Pour les supporter dans cette période exceptionnelle, Â鶹ԭ´´ annonce mettre à disposition immédiate et sans frais 6 de ses solutions pour aider les entreprises à poursuivre leur activité et faire face aux perturbations induites par le COVID-19. Â鶹ԭ´´ poursuit ainsi sa mission engagée depuis sa création, il y a 48 ans, d’aider le monde à mieux fonctionner et améliorer le quotidien de chacun.

Ainsi, Â鶹ԭ´´ met à disposition immédiate et sans frais les solutions :

• Remote Work Pulse par Qualtrics permet aux organisations de vérifier comment leurs collaborateurs se portent et d’identifier ce dont ils ont besoin pour s’adapter aux nouveaux environnements de travail afin de maintenir la continuité des activités dans un environnement adapté.
• Â鶹ԭ´´ Ariba Discovery est accessible gratuitement jusqu’au 30 juin 2020 pour permettre aux acheteurs d’afficher leurs besoins immédiats en matière d’approvisionnement et aux fournisseurs d’y répondre.
• COVID-19 Pre-Screen & Routing par Qualtrics est un questionnaire en ligne auto-guidé qui permet aux organisations de publier des informations actualisées sur le coronavirus et d’orienter les visiteurs vers la source d’information la plus pertinente. Les rapports générés automatiquement permettent d’identifier les tendances des consultations et les informations manquantes.
• TripIt Pro par Â鶹ԭ´´ Concur, une application qui, chaque jour, traite des centaines de milliers d’itinéraires de voyage pour des personnes du monde entier, surveille leurs vols et les avertit de tout changement ou retard. Jusqu’au 31 mars, tout voyageur individuel peut s’inscrire à TripIt et bénéficier de TripIt Pro pendant six mois.
• Â鶹ԭ´´ Litmos aide les entreprises qui travaillent à distance et propose une plateforme de formation et de développement gratuite, avec un contenu de formation pour tous, à tout moment et en tout lieu. Les cours vidéo prêts à l’emploi sont conçus pour aider à établir les meilleures pratiques pour le travail à distance, le bien-être des travailleurs, et développer le leadership en période de changement.
• Ruum par Â鶹ԭ´´ est un outil de gestion de projet et de collaboration pour optimiser les processus. Ruum by Â鶹ԭ´´ a créé deux modèles de liste de contrôle personnalisés, adaptés des Centers for Disease Control and Prevention (CDC) pour aider les entreprises et les particuliers à planifier, préparer et répondre à COVID-19.

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Ìýpermet donc de s’affranchir des contraintes habituelles. C’est facile, simple et rapide à faire, et cela représente un gain de productivité, de temps et d’argent. Pour savoir comment faire, voyons ensemble le processus pour digitaliser ses notes de frais.

Que signifie digitaliser ses notes de frais ?

Il y a parfois une confusion sémantique entre digitaliser, numériser ou encore scanner des notes de frais. Au-delà des débats linguistiques, on peut retenir des grandes différences dans le sens des mots et des actions qui en découlent.

Numériser ses notes de frais

Techniquement, c’est l’action de transformer un document papier (facture, reçu ou justificatif par exemple) en un fichier informatique. Un ticket de caisse ou une note de restaurant devient alors un fichier PDF. Pour que celui-ci soit valide et conforme aux yeux de la loi, on parle de numérisation à valeur probante. Cela signifie que le PDF a exactement la même valeur que le document papier. Il existe de nombreuses manières de numériser ses notes de frais à valeur probante. La plus facile étant l’utilisation d’une application professionnelle depuis un smartphone.

Digitaliser ses notes de frais

Bien que le terme «ÌýdigitalÌý» soit la traduction du mot « numérique » en anglais, on parle de digitalisation lorsqu’on transforme un processus traditionnel, incluant bien souvent l’usage de papiers, en un nouveau processus entièrement électronique, potentiellement automatisé et reposant sur une technologie particulière.

Prenons un exemple de digitalisation réussie : un salarié réserve un déplacement chez un client depuis une plateforme corporate. La sélection d’hôtels et les trajets en train correspondent aux critères de la politique interne. Le manager approuve la requête d’un clic et le voyage est payé avec une carte bancaire corporate préenregistrée. Une fois sur place, le collaborateur règle ses dépenses avec sa propre carte. Il utilise une application mobile pour numériser les reçus de ses notes de frais. L’application reconnaît les caractères et dissocie les montants hors taxe et TTC. Le reçu papier se transforme automatiquement en ligne de dépense dans l’application. À la fin de son voyage, il n’a plus qu’à valider sa note de frais d’un clic pour l’envoyer au service comptable pour validation. Ce dernier procédera au remboursement dans les meilleurs délais.

