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Rosenbauer gehört zu jenen österreichischen Vorzeigeunternehmen, die auf dem Weltmarkt Erfolg haben. Als Feuerwehrausstatter beliefert der aus Leonding stammende Weltkonzern durch dezentrale Fertigung an 16 Standorten in Europa, Asien und Amerika nahezu alle internationalen Märkte. Das Unternehmen erwirtschaftet mit rund 4.100 Mitarbeitenden einen Umsatz von über 1 Mrd. Euro, wovon über 90 Prozent auf den Export entfallen.

Entscheidung für S/4HANA und Best Practices

Das Ziel der Digitalisierungsstrategie von Rosenbauer war, ein in die Jahre gekommenes und individuell weiterentwickeltes Warenwirtschaftssystem durch eine konsolidierte und skalierbare Lösung auf dem neuesten Stand der Technik zu ersetzen. Das alte Warenwirtschaftssystem musste von Rosenbauer immer individuell weiterentwickelt werden, wodurch sich eine Integration mit Drittsystemen und die Aktualisierung des Systems zunehmend als unwirtschaftlich erwiesen.

Nachdem mehrere unterschiedliche Systemlösungen von unterschiedlichen Anbietern evaluiert wurden, erfolgte die klare Entscheidung für Â鶹ԭ´´ als Technologie der Zukunft.

Nach einer intensiven Analyse potenzieller Implementierungspartner wurde das Wiener Â鶹ԭ´´-Beratungshaus CNT Management Consulting AG damit beauftragt, das Konzept für ein konsolidiertes IT-System für Einkauf, Produktion und Vertrieb zu erstellen.

Ziel der Implementierung von Â鶹ԭ´´ S/4HANA war, das bestehende System für die Abbildung der logistischen Prozesse zu ersetzen, um mit einer nachhaltigen und zukunftsorientierten Lösung eine nahtlose Integration zwischen dem Rechnungswesen und der Logistik zu ermöglichen.

Durch diesen Ansatz konnten neben einer verbesserten Transparenz der Prozesse und eines einheitlichen Berichtswesens die Kosten der Systemwartung deutlich reduziert werden.

Während dieser Zeit stellten die Covid-bedingten Lockdowns und der damit verbundene Fokus auf eine virtuelle Zusammenarbeit eine besondere Herausforderung dar. Diese konnte durch eine strukturierte Implementierungsstrategie gemeistert werden, zu der neben einem klaren Zielbild auch eine gleichermaßen offene wie transparente Kommunikation innerhalb der Kernprojektteams und mit allen Stakeholdern gehörte.

Das Bekenntnis zur Standardisierung von Prozessen und der Einsatz von Â鶹ԭ´´ Best Practices ermöglichten eine effiziente Erstellung des globalen Templates, das mit dem Pilotprojekt in der Schweiz erstmalig umgesetzt wurde.

Start des Pilotprojektes

Das Global Template orientierte sich sehr stark an den Â鶹ԭ´´ Best Practices.

Dazu wurden die Ist-Prozesse mit den Lines of Business abgeglichen und etwaige Abweichungen in einer Fit-to-Standard-Analyse identifiziert. Anschließend erfolgte eine Standardisierung der Prozesse, wodurch kundenspezifische, aufwandsintensive Anpassungen weitgehend vorgebeugt werden konnte.

Einen besonderen Fall stellte die Abbildung des Intercompany-Business dar. Für die unternehmensinternen Lieferketten mussten einerseits vor- und zwischengelagerte Fremdbeschaffungsprozesse berücksichtigt werden, andererseits dem Umstand Rechnung getragen werden, dass die verschiedenen Niederlassungen von Rosenbauer sequentiell im Rahmen eines Rolloutprogramms an Â鶹ԭ´´ angebunden wurden. Daher musste auch eine temporäre und möglichst einfache Anbindung an das Altsystem sichergestellt werden, um eine reibungslose Geschäftsprozessabwicklung zu unterstützen.

Nachdem am österreichischen Standort in Leonding die technischen Grundlagen in Form eines Global Templates geschaffen wurden, begann die Anbindung des Rosenbauer Service- und Vertriebsstandortes Schweiz an Â鶹ԭ´´ S/4HANA.

Kernaufgabe für den Schweizer Standort war es, die Vertriebs- und Beschaffungsprozesse in Â鶹ԭ´´ abzubilden und die Logistik in die bestehenden Finanz- und Controlling-Prozesse zu integrieren. Dazu wurden alle Anforderungen analysiert und entsprechende Abweichungen identifiziert, um möglichst nahe am Global Template und damit den Best Practices zu bleiben.  Ziel der Unternehmensführung war es, die Transparenz sowohl im Lager als auch für die Vertriebsprozesse zu erhöhen und eine möglichst rasche Produktivsetzung für die Schweiz sicherzustellen. Das wurde durch eine schlanke Projektorganisation und einen bereits während des Templates fest verankerten Fokus auf Prozessstandardisierung gewährleistet. Als Schlüsselelement erwies sich die frühe und umfassende Einbindung der Business-Consultants in die Geschäftsprozessanalyse und -optimierung.

Mit dem Ergebnis zeigt sich Rosenbauer-Projektleiter Gregor Graf sehr zufrieden: „Mit Â鶹ԭ´´ S/4HANA bilden wir jetzt jetzt alle Sales-, Service- und Fremdbeschaffungsprozesse sowie Fertigungsprozesse in einem System ab. Die Materialwirtschaft wie Intercompany-Prozesse ist zudem direkt ins Logistiksystem der anderen Gesellschaften integriert. Der Standort Schweiz ist damit voll ans zentrale Rosenbauer-System angebunden. Das vereinfacht viele Abläufe und erhöht die Transparenz.“

Damit gelang es Rosenbauer gemeinsam mit CNT als Implementierungspartner, während der Pandemie eine moderne und zukunftsfähige Systemlösung für die Digitalisierung ihres Unternehmens einzuführen.

Dem erfolgreichen Piloten in der Schweiz folgen die nächsten Implementierungsstufen an den zwei Produktionsstandorten in Slowenien, in denen neben den Sales-, Service- und Fremdbeschaffungsprozessen die vollständige Abbildung komplexer Produktionsprozesse an den Standorten Gornja Radgona und Ljublijana geplant ist. Zusätzlich erfolgt die globale Anbindung eines PLM-Systems an Â鶹ԭ´´ S/4HANA zur Integration der Konstruktion mit der logistischen Prozesskette.

Â鶹ԭ´´ Quality Awards 2022

Beim Â鶹ԭ´´ Quality Award 2022 in Wien erhielt Rosenbauer in der Kategorie „Rapid Time to Value“ für das Projekt den Preis als Grand Winner. Gewinner in dieser Kategorie zeichnen sich durch die schnelle und kostengünstige Implementierung von Â鶹ԭ´´ S/4HANA in ihrem Unternehmen aus.