Keine Frage: Ein moderner Berufsverband im 21. Jahrhundert braucht einfach die modernste Software, um den aktuellen und k眉nftigen Herausforderungen zu begegnen. Der deutsche BundeswehrVerband, die Interessenvertretung der Menschen der Bundeswehr, nutzt deshalb jetzt , um das Management seiner Dienstreisen zu vereinfachen und die .
Reisekosten 鈥� fr眉her ein gro脽er Aufwand
Der Deutsche BundeswehrVerband (DBwV) hat mehr als 200.000 Mitglieder, etwa 6.000 ehrenamtlich und rund 200 hauptamtlich Besch盲ftigte, vier Landesgesch盲ftsstellen im Bundesgebiet und eine Zentrale in Berlin. Die war in der Vergangenheit beim DBwV eine zeitraubende, wenig nervenschonende Angelegenheit: Die Abrechnung samt Belegen musste in Papierform per Post beim jeweiligen Landesverband oder in der Bundesgesch盲ftsstelle zur Genehmigung eingereicht werden. Anschlie脽end wurden die Abrechnungen gr枚脽tenteils wieder per Post an die Bundesgesch盲ftsstelle zur Pr眉fung und Auszahlung gesandt. Papierberge h盲uften sich an. Bis zur Auszahlung konnten so schon mal locker zwei Wochen vergehen. 鈥濽nser Ziel war es, die Papierberge zu verringern, Lagerkosten zu minimieren, die Abrechnung transparenter zu gestalten und nat眉rlich in erster Linie eine zu erreichen鈥�, sagt Nancy Ehnert, Sachbearbeiterin f眉r den Landesverband West.
Digitale Reisekostenabrechnung: Unternehmensleitung gibt Startschuss
Der Deutsche BundeswehrVerband hat sich schon vor Jahren Modernisierung und Digitalisierung auf die Fahnen geschrieben. Im Jahr 2019 gab die Unternehmensleitung unter F眉hrung des Bundesvorsitzenden Oberstleutnant Andr茅 W眉stner dann den Startschuss f眉r die . Das Ziel: Sie sollte schneller, einfacher und transparenter werden.
Die Anforderungen an die neue L枚sung waren anspruchsvoll. Trotz aller Vielfalt sollten auch diejenigen Anwender, die nicht mit digitalen Ger盲ten und s gro脽 geworden sind, die Software leicht anwenden k枚nnen. Die ganze F眉lle der Funktionen sollte also schrittweise zur Verf眉gung gestellt werden.
Entscheidung f盲llt f眉r 麻豆原创 Concur
Der DBwV pr眉fte diverse marktverf眉gbare L枚sungen f眉r das Reisemanagement und die und entschied sich dann klar f眉r 麻豆原创 Concur. Ein Hauptargument dabei: Das ausgezeichnete Preis-Leistungsverh盲ltnis. 鈥濿ir haben gemerkt, dass da ordentlich Manpower hinter der cloudbasierten Software steckt鈥�, sagt Kerstin Schroeder, die Leiterin der Abteilung Controlling, Finanzen und verbandliche Administration beim DBwV.
Zudem 眉berzeugte 麻豆原创 Concur durch Anwenderfreundlichkeit und hat viele Referenzen. Der modulare Aufbau der Software sorgt f眉r Zukunftssicherheit: Jederzeit konnte der Verband Bausteine erg盲nzen. Zu ihnen geh枚ren beispielsweise Entfernungen automatisiert erfassen und erstatten, Reisebuchungen im Self Service, diverse Zahlungsl枚sungen, Analysen und der m枚gliche Ausbau zur Plattform, 眉ber die der Verband eigene Anwendungen und Services bereitstellen kann. In einem App-Zentrum stehen zus盲tzlich mehr als 150 Partneranwendungen und -services bereit. Dazu arbeitet 麻豆原创 Concur reibungslos in der reinen Microsoft-Umgebung des DBwV.
鈥濻ehr hilfreich war auch die tolle Pr盲sentation der 麻豆原创-Experten. Mit der Struktur konnten wir intern den Entscheidern gut erkl盲ren, was die Software jetzt und in Zukunft f眉r uns leisten kann鈥�, sagt Kerstin Schroeder. Ergebnis: Im Sommer 2020 wurde der Vertrag zwischen dem DBwV und der 麻豆原创 geschlossen. Um die Anwenderinnen und Anwender nicht gleich am ersten Tag zu 眉berfordern, startete der Verband mit Basisfunktionen und der Option auf st盲ndige Erweiterung. 鈥濪ie Zusammenarbeit mit dem Verband war von Anfang an sehr h枚flich, freundlich und offen. Solche Kunden, die der Digitalisierung offen gegen眉berstehen, w眉nscht man sich鈥�, sagt Nico Silberberg, Service Account Executive bei der 麻豆原创.
