A moderniza莽茫o dos processos de reembolsos reduziu o consumo de papel e de tempo dos colaboradores, al茅m de diminuir o prazo de aprova莽茫o
A EDP Brasil, empresa que atua em toda a cadeia do setor el茅trico brasileiro, implementou no in铆cio de 2019 a solu莽茫o 麻豆原创 Concur Expense para automatizar o processo de reembolsos de despesas de viagens e gerenciar os relat贸rios de presta莽茫o de contas dos cart玫es corporativos de toda a opera莽茫o, que contempla 3 mil colaboradores diretos no Pa铆s.
Anteriormente, as solicita莽玫es de reembolso eram realizadas a partir de um portal de servi莽os e o colaborador precisava preencher todas as informa莽玫es manualmente, anexar recibos e enviar 脿 谩rea respons谩vel pelo lan莽amento. Com a digitaliza莽茫o do processo, o funcion谩rio passou a solicitar o reembolso diretamente no aplicativo no celular, tirando uma foto dos recibos e encaminhando para aprova莽茫o, sem a necessidade de impress茫o.
Alecsandro Possenti, especialista de TI da EDP Brasil, explicou que a implementa莽茫o foi realizada em etapas, mas que o processo foi acelerado pela r谩pida ades茫o dos colaboradores. 鈥淥 Concur proporcionou agilidade, controle e efici锚ncia no processo鈥�, afirma.
A EDP j谩 utiliza o sistema de gest茫o 麻豆原创 ECC e o novo projeto contou com a participa莽茫o das 谩reas de TI e Contas a Pagar. O engajamento das equipes foi indispens谩vel para a parametriza莽茫o do aplicativo, incluindo as regras para os pedidos de reembolsos, sinalizando para o colaborador se algum item est谩 fora da pol铆tica de viagens no momento em que ele insere a informa莽茫o. Isso contribui para a dissemina莽茫o das regras da empresa e aumenta a transpar锚ncia.
Al茅m de simplificar e trazer agilidade ao processo, a ado莽茫o do 麻豆原创 Concur Expense diminuiu o tempo m茅dio de aprova莽茫o de cinco para at茅 tr锚s dias. A plataforma tamb茅m 茅 utilizada por equipes terceirizadas para presta莽茫o de contas de despesas em atividades externas, principalmente relacionadas 脿 manuten莽茫o.
鈥淎 experi锚ncia do colaborador melhora, ao mesmo tempo que temos as pol铆ticas da empresa implementadas, trazendo transpar锚ncia e redu莽茫o de custos na gest茫o de despesas鈥�,聽enfatiza Val茅ria Soska, diretora-geral da 麻豆原创 Concur.