dem Risiko von Effizienzverlusten einhergeht und deshalb aktiv gesteuert werden sollte.
Die 20 Prozent der befragten Unternehmen, bei denen die Integration reibungslos l盲uft, zeigen, dass dies m枚glich ist. Aber alle anderen m眉ssen an dieser Stelle fortlaufend Kapazit盲ten bereitstellen, die ihnen dann an anderer Stelle fehlen.
Eine von Anfang an enge Verzahnung der fachlichen und technischen Teams bei der Konzeption und beim Testen kann hier Risiken und Aufwand senken.
Alle Mitarbeitende 鈥� egal ob mit oder ohne IT Arbeitsplatz 鈥� fr眉hzeitig einbinden
Zweitens: Im Hinblick auf die Nutzung solcher Systeme besteht noch gro脽es Verbesserungspotential. Eine Folge davon ist, dass die in der Studie Befragten den h枚chsten Mehrwert f眉r die HR und die IT-Abteilung sehen und nicht bei den Endanwendern. Insbesondere die Einbindung von Mitarbeitenden ohne eigenen Firmen-PC und damit die Ber眉cksichtigung aller potentiellen User gelinge nur wenigen Unternehmen.
Es gelte 鈥� so die Studienautoren 鈥� bei der Weiterentwicklung der Systeme im laufenden Betrieb diese L眉cke kontinuierlich zu schlie脽en, indem man sowohl w盲hrend der Implementierungsphase als auch im laufenden Betrieb die Perspektive dieser Endanwender st盲rker als bisher in den Vordergrund stellt. Hier habe vor allem die Personalabteilung die Aufgabe, Prozesse unter Ber眉cksichtigung positiver Nutzererfahrungen 鈥� Einfachheit, 鈥濵oments that matter鈥� 鈥� zu gestalten, ohne dabei jedoch die Effizienz aus den Augen zu verlieren. Die Studie empfiehlt, Mitarbeitende fr眉h einzubinden 鈥� etwa beim Testen 鈥� und zus盲tzliche Tools, die das Nutzungserlebnis positiv pr盲gen.
Die HR-Abteilung sollte im Team mit der IT das Projekt vorantreiben
Drittens: Die Einf眉hrung der genannten Systeme ist in aller Regel Ergebnis einer gemeinsamen Anstrengung von Personal- und IT-Abteilung. Dabei sollten die Personaler die inhaltliche F眉hrungsrolle 眉bernehmen. Hierf眉r m眉ssten Verantwortlichkeiten und damit verbundene Aufgaben sowohl im Projekt als auch im fortlaufenden Betrieb klar definiert werden. Zudem sei die Art der Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung erfolgskritisch. Insgesamt k枚nne ein solches Projekt nur im Schulterschluss funktionieren, strategisch initiiert und vorangetrieben werden solle es jedoch von der HR-Abteilung. Dabei empfiehlt die Studie HR-Abteilungen, nicht nur in der Implementierungsphase sondern auch im Betrieb im Alltag die fachliche Verantwortung zu 眉bernehmen. Hier sei 鈥濰R Ownership gefordert鈥�, so die Autoren.
脺ber die Studie zu Cloudl枚sungen:
Die Teilnehmenden sind gr枚脽tenteils im Bereich HRIT t盲tig und waren unmittelbar an der Einf眉hrung der Cloudl枚sung f眉r die Personalabteilung beteiligt 鈥� oder verantworteten diese sogar.
Die Teilnehmenden stammen aus zehn unterschiedlichen Branchen und bilden auch hinsichtlich der Mitarbeiterzahlen ein breites Spektrum ab.Im Rahmen der Studie wurden 鈥� neben quantitativen Fragen 鈥� auch konkrete Praxisbeispiele f眉r webbasierte Personall枚sungen erhoben inklusive Lessons Learned.
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