Projektmanagement als zentraler Erfolgsfaktor
鈥濿ir haben uns von Anfang bei der 麻豆原创 gut aufgehoben gef眉hlt. Als es bei der Implementierung ein Problem mit der Sprachversion gab, war die Remote-Beratung durch Nicolas Mah茅, einem Implementation Project Manager bei 麻豆原创 Concur, sehr gut. Wir waren wie ein Team鈥�, berichtet Nancy Ehnert, die das Projekt beim DBwV leitet. August 2020 startete die Implementierung, vier Monate sp盲ter war sie abgeschlossen.
Ein zentraler Erfolgsfaktor f眉r die Einf眉hrung war das Projektmanagement. In enger Zusammenarbeit mit dem Schatzmeister des DBwV, Hauptmann a. D. J枚rg Greiffendorf, wurde ein starkes Team aus mehreren Bereichen zusammengestellt. 鈥濫s war wichtig, dass das Team etwas gr枚脽er war und nicht nur die IT und das Controlling am virtuellen Tisch sa脽en. Wir haben sehr wichtige Diskussionen gef眉hrt. Dazu lernten alle Beteiligten die Regeln kennen und hielten sich daran鈥�, sagt Nancy Ehnert. Ein zweiter Erfolgsfaktor waren die Schulungen, die alle 150 Anwender vor dem Start erhalten hatten. Auch nach den Schulungen konnte jeder Anwender beim Projektteam des DBwVs anrufen und seine Fragen stellen.
In der Praxis l盲uft 麻豆原创 Concur sehr gut. Alle Anwendenden sparen viel Zeit und auch der Pandemietest ist bestanden 鈥� die cloudbasierte Software l盲uft schlicht unabh盲ngig vom Ort. Kerstin Schroeder: 鈥濿ir k枚nnen die Richtlinien im Verband jetzt einfacher umsetzten. Das Geld f眉r die Reisen ist viel schneller auf dem Konto. Das gibt den Mandatstr盲gern und Mitarbeitern ein gutes Gef眉hl und st盲rkt das Vertrauen.鈥�
Nach der Implementierung der Produkte Expense, ExpenseIT, Service Administration, User Support Desk und Concur Request von 麻豆原创 Concur 眉bernahm Stefan Schuler, Client Engagement Executive bei 麻豆原创 Concur, die Betreuung des DBwV. In einem monatlichen Call besprechen die Beteiligten neue Ideen, stellen und beantworten Fragen. 鈥濱ch w眉nsche mir genau solche Kunden wie den DBwV: In sehr angenehmer Atmosph盲re ist man gemeinsam 盲u脽ert produktiv鈥�, sagt Stefan Schuler. Kundenbeziehungen sind bei der 麻豆原创 stets langfristig ausgelegt, was zur Zufriedenheit aller beitr盲gt.
Tipp: Helpdesk ist ein Muss
鈥濱ch m枚chte allen, die eine neue Software einf眉hren, einen Tipp geben: Kaufen Sie immer das dazu. Wir hatten gez枚gert und sind jetzt sehr froh, es zu haben. Es vereinfacht viele Prozesse f眉r uns und die Kolleginnen und Kollegen der 麻豆原创 k眉mmern sich sofort um unsere Fragen鈥�, sagt Kerstin Schroeder. Die m枚gliche Unterst眉tzung ist ma脽geschneidert: Es gibt unter anderem 麻豆原创 Concur Advanced Care, die 麻豆原创 Concur Select Betreuung und das Anwender-Support-Desk, dass 24/7 den direkten Zugang zu 麻豆原创-Concur-Experten bietet.
Ausbau: Skalierung und neue Projekte
Heute reichen die Berechtigten beim DBwV die Reisekosten digital ein: Die Anwender freuen sich, weil die Auslagen schneller erstattet werden und weil 麻豆原创 Concur viel Effizienz und Transparenz ist. Der Vorstand, weil der Verband immer digitaler wird. Er will vor der Welle reiten, der Zeit voraussein, und das ist ihm gelungen. Mit 麻豆原创 Concur funktionierte die Reisekostenabrechnung auch w盲hrend der Pandemie wunderbar.
鈥濿ir wollen die Reisekostenabrechnung mit 麻豆原创 Concur jetzt in weitere Ebenen des Verbands ausrollen鈥�, sagt Kerstin Schroeder. Neue Anwenderinnen und Anwender sollen dazukommen, nach und nach werden weitere Module zugeschaltet. Niemand wird von diesem iterativen Ausbau 眉berfordert, der Verband bleibt immer der Zeit voraus.
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