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Die Corona-Pandemie hat viele Digitalisierungsprozesse am Arbeitsplatz enorm beschleunigt. Doch damit allein ist es nicht getan. Jetzt sind Strategien gefragt, um die Effizienz zu steigern und die Identifikation der Beschäftigten mit ihrem Unternehmen zu sichern – egal, wo sie gerade ihrer Arbeit nachgehen. Christian Heinrich von der sovanta AG stellt den Digital Workplace der Zukunft vor.

Wenn wir morgens nicht mehr ins Büro gehen, uns dort nicht mehr an den Schreibtisch setzen, keine Kolleginnen und Kollegen auf dem Gang oder an der Kaffeemaschine treffen – dann wird unsere Arbeitswelt sehr austauschbar. Wir sehen kein vertrautes Gebäude mehr, keine Firmenfarben, kein Logo. Nur noch unseren Arbeitsplatz in der eigenen Wohnung. Und wir kommunizieren fast ausschließlich über E-Mail, Messenger, das Telefon und Tools wie Microsoft Teams oder Zoom.

Diese Hilfsmittel haben zwar in der Pandemie einen guten Job gemacht, um unsere Arbeitsfähigkeit trotz Lockdown und Kontaktbeschränkungen zu erhalten. Laut einer des Bundesinstituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung können sich deshalb inzwischen auch nur noch sieben Prozent der Arbeitnehmer eine volle Rückkehr zur Präsenzarbeit vorstellen. Was aber den meisten der Befragten im Homeoffice fehlt, ist die emotionale Komponente ihrer Arbeit.

Hybride Arbeitsmodelle werden sich durchsetzen

Insgesamt wünscht sich die Mehrheit der Beschäftigten laut der Studie auch nach Corona die Möglichkeit, regelmäßig von zu Hause aus arbeiten zu können. Am liebsten flexibel, nach Bedarf zwei oder drei Tage pro Woche. Denn ganz zuhause bleiben wollen die meisten Befragten nicht. Kollegen treffen oder mit Kunden und Führungskräften persönlich sprechen – all das vermissen viele Heimarbeiter. Ebenso das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team und einen starken Anker, der sie dauerhaft an ihren Arbeitgeber bindet.

Deshalb sollten Unternehmen auch jetzt die Schlüssel für ihre Büroräume keinesfalls an den Nagel hängen. Es sieht vielmehr danach aus, dass sich langfristig eher hybride Arbeitsmodelle durchsetzen werden, die den Mitarbeitern das wahlweise Arbeiten im Büro, unterwegs und im Homeoffice ermöglichen. Sie sind auch eine wichtige Grundlage der künftigen Employee Experience. Denn immerhin würden laut einer fast ein Drittel der Beschäftigten eine Kündigung in Betracht ziehen, sollte ihr Unternehmen künftig auf einer dauerhaften Präsenzpflicht im Büro bestehen.

Auch schon früher gab es verschiedene digitale Tools und Applikationen für Teams, die verteilt über den Globus arbeiten. Aber ein ortsungebundener Digital Workplace, wie ich ihn im Kopf habe, ist weit mehr. Er müsste als „zentrales Cockpit“ für die Beschäftigten Schaltzentrale und Einstiegspunkt zur Erledigung aller Aufgaben sein, individualisierbar auf die Erfordernisse jedes einzelnen Mitarbeiters. Damit lassen sich alle benötigten Werkzeuge und Anwendungen unter einer intuitiv nutzbaren Oberfläche zusammenführen und passend orchestrieren.

Er ermöglicht auch einen einheitlichen Zugriff mit Single-Sign-On, was den Nutzern die Bedienung so komfortabel wie möglich macht – und zwar allen Beschäftigten. Denn über mobile Endgeräte sollten eben nicht nur die Knowledge Worker ein solches digitales Portal nutzen können, sondern auch die Mitarbeiter aus Produktion und Logistik. Eine solche Plattform kann zwar nicht dauerhaft die direkte zwischenmenschliche Kommunikation ersetzen, aber sie ergänzt sie sehr gut und hilft bei der Optimierung und Strukturierung der alltäglichen Abläufe.

So viel Individualität wie nötig, so viel Standard wie möglich

Die gute Nachricht: Einen solchen Digital Workplace gibt es bereits. Zu seiner Einrichtung greifen wir auf eine Reihe von Â鶹ԭ´´-Standardlösungen zurück. So etwa Â鶹ԭ´´ Work Zone, Â鶹ԭ´´ Fiori Launchpad, Â鶹ԭ´´ Cloud Portal und Â鶹ԭ´´ UI5. Dazu kommen einige von uns entwickelte Add-Ons. Aber auch die Einbindung von Softwarelösungen anderer Anbieter ist bei Bedarf möglich. Die kürzlich vereinbarte Partnerschaft zwischen Â鶹ԭ´´ und Microsoft zur Integration von Microsoft Teams in die Â鶹ԭ´´-Lösungen ist hier ebenfalls ein spannendes Thema. Denn damit wird die Zusammenarbeit im Unternehmen mit Standardtools noch einmal deutlich vereinfacht und beschleunigt.

Ein solcher Digital Workplace ist aber nur dann effizient, wenn er das jeweilige Unternehmen und seine Besonderheiten möglichst gut abbildet. Deshalb ist unser erster Schritt bei seiner Umsetzung die Betrachtung der individuellen Gegebenheiten und der Wünsche von Geschäftsführung und Belegschaft. Dies schließt ein, dass sich auch innerhalb der gleichen Firma die digitalen Arbeitsplätze unterscheiden können. Beispielsweise je nach Funktion und zu lösenden Aufgaben.

