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Der Â鶹ԭ´´-Partner all4cloud führt bei dem führenden Kölner Gütesiegel-Anbieter für Online Shops Trusted Shops die cloudbasierte ERP-Software ein.

Wer als Kunde das Gütesiegel von Trusted Shops bei einem Online Shop sieht, der weiß: „Hier kann ich sicher einkaufen.“ So beschreibt Günay Edgü, Teamleiter IT-Projektmanagement Finance, .

Neben Trusted Shops gibt es noch andere Siegel, die um Shop-Kunden werben, doch das 1999 in Köln gegründete Unternehmen ist das erfolgreichste in Europa. Über 30.000 zertifizierte Shops werben mit dem Zeichen von Trusted Shops, ein kleines „e“ in blauer Farbe auf goldenem Grund. Am Rand steht weiß auf schwarz „Trusted Shops Guarantee.“ Neben dem Siegel gibt es mittlerweile eine ganze Produkt- und Dienstleistungspalette: ein eigenes Käuferschutz-Verfahren für die Kunden und ein System von Kundenbewertungen für Online- und Offline-Shops. Die angeschlossenen Händler bekommen auch Hilfen zum Schutz gegen Abmahnungen.

Sicheres Einkaufserlebnis in der Cloud

„Wir wollen das Einkaufserlebnis für Kunden sicher gewährleisten“, sagt Edgü. „Unser Käuferschutz ist eine zweite Absicherung für Einkäufer im Shop; wenn etwas passiert, ist Trusted Shops für den Kunden da.“

Damit die Erfolgsgeschichte weiter gehen kann, hat sich Trusted Shops jetzt mit Â鶹ԭ´´ zusammengetan und gemeinsam mit dem aus Viernheim die cloudbasierte ERP-Software Â鶹ԭ´´ Business ByDesign eingeführt. Daniel Schulz (Director Accounting) und Günay Edgü (Teamleitung IT-Projektmanagement Finance) haben gemeinsam eine Taskforce auf die Beine gestellt und mit Unterstützung der gesamten Finanzabteilung sowie des Managements sowohl die Auswahl als auch die Implementierung umgesetzt.

Das Versprechen: In nur wenigen Monaten wird ein implementiert, das neben den Kernprozessen im Rechnungswesen auch den kreditorischen Workflow in den Fokus setzt.

Die Kölner E-Commerce-Spezialisten wollten die Digitalisierung vorantreiben. Denn: „Viele unserer systemgestützten Prozesse im Kreditoren-Bereich liefen analog und/oder nur halb-automatisiert ab“, sagt Edgü. Ganz wichtig und fast klassisch: „Das Vorsystem der Buchhaltungssoftware hatte das Ende von Wartung und Support angekündigt.“ Bei ihrer Entscheidung hatte die IT aber auch das internationale Wachstum im Blick.

Besserer Workflow mit ERP-System

Edgü: „Vor zwei Jahren haben wir auf der debitorischen Seite ein Subscription Management Tool eingeführt, um eine flexiblere und deutlich automatisierter Rechnungsstellung gewährleisten zu können. Unser Ziel war es, mit dem ERP-System nun auch den kreditorischen Workflow zu verbessern.“

Bisher waren Papierrechnungen und manuelle Prozesse wie Ausdrucken und manuell Archivieren an der Tagesordnung. Zuvor, mit einem älteren und stark auf Trusted Shops zugeschnittenen Produkt, gab es einiges, was den Arbeitsfluss gelähmt habe. „Auch bei IT-geprägten Unternehmen sind im Backend oft noch Urgesteine in Verwendung“, verrät Edgü.

„Im Vergleich dazu läuft es heute mit der Â鶹ԭ´´-Lösung viel professioneller ab“, lobt der IT-Experte. „Früher musste man eine halbe Stunde den Rechner stehen lassen und durfte nicht anderweitig daran arbeiten, um eine Lieferanten-Zahllaufdatei für den Export zu erstellen“, berichteten die Mitarbeiter in einer eigens für die IT-Umstellung durchgeführten Umfrage.

Heute mit Â鶹ԭ´´ Business ByDesign dauert der gleiche Prozess nur noch wenige Minuten – und der Rechner könne parallel benutzt werden. Zahlläufe wurden aufgrund dieser Tatsache zuvor nur zweiwöchentlich erstellt, heute ist das ad hoc möglich. „Unabhängig davon sind wir mit Â鶹ԭ´´ Business ByDesign nun in der Cloud angekommen, was das Arbeiten gerade in der jetzigen Lage mit COVID-19 orts-, geräte- und zeitunabhängig macht.

