Das italienische Unternehmen Iren SpA ist auf 眉berregionaler Ebene im vor- sowie nachgelagerten Energie-, Fernw盲rme- und Wassersektor angesiedelt. 脺ber 76 Prozent seines Stroms erzeugt das Versorgerunternehmen umweltfreundlich und nutzt nun die Features der um seine Rechnungsabwicklung zu optimieren.
Um langfristigen Erfolg als Global Player in der Branche zu sichern, strebt Iren nahtlose Prozesse f眉r Lieferketten und Versorgung an. Ein Teilaspekt ist die reibungslose Rechnungsabwicklung mit ihren Lieferanten. Zudem verpflichtet ein 2019 auf nationaler Ebene verabschiedetes Gesetz italienische Unternehmen zur 鈥� und -abwicklung.
Heutzutage sind verl盲ssliche Lieferketten bedeutender denn je. Daher fokussiert sich das Projektteam insbesondere darauf, Lieferanten h枚chstm枚gliche Transparenz zu gew盲hrleisten. Das Team von Iren SpA und 麻豆原创 konzentrierte sich auf die drei folgenden Bereiche:
- Datenmanagement und -konsistenz,
- effiziente Kommunikation f眉r reibungslose Rechnungsabwicklung sowie
- transparenter Informationsfluss f眉r erfolgreiches Lieferantenmanagement.
Was genau brauchen die Endnutzer?
Getreu , der einen klaren Fokus auf die Endanwender legt, die Menschen, die eine L枚sung anwenden werden, wurde im ersten Schritt genau auf die Bed眉rfnisse und Herausforderungen bei Iren geschaut. Das 麻豆原创 Customer Innovation Team, mit Mitgliedern aus dem sowie dem Strategic Customer Engagements Team, initiierte daf眉r einen Exploration Workshop mit allen in der Rechnungsabwicklung t盲tigen Stakeholder. Mit dem Blick auf den Ist-Zustand erarbeitete das Team Themen mit Verbesserungspotenzial. Ein solches Thema war die Idee f眉r ein Kommunikations-Interface mit speziellem Fokus auf Rechnungsabwicklung. Um die Prozesse genauer zu verstehen, f眉hrte das Projektteam Interviews mit den Mitarbeitern von Iren sowie mit den Lieferanten durch.
鈥濶ormalerweise begegne ich Herausforderungen so, dass ich sofort eine L枚sung im Kopf habe. 麻豆原创鈥榮 Human-Centered Approach to Innovation hat mich eines Besseren belehrt. Diese neue Perspektive erm枚glichte es uns, das Problem aus vielen verschiedenen Blickwinkeln zu analysieren. So konnten wir die beste L枚sung entwickeln. Dass alle wichtigen Stakeholder von Beginn an einer L枚sung mitarbeiten, das werden wir in der Zukunft noch weiter ausbauen.鈥�
Alessandro Giussani, Senior Manager Finance Accounting, Gruppo Iren
Exploration Workshop: Gr眉ndliche Recherche mit den Anwendern
Das Projektteam analysierte den Prozess, der verbessert werden sollte. Der Rechnungsprozess umfasst folgende Schritte:
- Bevor Rechnungen bezahlt werden, beginnt die Einkaufs- und Rechnungsabwicklung mit der Erstellung des Kaufauftrags (PO) sowie der Rechnungsstellung von Irens Lieferanten.
- Im Anschluss pr眉ft Iren eingehende Lieferungen oder erbrachte Dienstleistungen sowie die eingegangenen Rechnungen.
Klingt trivial. Oft jedoch kam es zu Problemen, etwa wenn POs nicht den richtigen Rechnungen zugeordnet werden und daher nicht bezahlt werden k枚nnen. In diesen F盲llen nutzten Lieferanten bisher die klassischen Kommunikationskan盲le, oft ohne den richtigen Ansprechpartner bei Iren zu erreichen. Die mangelnde Transparenz f眉hrte zur Frustration auf beiden Seiten.
Optimierung der Rechnungsabwicklung mit 麻豆原创 Business Technology Platform
Angesichts der Endnutzerbed眉rfnisse sowie den Prozessanforderungen wurde schnell klar, dass die 麻豆原创 Business Technology Platform diese Herausforderungen ganzheitlich l枚sen k枚nnte. Die Plattform ist ein Portfolio integrierter L枚sungen, die Unternehmen hilft, Prozesse und Erfahrungen zu verbinden. Sie erm枚glicht es Unternehmen, beherzt Neuerungen einzuf眉hren und die fortw盲hrenden und so notwendigen innovativen Bestrebungen umzusetzen.
Basierend auf der entwickelte das Team ein Lieferantenportal, das einen einfachen Austausch zwischen Iren und ihren Lieferanten und somit eine reibungslose Rechnungsabwicklung sicherstellt. Das Portal bietet auch f眉r Lieferanten einen holistischen 脺berblick 眉ber Bestelleing盲nge sowie eingereichte Rechnungen und deren Status. W盲hrend Nutzer einen tiefen Einblick in Bestellauftr盲ge und Rechnungen erhalten, k枚nnen zugleich 脛nderungen, wie etwa eine Aktualisierung der IBAN-Nummer, vorschlagen werden. Einmal gestartet, belie脽 es das Projektteam nicht dabei, sondern entwickelte dar眉ber hinaus einen mit Hilfe von betriebenen Chatbot. Der 眉bernimmt nun den First-Level-Interaktionskanal, unabh盲ngig von den Iren-Mitarbeitern.
鈥濪as mit 麻豆原创 Customer Innovation durchgef眉hrte Projekt lieferte erfolgversprechende und 眉berzeugende Ergebnisse. Dies ist nur der Startpunkt unserer Innovationsvorhaben mit 麻豆原创 Business Technology Platform. W盲hrend der Entwicklung des Proof of Concepts, haben wir begonnen, 麻豆原创 Analytics Cloud zu testen und freuen uns nun darauf, weitere innovative Methoden zur Maximierung der Produktivit盲t zu nutzen.鈥�
Laura Molino, Information Systems 鈥� ERP & HR Solutions Manager, Iren SpA
Die Einkaufs- und Lieferantenerfahrungen erreichen neues Level
Durch die von gelieferten Echtzeitdaten wird das Lieferantenportal zur 鈥淪ingle Source of Truth鈥� f眉r die Buchhalter von Iren und ihren Lieferanten. Durch die erh枚hte Transparenz und Autonomie bei Probleml枚sungen gibt es weniger Lieferantenbeschwerden. Die gezieltere und einfachere Kommunikation zwischen Lieferanten und Iren konnte die Zahlungsverz枚gerungen reduzieren. Dar眉ber hinaus erf眉llt das Portal die Anforderungen des 2019 auf den Weg gebrachten E-Invoicing-Gesetzes, das italienische Unternehmen zur digitalen Rechnungsstellung und -abwicklung verpflichtet.
Mit diesem neuen Lieferantenportal macht Iren einen wichtigen Schritt hin zum intelligenten Unternehmen, das Anfang diesen Jahres live gegangen ist. Diese L枚sung ist auf kontinuierliche Gesch盲ftsinnovation ausgerichtet. Von jetzt an kann Iren von den Vorz眉gen der 麻豆原创 Business Technology Platform weiter profitieren.