Gemeinsam mit den Kunden treffen wir dann eine Auswahl der eingesetzten Komponenten. Was wird benötigt, damit die Mitarbeiter ihre Aufgaben besser erledigen können? Was steht für unsere Kunden im Mittelpunkt? Geht es um einen zentralen Zugriff auf Applikationen? Oder darum, immer die aktuellen Firmennews auf dem Monitor anzuzeigen, Zugriff auf Dokumente zu gewähren, Workflows zu verbessern oder Social Events zu veranstalten? Wie wichtig ist Corporate Design und welche Nutzergruppen sollen eingebunden werden? Und last but not least, welche Erfahrungen und Kompetenzen gibt es auf diesem Gebiet bereits im Unternehmen?

Mitarbeiterfeedback in die neue Arbeitswelt integrieren

Für uns ist es wichtig, in den „Schuhen des Anwenders“ zu gehen, um zu verstehen, was er tatsächlich benötigt. Das gleichen wir mit unserer technologischen Expertise ab und erarbeiten konkrete Vorschläge zur Umsetzung. Bis so ein maßgeschneiderter Digital Workplace steht, findet ein intensiver Austausch- und Beratungsprozess statt, bei dem wir sehr früh auf Visualisierung und Feedbackschleifen setzen.

Eine wichtige Frage ist in unseren Projekten auch immer, wie wir das Mitarbeiterfeedback so nahtlos wie möglich in die neue Arbeitswelt integrieren können. Als einer der ersten Â鶹ԭ´´-Partner im deutschsprachigen Raum nutzt sovanta dafür bereits seit 2019 die Lösungen von für das Human Experience Management (HXM, mit denen zum Beispiel Führungskräfte regelmäßige Mitarbeiterbefragungen durchführen können.

In der Coronazeit hat sich viel bewegt. Auch bei der Bereitschaft von Firmen, auf neue Lösungen in der Employee Experience zu setzen. Die Einsicht ist größer denn je, dass es wichtig ist, den Beschäftigten auch digital eine echte Heimat zu schaffen. Dazu gehört es – insbesondere in Remote-Arbeitssituationen – regelmäßig das Feedback der Mitarbeiter einzuholen und ihre Stimmungen und Befindlichkeiten zu erkennen, um frühzeitig angemessen darauf reagieren zu können.

Ein überzeugendes Argument für einen echten Digital Workplace ist aber auch die nachweisliche Effizienzsteigerung. Studien haben ergeben, dass Knowledge Worker pro Tag im Durchschnitt rund zwei Stunden nach Informationen, Dokumenten und Ansprechpartnern suchen. Hier können wir vieles erleichtern, weil sich nun per Knopfdruck alles Gewünschte schnell finden lässt. Das Suchen an vielen verschiedenen Speicherplätzen hört auf, denn es gibt nur noch eine Anlaufstelle. Das spart enorm viel Zeit und Aufwand.

Die HR-Abteilung als Vorreiter und Katalysator

Kein Bereich im Unternehmen ist mit so vielen Mitarbeitern im Kontakt wie das Personalwesen. Das verschafft der HR eine Schlüsselposition, wenn es um die Einführung von digitalen Arbeitsplätzen geht. Zum einen ist sie meist schon selbst recht weit in der Digitalisierung vorangeschritten und zum anderen ist sie als Schaltstelle meist sehr gut mit den anderen Bereichen vernetzt. Selbstbedienungsangebote sind heute für die Personalabteilung an vielen Stellen bereits selbstverständlich – eine ideale Ausgangsbasis für die nächsten Schritte. Gemeinsam mit der IT, dem Marketing und der internen Kommunikation kann die HR so entscheidend zum Erfolg der digitalen Transformation beitragen.

An dieser Stelle spielt auch die Künstliche Intelligenz (KI) zunehmend eine Rolle, etwa in Form von digitalen Assistenten oder Chatbots. Sie können dabei helfen, viele der ganz alltäglichen Mitarbeiterfragen schnell und präzise zu beantworten, wann immer sie auftauchen. Etwa zu Themen wie Elternzeit, Benefits, Urlaubsplanung oder manch anderen Problemen, die den Mitarbeitern unter den Nägeln brennen. Kann der Bot nicht weiterhelfen, stellt er automatisch den Kontakt zur HR-Abteilung her – das erleichtert vieles und macht die Erledigung vieler Routineaufgaben erheblich effizienter.

Es geht nicht um ein riesiges Projekt, sondern um erste Schritte

Ja, der Digital Workplace ist ein sehr emotionales Thema. Aber sein Nutzen ist klar belegbar und die neue Nähe zu den Mitarbeitern, die er ermöglicht, stellt gerade in Zeiten des Social Distancing einen großen Vorteil dar. Aber auch in Zukunft, wenn die Pandemie hoffentlich der Vergangenheit angehört, sollten Unternehmen am Ball bleiben. Ein ortsungebundener digitaler Arbeitsplatz, der diesen Namen wirklich verdient, muss dabei nicht von Beginn an ein riesiges Projekt sein. Es kommt vielmehr darauf an, jetzt die ersten Schritte auf dieser Reise zu tun. Und das lohnt sich.

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Christian Heinrich, sovanta AG, Head of Marketing & Solutions