{"id":136028,"date":"2020-03-05T14:35:38","date_gmt":"2020-03-05T14:35:38","guid":{"rendered":"https:\/\/news.sap.com\/france\/?p=136028"},"modified":"2023-10-04T20:17:27","modified_gmt":"2023-10-04T20:17:27","slug":"quel-est-le-processus-pour-digitaliser-mes-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/news.sap.com\/france\/2020\/03\/quel-est-le-processus-pour-digitaliser-mes-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"Quel est le processus pour digitaliser mes notes de frais ?"},"content":{"rendered":"

Quand on parle de transformation digitale, il est difficile d’ignorer les notes de frais dans l’ensemble des processus qui migrent du papier au num\u00e9rique. La gestion des notes de frais est une d\u00e9marche chronophage et bien souvent obligatoire pour toutes les entreprises (\u00e0 moins de n’avoir aucun d\u00e9placement, ce qui, reconnaissons-le, est assez rare aujourd’hui).<\/h3>\n<\/p>\n
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Le Saviez-Vous #1 – La digitalisation des notes de frais \u00e0 valeur probante<\/a><\/h3>\n

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Digitaliser ses notes de frais<\/a>\u00a0permet donc de s’affranchir des contraintes habituelles. C’est facile, simple et rapide \u00e0 faire, et cela repr\u00e9sente un gain de productivit\u00e9, de temps et d’argent. Pour savoir comment faire, voyons ensemble le processus pour digitaliser ses notes de frais.<\/p>\n

Que signifie digitaliser ses notes de frais ?<\/h2>\n

Il y a parfois une confusion s\u00e9mantique entre digitaliser, num\u00e9riser ou encore scanner des notes de frais. Au-del\u00e0 des d\u00e9bats linguistiques, on peut retenir des grandes diff\u00e9rences dans le sens des mots et des actions qui en d\u00e9coulent.<\/p>\n

Num\u00e9riser ses notes de frais<\/h3>\n

Techniquement, c’est l’action de transformer un document papier (facture, re\u00e7u ou justificatif par exemple) en un fichier informatique. Un ticket de caisse ou une note de restaurant devient alors un fichier PDF. Pour que celui-ci soit valide et conforme aux yeux de la loi, on parle de num\u00e9risation \u00e0 valeur probante. Cela signifie que le PDF a exactement la m\u00eame valeur que le document papier. Il existe de nombreuses mani\u00e8res de num\u00e9riser ses notes de frais \u00e0 valeur probante. La plus facile \u00e9tant l’utilisation d’une application professionnelle depuis un smartphone.<\/p>\n

Digitaliser ses notes de frais<\/h3>\n

Bien que le terme \u00ab\u00a0digital<\/em>\u00a0\u00bb soit la traduction du mot \u00ab num\u00e9rique \u00bb en anglais, on parle de digitalisation lorsqu’on transforme un processus traditionnel, incluant bien souvent l’usage de papiers, en un nouveau processus enti\u00e8rement \u00e9lectronique, potentiellement automatis\u00e9 et reposant sur une technologie particuli\u00e8re.<\/p>\n

Prenons un exemple de digitalisation r\u00e9ussie : un salari\u00e9 r\u00e9serve un d\u00e9placement chez un client depuis une plateforme corporate. La s\u00e9lection d’h\u00f4tels et les trajets en train correspondent aux crit\u00e8res de la politique interne. Le manager approuve la requ\u00eate d’un clic et le voyage est pay\u00e9 avec une carte bancaire corporate pr\u00e9enregistr\u00e9e. Une fois sur place, le collaborateur r\u00e8gle ses d\u00e9penses avec sa propre carte. Il utilise une application mobile pour num\u00e9riser les re\u00e7us de ses notes de frais. L’application reconna\u00eet les caract\u00e8res et dissocie les montants hors taxe et TTC. Le re\u00e7u papier se transforme automatiquement en ligne de d\u00e9pense dans l’application. \u00c0 la fin de son voyage, il n’a plus qu’\u00e0 valider sa note de frais d’un clic pour l’envoyer au service comptable pour validation. Ce dernier proc\u00e9dera au remboursement dans les meilleurs d\u00e9lais.<\/p>\n

Scanner ses notes de frais<\/h3>\n

Il s’agit d’une num\u00e9risation n\u00e9cessitant l’usage de la fonction scanner d’une imprimante ou d’un photocopieur. Le document est alors transform\u00e9 en PDF et certifi\u00e9, afin d’\u00eatre envoy\u00e9 par email ou stocker sur un serveur local ou distant. La plupart de ces machines sont aujourd’hui capables de r\u00e9pondre aux crit\u00e8res de conformit\u00e9 impos\u00e9s par la loi.<\/p>\n

Ce qu’il faut retenir, c’est que l’on peut num\u00e9riser et scanner ses notes de frais sans forc\u00e9ment les digitaliser. Car la digitalisation impose une vision plus large impliquant des changements techniques, organisationnels et humains.<\/p>\n

Les 10 \u00e9tapes pour digitaliser ses notes de frais<\/h2>\n