Scanner ses notes de frais

Il s’agit d’une numérisation nécessitant l’usage de la fonction scanner d’une imprimante ou d’un photocopieur. Le document est alors transformé en PDF et certifié, afin d’être envoyé par email ou stocker sur un serveur local ou distant. La plupart de ces machines sont aujourd’hui capables de répondre aux critères de conformité imposés par la loi.

Ce qu’il faut retenir, c’est que l’on peut numériser et scanner ses notes de frais sans forcément les digitaliser. Car la digitalisation impose une vision plus large impliquant des changements techniques, organisationnels et humains.

Les 10 étapes pour digitaliser ses notes de frais

• Définir un objectifÌý: pourquoi digitaliser ? Pour limiter la fraude ? Pour mieux gérer ses dépensesÌý? Pour faciliter la vie de vos collaborateurs ? Quel est l’objectif principal de la démarche et est-il partagé par tous les décideurs ?
• Valider le workflow interneÌý: il faut (re)définir le processus de validation interne. Qui valide quoi, quel montant et à quel moment ? Que se passe-t-il en cas d’absence d’un manager ? Et une fois que la note de frais arrive à la comptabilité ? Formaliser ce workflow sera un gain de temps au moment d’implémenter la solution digitale.
• Mettre à jour sa politique interneÌý: c’est toujours un bon moment pour s’assurer que les règles internes soient bien à jour, comprises et partagées par tous.
• Associer les salariés au projetÌý: il ne faut pas qu’un service s’approprie le projet dans un coin. Pour qu’il soit réussi, il faut consulter toutes les parties prenantes : les voyageurs, les validateurs, le DAF, le service informatique, etc.
• Définir un cahier des chargesÌý: il doit contenir les détails sur votre infrastructure technique actuelle, vos besoins, votre calendrier et les personnes en charge du projet.
• Rechercher le bon outilÌý: comparez les solutions en ligne et réduisez votre liste à 3 ou 5 prestataires maximum. Ensuite, vous pouvez passer du temps pour rentrer dans les détails avec leurs interlocuteurs.
• Vérifier les fonctionnalités clésÌý: il faut s’assurer que ce qui est dans votre cahier des charges soit bien pris en compte par la solution choisie.
• Implémenter la solutionÌý: soyez certain d’être bien accompagné et d’avoir des délais clairs.
• Faire un test piloteÌý: avec un service ou un groupe de salariés, cela permet d’avoir un premier retour en direct. Dans une démarche itérative, vous pouvez ainsi corriger, tester et continuer à améliorer l’implémentation.
• Organiser un lancement à grande échelleÌý: optimisez votre communication interne, formez vos collaborateurs, appuyez-vous sur des ambassadeurs internes et accompagnez le changement humain. Une fois que tout fonctionne, vous pouvez « débrancher » l’ancien système.

Avec un peu de méthode et les bons outils, digitaliser ses notes de frais n’est pas une démarche complexe. D’autant plus que la plupart des plateformes s’intègrent très bien avec les outils existants (en particulier financiers et comptables). Selon votre organisation et le nombre de salariés, digitaliser ses notes de frais peut prendre de quelques semaines à plusieurs mois. Un temps qui est finalement relativement court pour transformer son organisation de l’intérieur.

Pour en savoir plus consulter notre articleÌýÌýou essayer notreÌý

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Quand il s’agit de parler des notes de frais, les adjectifs ne manquent jamais. Et dans la majorité des cas, ils ne sont pas très positifs. Pourquoi ? Car les salariés doivent passer beaucoup de temps pour une chose simple : se faire rembourser leur propre argent qu’ils ont dépensé pour une mission professionnelle. Pour réclamer son dû, il faut donc parfois lutter des semaines, se battre avec une bureaucratie kafkaïenne et attendre (trop) longtemps un simple remboursement.

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Ces dernières années, cependant, les mÅ“ursÌýont beaucoup évolué. Au lieu de s’assurer uniquement du bon respect des règles, les Travel Managers se concentrent plus sur l’autonomisation, les nouvelles technologies et à l’essor de la mobilité mondiale afin de mieux répondre aux attentes de leurs employés. Jamais auparavant autant de liberté ne leurs avaient été laissé pour gérer leurs voyages.