Neben der neuen ERP-Software kommt bei Trusted Shops nun auch das direkt angekoppelte Ticketsystem care4cloud mit Service und Support, als Applikationsmanagement für die Anwender, durch all4cloud zum Einsatz. Das garantiert schnelle Reaktionszeiten und eine transparent nachvollziehbare Historie jeder einzelnen Support-Anfrage. Hinzu kommen Schnittstellen zu Drittsystemen wie einer Software zur Konzernkonsolidierung.

Â鶹ԭ´´ Business ByDesign bringt deutsche Buchungslogik mit

Durch die Digitalisierung und Automatisierung des kreditorischen Workflows mit der State of the Art Lösung gibt es jetzt es eine 1:1-Abbildung der aktuellen Prozesse.

Unterstützt werden diese Prozesse durch die Funktionen der Cloud Solutions for Business ByDesign. Die Verarbeitung der Eingangsrechnungen wurden damit weitestgehend automatisiert.

Im Detail bedeutet das:

• Automatische Ãœberwachung der Mail-Postfächer für eingehende Rechnungen mit sofortiger, rechtskonformer Archivierung aller einhegender Rechnungsbelege
• Weiterleitung zur automatisierten Belegerkennung (Kendox Dokumenten Capture) mit anschließender Ãœbergabe an den mehrstufigen Prüfungs- und Freigabeprozess
• Inklusive Kontierung der Rechnungen durch die Mitarbeiter (Kendox invoices approval) zur finalen Übergabe der „fertigen“ Buchung in die ByDesign-Buchungsschnittstelle

Der spätere Zugriff auf die in Kendox abgelegten Rechnungen erfolgt entweder direkt aus dem ByDesign-Workcenter oder durch den via Mashup integrierten Kendox-Client. Bereits jetzt erreichen 90 Prozent aller Rechnungen das Unternehmen digital, für das kommende Jahr ist die nahezu vollständige Papierlosigkeit bei den Eingangsrechnungen das Ziel.

Der wichtigste Vorteil der Â鶹ԭ´´-Lösung sei aber: „Â鶹ԭ´´ Business ByDesign bringt im Gegensatz zu anderen großen ERP-Anbietern die deutsche Rechnungslogik automatisch mit, was einen anderen Horizont beim Buchen und Reporten bedeutet“, sagt Edgü. Auch der wichtige internationale Rechnungslegungsstandard IFRS wird automatisch parallel unterstützt.

Vorteile der Digitalisierung

Das alles war früher anders. Vor der Einführung wurden Kontoauszüge manuell abgetippt. Durch den neuen Standard werden die Auszugsdateien jetzt importiert. Bald wird es eine Integration zum bestehenden Electronic Banking Tool geben, so dass die Auszüge automatisch eingelesen werden. Auch hier machen sich die Vorteile der Digitalisierung bemerkbar.

Edgü fasst die neue Arbeitswelt so zusammen: „Effizienz, Schnelligkeit und smoothe Workflows.“ Alles läuft digital – auch die Zusammenarbeit mit den Beratern von all4cloud. Die Reaktionszeiten seien durch die Nutzung des Service-Angebots care4cloud sehr schnell und die Übersichtlichkeit sei stark gestiegen. Das Handling ist über das Ticketsystem einfach und transparent. „Nichts liegt mehr unsortiert in der Mail-Inbox“, so Edgü.

Wer Trusted Shops in Richtung Â鶹ԭ´´ Business ByDesign folgen will, für den hat der Teamlead IT-Projektmanagement wichtige Tipps und Hacks parat: „Analyse und Planung sollte man nicht unterschätzen. Je detaillierter beides ist, desto weniger Probleme gibt es beim Go-Live. Und: „Gute und enge, transparente Zusammenarbeit von Projektmanagement und Fachabteilung haben zur erfolgreichen Umsetzung beigetragen.“

Daneben seien Gespräche mit anderen Kunden sehr nützlich, um für die eigene Entscheidung weitere Insights zu bekommen. Nicht zuletzt, sagt Edgü weiter, sollte man auf die intrinsische Motivation im Team achten. „Ganz wichtig sei: Spaß an der Sache zu haben!“