Par conséquent, les Travel Managers doivent évoluer pour faciliter le quotidien des employés. Pour cela 5 initiatives s’offrent à euxÌý:

• Données et analysesÌý: Bien que les frais de déplacement représentent un poste important pour de nombreuses entreprises, les TM ont traditionnellement eu du mal à identifier et à surmonter les dépenses invisibles. Avec environ 37 % des réservations d’hôtel et 15 % des réservations de billets d’avion effectuées par des employés en dehors des canaux de l’entreprise, les réservations directes via les fournisseurs peuvent non seulement augmenter les coûts mais aussi empêcher les TM d’optimiser leurs programmes pour répondre aux besoins des employés. Pour cela les TM doivent comprendre comment, où et pourquoi leurs employés voyagent. Cela peut être suffisamment difficile pour n’importe quelle entreprise, mais pour une entreprise internationale, le défi est aggravé par des systèmes disparates. Une plate-forme unique de gestion intégrée peut aider les entreprises à créer la source unique de donnée pour mieux agir.

• Évolution des nouvelles technologiesÌý: De nombreux Travel Managers sont confrontés à l’évolution de la technologie : C’est comme s’il y avait toujours une autre application, plate-forme ou service à gérer. Et l’obsolescence programmée ne fait que commencer ; une fois que la 5G deviendra courante au cours des prochaines années, les vitesses de bande passante seront 10 à 20 fois plus rapides qu’elles ne le sont maintenant, déclenchant une nouvelle vague d’innovation en termes d’applications alimentées par l’IA, la réalité augmentée, l’Internet des objets, et autres technologies. Il sera impossible pour les TM de suivre le rythme de ces innovations pare eux-mêmes. Au lieu de cela, ils devront collaborer étroitement avec leurs équipes IT pour mettre en Å“uvre une plate-forme technologique qui peut à la fois intégrer les systèmes existants de l’entreprise et être suffisamment flexible pour ajouter de nouveaux fournisseurs.

• : Dans un monde de mobilité et de connectivité mondiales, les entreprises ont de plus en plus la responsabilité morale et juridique d’aider leurs employés à voyager en toute sécurité. Bien qu’il ne s’agisse que d’une partie de la stratégie de gestion des risques d’une entreprise, le devoir de diligence ne peut tout simplement pas être ignoré. Qu’il s’agisse de catastrophes naturelles, d’épidémies, de terrorisme ou de troubles politiques, la question n’est pas de savoir si quelque chose va se produire lorsque vos employés voyagent, mais plutôt de savoir où, quand et à quelle ampleur l’incident va se produire. Les TM doivent prendre l’initiative de cette action pour assurer la protection des employés, comme de l’entreprise.

• Satisfaction des employésÌý: Comparativement aux générations précédentes, les employés d’aujourd’hui n’ont pas peur de changer d’emploi plusieurs fois au cours de leur carrière. Les entreprises doivent évaluer tous les aspects de l’expérience employé si elles veulent se faire concurrence et conserver les talents clés. Pour les employés constamment en déplacement, le programme de voyage aura un impact démesuré. Un logiciel qui est difficile à utiliser ou qui n’offre pas d’aide et d’options localisées pour faciliter les déplacements, peu importe où ils se trouvent, va faire fuir les employés. Les TM doivent s’efforcer d’élaborer des programmes Ìý»ÌýconviviauxÌýÌý» en facilitant les réservations, en donnant accès aux fournisseurs de voyages souhaités et en simplifiant le processus de remboursement des dépenses.

• Créer de la valeur ajoutée : Les Travel Managers ont toujours été chargés de réaliser des économies. Cependant, ils disposent aujourd’hui des outils nécessaires non seulement à réduire les coûts, mais aussi pour créer de la valeur ajoutée. De plus, des programmes comme la récupération de TVA peuvent aider les employés à éviter de payer des impôts gagné pendant qu’ils voyagent professionnels. Il y a beaucoup plus de façons pour les TM d’obtenir un retour sur investissement qu’en négociant des rabais avec les fournisseurs.

Trop souvent, la seule chose qui empêche les Travel Managers de prendre ces initiatives, ce sont eux-mêmes. Nombre d’entre eux préconisent directement des solutions au lieu de prendre le temps de comprendre les besoins des employés à l’échelle mondiale. En même temps, ils peuvent manquer de soutien de la part de la direction en raison d’une mauvaise compréhension du rôle important que jouent les voyages dans les activités de l’entreprise.

Les TM doivent dorénavant améliorer la compréhension entre les besoins des employés et la direction, afin d’obtenir une ligne directrice claire quant aux outils utilisés pour les voyages professionnels. De cette manière, ils seront en mesure d’uniformiser, de simplifier, d’automatiser et d’adapter le programme de voyageÌýà la croissance future, aux attentes des employés et aux nouvelles technologies.

D’autres moyens peuvent êtreÌýmis en place pour garantir une meilleure croissance. Découvrez la suite de nos articles etÌý

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